数字档案馆建设项目风险管理策略研究

李伟

摘 要：随着信息技术的飞速发展和广泛应用，信息数字化、传输网络化等给企业传统的档案工作带来了前所未有的挑战，档案信息数字化建设已成为新时期企业档案管理的必然趋势。

关键词：数字档案馆；建设；项目风险管理；策略

1企业数字档案馆建设应具备的条件

一般而言，企业建设数字档案馆应具备一定的条件，作如下归纳：

1.1发展数字档案馆是基于企业信息化发展到信息和系统集成阶段的需求。

1.2企业内部的档案管理应具备一定的信息化基础，前期都有一套基于传统档案馆业务的档案管理软件，即使软件本身不具备数据集成的特性。

2企业数字档案馆的建设要注意的相关问题

2.1企业数字档案馆已经突破了传统档案馆的实体保管模式，档案信息化不是孤立的，而是企业信息化的一个组成部分。

2.2企业数字档案馆的建设需要巨大的资金和资源支持，很难有统一的模式可以遵循，企业所处的行业不同实现的方式会存在较大的区别：这与行业特点、企业定位、服务范围、信息资源组织等诸多因素相关。

2.3标准化是数字档案馆的建设基础。电力行业能在全国各行业中率先建设数字档案馆，除了其所处的垄断行业具备雄厚的资金实力外，长期以来电力行业重视标准建设，为其信息化奠定了良好的基础。

3数字档案馆建设目标

3.1实现企业信息资源共建、共享

为了最大程度地实现档案信息资源在校内外的共建和共享，发挥档案信息的增值作用是数字档案管理的核心功能之一。其特点是数据“一次录入，共享使用”，即数据仓库中的所有数字化档案信息数据来源唯一，由档案部门输入后，企业管理部门可以通过统一的企业信息访问平台获取所需的信息，避免信息重复和混乱等现象。

3.2实现文件、档案一体化管理

企業背景下的数字档案馆克服了以往工作环节、程序的重复，将文件和档案作为统一的系统工程，对文件管理进行超前控制，保证了档案的质量。开展文件材料网上立卷归档，将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动。

3.3实现多种应用集成

在数字企业网络环境下建立一个面向对象、分布式的、能兼容多种操作系统、可在不同数据库平台环境下运行、能够支持系统从分散的应用管理系统中收集所需各类电子档案信息的档案管理系统平台，实现管理数字化信息资源规范化存档管理，构建其管理应用目标。

3.4实现信息服务的多元化、网络化

在数字化企业环境下建立统一的档案信息访问平台，解决异构平台的信息资源检索，数字化校园用户可以通过访问档案馆的网站，以最快速度查找存放在不同型号服务器以及不同操作系统和数据库平台下的、实时归档或网上逻辑归档的数据库或数据仓库中的档案信息。

4企业数字档案馆建设策略分析

4.1树立与企业战略规划相协调统一的理念

4.1.1战略对应

在企业信息化建设过程中，企业信息技术战略与企业整体战略规划息息相关，为了解释企业战略、信息技术战略以及与之相应的企业结构和信息技术结构之间的关系，Henderson和Venkatraman提出了战略对应模型，简称SAM模型。

SAM模型解释了信息技术与企业战略相互依赖的关系，将信息技术传统的内部定位提升到战略高度，构建了企业与信息技术之间的战略“对应”；同时内部组织基础构架、业务流程与IT构架的结合又制约着企业战略和IT战略的形成，是实现企业战略目标的关键。模型认为战略的成功实施需要所有四个域的协同对应，战略对应的管理能力与企业信息化建设及这一过程中的企业绩效直接相关。

4.1.2数字档案馆的服务能力满足企业战略核心业务

随着企业信息化建设的深入开展，作为企业信息收集、处理、管理、开发利用的机构之一，档案馆面临着企业内部不断增长和变化的信息服务需求：企业战略规划、执行与科学决策需要翔实、有效的信息支撑，员工需要优质高效的信息和知识服务。数字档案馆的服务能力是关键因素。

企业数字档案馆的服务能力应满足企业战略核心业务要求。数字档案馆的服务能力是指服务能力是指档案馆以什么方式提供什么服务，以及为哪些人提供服务等。数字档案馆的服务能力必须与公司的企业战略相匹配，把企业的战略目标分解到档案管理的职能域，落实到数字档案馆的建设中。

4.1.3数字档案馆的建设实施要站在企业信息资源管理全局的战略高度上

要从企业整体信息资源建设的角度看待数字档案馆的建设实施，不能强调当前数字档案馆的建设重点而忽视企业整体信息资源的统一规划的工作。也就是说，信息资源的规划布局要具备全局的统一协调的理念，在信息资源分类和组织上要统一规划，形成统一的基础标准；而建设实施要考虑档案信息化的优先级，按照企业战略布局的要点来进行，突出重点。

4.1.4数字档案馆的建设是一个不断发展和适应企业发展的动态过程

数字档案馆的实施是一个不断发展和适应企业发展的动态过程，获得这种动态能力的关键不是信息技术的应用，而是档案馆应用信息资源管理的方法和信息技术的支撑进行档案馆业务流程的信息化及优化重组，实现传统档案馆的转型。企业数字档案馆的建设目标不是一个仅从功能上看很完善的应用系统，而是由数字档案馆的建设而带来相应的企业文件管理流程的优化、数字档案管理能力的提升，从而能为企业核心业务提供有力的信息支持。

4.2分阶段、分项目与相关业务统筹规划，协同推进

数字档案馆的核心内容就是对非结构化数据--电子文件的管理，而电子文件的管理原则就是前端控制、全程管理与集成管理。

电子文件的前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求设计在系统之中，从而设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。就是将档案部门的介入时机确定在电子文件管理系统的设计阶段，把传统的文件管理系统的后控制手段提前，在电子文件形成前采取行动。[4]

因此，企业数字档案馆的建设必须与其他的业务信息系统在规划阶段即进行统筹考虑，以保证在建设过程中协同推进，对电子文件实施前端控制，通过信息系统的设计保证文件的流转全程受控，保证业务过程产生的电子文件能够被捕获，纳入管理范围。

4.3长期稳定的合作建设策略

企业数字档案馆的建设涉及到的信息技术复杂，涉及的业务范围广泛，档案业务对信息系统的安全性，以及电子文件的真实、完整、长期可读等方面的要求，决定了其建设过程必须保证其所采用技术路线的可持续。这需要选择有实力的IT服务商提供技术保证。

5结语

综上所述，企业档案馆的建设面临着共同的任务，存在共性的问题，但没有统一的建设模式可以遵循，数字档案馆的建设也不是一蹴而就的，必须围绕企业的核心业务，根据企业信息化的总体建设要求，以及现实档案信息化的业务基础进行分析，来明确建设策略和关键问题，分步骤实施。

参考文献：

[1]张怀廉，季雪岗，李慎民.企业数字档案馆的建立（之一）.江苏省电力公司数字档案馆概况.中国档案.2012年第三期，P58、59

[2]黄菁.数字档案馆建设的新视角.档案与建设.2009年第二期，P4、5