事业单位档案管理规范化路径的思考

李想

摘 要：随着科技进步和社会发展，我国各个领域都取得了不小成就，事业单位面临前所未有的挑战和契机。档案管理工作是事业单位管理工作的核心构成部分，在其发展中起着举足轻重的作用。本文将主要围绕我国事业单位档案管理现状展开分析，并对其实现规范化路径提供有效措施。

关键词：事业单位；档案管理；规范化

引言

在现代信息化社会中，档案监管在事业的工作中占据着十分重要的地位，是决定其能否良好发展的决定性因素，但单位档案监管是一项繁杂的作业，因此在档案监管中，必须要积极运用高新技术，提升档案监管工作的效率和质量。但就目前而言，我国事业单位档案管理中依然存在诸多漏洞不足，要及时予以处理。

1 我国事业单位档案管理现状

1.1 意识匮乏，监管不够完善

事业单位中部分档案监管人员对档案监管具备一些误解，其觉得只有档案监管中的文档没有遗失、破坏的就可以，觉得档案监管仅是保存性的作业。并且有些事业单位对档案监管标准化也没有加以关注，在实际工作中，无论是人力、物力、财力均没有十分充足。与此同时，档案工作人员并未参加过专业的教育和培训，监管档案能力有限，管理方法及理念方面等都没有及时更新，十分落后，对其工作的具体流程也没有正确掌握，工作效率和质量普遍偏低。以上种种表现都是对档案监管工作的必要性没有引起充分认识，对工作中的状况档案搜集认知不足，没有实时对搜集的档案予以分类处理。

在轻视档案监管的一些事业单位中，相关工作人员的文化程度较低，并且工作流动性大，没有稳定的工作项目，这便致使岗位工作人员无法固定，并且档案监管杂乱无章。有些档案监管人员对档案监管的原则、过程、监管形式不是十分了解，仅仅掌握了档案监管的基础知识，而针对档案的搜集，编写目录号、宗号等环节并不知晓，进而导致档案在整理过程中常常出现编码差池。此外，还未能创建较为健全的档案检索，在工作中无法迅速寻找，让其使用价值无法充分体现，进而导致档案监管效率和质量双双降低，不能良好的为事业单位发展贡献力量。

1.2 档案资料编制不标准

在事业单位的档案监管作业中，要利用相应标准的档案纸来展开搜集工作，以此方便档案的监管，然而单位在实际搜集时往往利用的是A4纸，其并不适用资料归档、修剪，单位没有对档案归档过程的资料展开明确的要求，让其监管不够标准。

1.3 硬件软件设备不够齐全

在高科技时代中，人们开始使用电子文档来开展工作，因此在我国事业单位的档案监管中，也要对电子文档展开相应的监管。现阶段，单位在电子档案监管过程中，硬件设备搭配不够完善，监管力度薄弱，并且电子档案的录入比较繁琐。但是，电子档案的监管一定要顺应时代发展，信息化监管广泛被运用在事业单位中，这便要对电子档案监管予以一定的重视[1]。

2 实现事业单位档案监管规范化途径的有效措施

2.1 提高档案监管标准化的认知

档案监管是我国事业单位一项非常关键的作业，其质量的高低直接影响着事业单位本身的进步。标准化监管是社会前进的主要方向，在发展如此迅速的今天，事业单位在档案监管中要积极意识到标准化监管的必要性。首先，事业单位相关领导干部要把树立档案监管标准化列入到平常工作之中，为其供应坚实的后盾力量；其次，要增加一定的投入，例如：人力、物理、财力相关的安排，要常常关心档案監管作业，全方位掌握档案监管工作进行的状况，从而具体性的展开指引，推动档案监管标准化进一步发展。

2.2 创建标准化的档案监管规范

无规矩不成方圆，所有事物的有序展开一定要有相应的规范做前提条件。规范具有一定的限制性、束缚性的租用，在体现规范作用过程中，一定要确保其长久性、可靠性、合理性、高效性。在事业单位实现标准化档案监管的进程中，只有创建标准化的档案监管规范，将其作为主要参照，来指引档案监管的标准化前进方向，才能真正提高其作业效率和质量。第一，单位要优化档案监管的已有规章制度，用其作为根据，促进档案监管工作的标准化，而且要及时对一些落后的档案监管规程要予以处理，创建顺应单位发展要求的合理规范，用其限制工作人员的行为举止，禁止所有不正确行为的出现。第二，要强化档案监管的监督，创建合理的监督体制，针对各个环节展开全方位的掌控，进而指引档案监管实现标准化[2]。

2.3 标准化的档案监管形式

现如今，以往的档案监管形式早已无法顺应档案监管作业的要求，然而单位要想取得进一步的提升，在档案监管过程中一定要抛弃陈旧的手段、理念以及形式，要依据社会发展要求，创建适用于单位档案监管工作发展的形式，让其具有时代气息。相关单位要增加资本的投放力度，为档案监管标准化前进置办健全的设施设备，例如：电脑、打印机、扫描仪、照相机等等，完成档案记载、储存还有查找等流程的信息化监管，特别是在档案的搜集过程中，要搜集文字、图片、影响等全面的材料，进而有效提高档案的使用率。在信息化创建进程中，事业单位同样要强化档案监管工作，改善档案监管作业运作体制，让档案监管向着“管理和运用一体化”的形式前进。

2.4 强化档案监管人员的监管和培训

在我国事业单位档案监管标准化进程中，档案监管人员身为档案监管的直接责任人，在档案标准化监管中，对其有着严格的要求，需要相关工作人员拥有丰富的专业知识，娴熟的业务技能，较高的综合素养以及职业道德和一定的监管能力等。所以，在事业单位档案监管过程中，要注重内部工作人员的培训和教育工作，适当为其提供学习的平台，比如：专业知识的培训和再教育、讲座、研讨会、外出深造等，让其不断充实自己，在学习、交流、共享时发现自身不足，提高自我认识能力，发现他人身上的长处，取长补短，从而在本岗位中展现自我价值。与此同时，事业单位还要创建相应的鼓励机制，以此来充分调动档案监管人员的工作兴趣和主观能动性，让其具备高度责任心以及归属感，进而为单位档案监管工作规范化途径的实现贡献力量。

另外，在认定档案价值时，一定要加强档案的安全性管理。在事业单位独特的环境下，要守秘的档案众多，并非范例，因此相关人员要对保密作业的要求加以重视。所以，事业单位要适当为相关人员组织教育活动，增强其对档案保密工作的重要意义展开灌输，而且要让其自行了解相关法律知识，知晓相应部分条例。比如：在事业单位中禁止和其他人谈论档案内容，禁止向其他人提及档案消息；对于没有价值的档案禁止单独处置，要得到上级的准许；档案的销毁要安排专门人员处理，并且要多人共同在现场记载且确认无误之后才能展开销毁，之后把记载及时汇报结束工作。

3 结论

综上所述，加强事业单位档案监管规范化是时代发展的必然趋势，相关部门和人员一定要对其加以重视。充分结合实际情况和自身特点，积极研究出科学合理的实现措施。并且在实践中能及时转变思想观念，及时发现问题，及时解决问题，从而全方位提高档案监管的质量和水平，为我国社会发展奠定坚实基础。

参考文献

[1]盖志敏.事业单位档案管理规范化的思考与探索[J].现代职业教育，2017，（27）：229.

[2]闫凯.事业单位档案管理规范化的思考[J].产业与科技论坛，

2015，14（10）：205-206.