计算机枝术在档案管理应用的必要性分析

王慧玲

摘 要：我国国民经济的稳步发展，各行各业获得发展机会也在不断增多。科学技术进步更是让人们的生活方式发生了巨大改变，现代化设备以及技术的应用让工作效率得到了大跨度提升，档案行业也不例外，依靠信息技术，档案工作的管理可以更加高效，本文针对计算机技术在档案管理应用的必要性进行了简要的分析，及供参考与借鉴。

关键词：计算机技术；档案管理；应用必要性

计算机技术应用到对档案管理中以后，档案管理工作质量应得到相应的提升，原因是计算机技术强大的信息整合功能让人力与物力支持得以解脱，但是实际情况是传统的档案管理模式却阻碍了档案管理工作的效率，很多档案部门虽然已经迎合时代的发展，在档案的管理上引进了计算机设备与技术，但是人员的基础操作素质却没跟上，人员技术掌握的滞后性让档案信息管理工作效率提升受到了较大的阻碍。

1 档案管理引入计算机技术是档案管理实现现代化的发展要求

我国经济水平的不断提高，让社会发展的步伐日益增快。信息化技术也借着社会的快速发展应用范围不断扩展，这些变化让档案管理工作开始迎来发展机会的同时，也面临着巨大的挑战，档案管理工作制度必须得到创新才能让计算机技术的优势全面发挥出来，从源头上对档案信息化水平提升上来。将计算机技术应用进档案管理工作中来具备以下几点优势：

1.1 广泛应用计算机技术

计算机技术拥有很强大的数据处理优势，可以的对各种数据进行保存处理，同时还可以让档案整理工作朝着自动化与智能化方向发展，人们在翻阅需要的信息时，直接信息的关键词放置在搜索框中即可。这些工作步骤上的简化不仅让工作的效率得到提升，也直接减轻了工作人员的任务负担。信息检索功能的水平得到保证以后，也是在间接提升档案工作的服务质量。

1.2 对信息查找的需要进行满足

电子档案的应用需要依靠计算机相关硬件以及信息技术，随着电子档案处理技术不断普及，人们可以直接将纸质形式的档案信息转化为电子形式，输入到指定的系统中，并通过集中处理的方式让档案的管理系统建立起来，电子档案馆就是依托这种处理形式应运而生的。新型技术的不断推广与应用，让档案管理工作模式开始不断发生变化，一方面推动了技术的发展，另一方也让技术在发展过程中不断革新。相关技术研究人员应利用网站技术建立出个人网站平台，丰富服务的方式，让人们的特定化要求都可以得到针对性满足。

1.3 加强管理力度

计算机技术的不断普及，随着发展时间不断叠积，这种新兴技术改变的不再是操作技术，而是档案信息的处理模式，技术发展开始逐渐渗透到人们的生活中，这就要求档案的管理工作人員必须迎合时代发展要求，对自身掌握的技术进行革新，随着新技术的发展让自身的基础素质也能相应得到提升，计算机技术的发展与更新速度更快，如何将计算机技术进行优势发挥是当前技术管理工作人员应进行重视的问题，尽量做到依靠技术提升工作效率。对管理力度进行提升以后，电子档案的功能将会获得更深层次的开发。

2 计算机处理技术与档案应用管理之间的组合发展

在最近几年里，随着当前科学技术机器网络技术的日益完善，相关档 案单位已经发生了质的改变，档案管理工作需要提高自身的综合能力。而 相关人员的文化素养需要得到更大的提高，然而在档案开展信息化管理 方面依然要比技术发展方面处于滞后的状态。由于档案管理工作具有一定的繁琐性，不但要储存不同种类的资料，而且还可以将档案材料的应用水平加以提升，最大程度保持历史原貌。

2.1让多媒体演示系统开发方式逐渐工具化

一些档案馆利用计算机技术建立了一些效果不错的多媒体信息演示系统，如利用者借阅引导、档案馆指南等。但是也可以发现，这些系统大多数都是专门性开发，软件不具备通用性，每次在进行系统的制作室时，都需要再次投入人力，这就造成制作难度增加。如果将这些开发软件具有通用性，实现软件的工具化，那么只需要对一些参数进行少量修改，随机填充一些相关内容，就可以制作出一个全新的多媒体演示系统，从而节约了大量的人力、物力、财力，实现方便快速安装具有广阔的应用前景。

2.2 让多媒体档案的处理更加标准与长久

多媒体信息技术的设备具有的兼容性相对较差，在进行信息的存取和交换的时存在较多问题。当前已经在制定和论证一些多媒体档案信息采集和存储方面的相关标准。然而目前形成的体系与实际需要还有着很大的距离。对于多媒体档案信息的长久保存在这方面的工作缺乏相关的载体筛选，面对数量庞大、种类多样的光盘等介质，对它们的研究非常少，没有一个标准的结论。这些工作投入大、周期长，相关的档案管理者要引起重视，认真研究分析，制定出有效的措施解决。

2.3 通过多媒体技术实现档案管理功能的更新

通常情况下，计算机技术慢慢朝着多媒体处理转变成相应的多媒体化。例如应用语音的模式把不同种类的文字信息输入到相关系统中，与此同时也采取了计算机技术也可以把较为简便的文字转变成相应的图像亦或是语音等相关模式。不仅仅如此，相关单位还应当使用超媒体技术等相关手段使用到档案管理工作中，这样做的目的不但促使档案信息可以得到迅速的输入，而且还可以把计算机技术加以拟人化，加大相关人员和计算机联系的力度，促使档案管理工作可以朝着更好的方向前进。

2.4 提高档案管理人才素质

档案管理工作是一项专业工作，离不开网络、计算机，因此，网络管理人员要是精通网络与计算机技术的专业技术性人才，这项工作要求档案管理人员能够具有良好的学习技能，保障档案管理工作能够顺利完成。同时档案管理人员还需要具备良好的道德素质与职业纪律，例如在一些需要保密的档案信息管理机构，档案管理人员需要有正直、诚实等基的生活带来巨大的便利，不仅使人与人之间的交往变得简便，同时也能够使人们及时了解到各个领域发生的事，因此，网络能够在档案管理的工作中体现出巨大的实用性。

3 结束语

通过对计算机技术在档案管理中的应用论述，可以从中获得的结论是档案管理工作中想要计算机技术优势得到全面发挥，专业技术人员除了要让自身基础素质符合当前技术发展以外，还要积极在工作实践中积累经验，推动技术的智能化发展。计算机技术应用到档案管理中已经成为了一种发展方向，这个发展趋势也将会不可阻挡的趋势继续前进，所以工作人员除了对技术进行积极革新以外，也要对管理方法进行转换，让工作质量水平可以以一个较为平稳速度向前发展运行。

参考文献

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