施工企业档案管理探究

杨海霞

摘 要：信息化时代的发展要求施工企业档案管理也要信息化，所以传统的档案管理方式已经不再符合社会发展以及新技术发展的要求。只有将传统复杂繁琐的档案管理工作方式改变为能够高效率高质量完成工作的管理方式，才能够更好地管理档案资料，促进施工企业档案管理工作的发展和进步。因此，本文主要分析了档案管理工作信息化的基本概念和特点，然后探究了当下施工企业档案管理工作中遇到的问题，最终提出科学的解决方式。

關键词：办公室；档案管理；管理要点

随着企业生产经营规模越来越大，企业管理的标准和要求越来越高，对于施工企业而言，人员流动较大，传统的人事、文书等门类档案管理方式和手段也应当适时进行改进，尤其是随着信息化的发展，也要求施工企业的人事文书等档案管理工作逐步走向现代化。

施工企业传统的人事、文书等门类档案管理方法和手段，在实际工作中造成了一定程度上资源的浪费，导致档案管理成本增大，影响了档案管理工作的效率。因此，施工企业的发展和社会趋势的变化，要求在人事、文书等档案管理方面进行创新，大力利用信息化手段，减少各种资源耗费，提升工作效率，促进人事文书等门类档案管理工作更加高效。

1 施工企业加强档案管理的必要性

人事、文书等档案管理在施工企业管理的各个方面发挥着极为重要的作用。规范化、科学化的人事文书等档案管理，既是施工企业必须做好的一项基础性工作，也是施工企业持续健康发展的重要保证之一。随着企业的发展，对人力资源管理和文件管理提出了更高的要求，同时也对人事等档案管理提出了更高的要求。在企业发展的同时，人事等门类档案管理工作不但不应被削弱，而且要跟上企业发展的步伐，建立一套适应时代发展要求和本企业业务特点，体现企业规范、科学管理水平的档案体系。

2 施工企业人事文书等门类档案管理工作中存在的主要问题

由于建筑产品的固定性造成了施工企业的流动性，工程项目分布在全国广大的地域范围内。以笔者所在单位为例，在建项目规模常年保持在50个左右，人员在各个工程项目之间调动频繁。各工程项目所形成的各类文书档案在项目进行过程中也具有高度分散的特点，相关人员在项目工作期间人事档案资料，只有当项目结束后才归档到企业总部机关，这种状况给施工企业的相关档案管理带来了不少问题。

2.1 人员素质有待提高

有的施工企业领导对档案管理的重视程度不够，认为档案管理就是简单的抄抄写写和保管性的工作，无法为企业创造经济效益，只要档案不丢失就算完成了任务。这导致部分施工企业档案管理人员的学历普遍较低，专业素质不高。有的施工企业，专门的档案管理人员数量非常少，工程项目的档案管理人员基本上都是兼职，对于档案管理的各项制度要求不熟悉，不可避免地对档案管理工作造成不利影响。

2.2 档案管理意识不强

在工程项目的进行过程中，项目部的工作重心主要放在了工程施工上，而忽视了档案管理工作。再加上兼职档案管理人员变动频繁等原因，很多工程项目都是在竣工之后才会着手做档案收集和整理工作，但由于时过境迁，很多资料缺失，这时的档案信息收集难度大、问题多，严重影响了人事、文书等多类档案管理工作的质量。如本该归档的资料不能收集完整、及时更新，有的档案资料缺乏真实性和代表性等。

2.3 档案管理制度未能有效落实

虽然国家针对档案管理出台了相应的管理制度，但由于点多线长，监督检查不到位等因素，导致这些制度并未真正落到实处，有的甚至是流于形式。另外，由于监督考核制度的欠缺，导致对人事等门类档案的管理工作没有明确的考核和奖惩，干好干坏一个样，也在一定程度上影响了档案管理制度的有效落实。这使得相当一部分人事等档案缺乏利用价值，难以真正发挥对企业发展的应有作用。

2.4 档案信息化建设滞后

现阶段，有相当一部分企业为了有序开展人事档案管理工作，建立起了一套档案管理系统。但就总体而言，也有相当部分的企业档案管理系统缺乏较高的信息化程度，以纸质方式查阅档案仍是主要形式，档案管理效率不高；或者仅仅是为信息化而信息化，档案管理系统仅仅是提供简单的查询功能，并不具备支持决策等高级功能，制约了档案管理系统功能的发挥。有的工程项目地处偏僻，档案信息化的硬件设施都达不到要求，也严重影响了人事档案管理的信息化进展。

3 施工企业人事文书等门类档案管理现代化的措施

3.1 提升档案从业人员素质

施工企业必须要提高对档案管理人员的重视程度，切实提高档案从业人员的专业素质。严把入口关，切实把符合要求的人员安排在档案管理工作岗位上，防止将档案管理工作变成安置性的岗位，逐步实现人事档案管理人员的知识化、专业化。加强对人事档案管理人员的知识和技能培训，特别是现代计算机和网络信息技术的培训，增强人事档案管理人员的科学知识和现代化管理水平。

3.2 加强档案管理的责任意识

无论是对于施工企业总部机关和工程项目部，还是档案管理人员，都要不断增强责任意识。企业领导及相关管理人员应及时关注人事档案管理工作，全面落实岗位责任制，明确相关人员在档案管理工作中的职责，做到人人有责任，人人负责人。制定科学合理的奖惩制度并落实到日常的档案管理工作过程当中，由于自身工作失误而带来严重影响的工作人员及其直接领导须对该事件负主要责任。借助这些手段来促进档案管理人员的工作积极性，充分发挥出潜能，不断提升档案管理对的责任意识。

3.3提高档案管理的信息化水平

当前信息化已经渗入社会各行各业，施工企业人事文书等档案的信息化管理已经成为当前管理发展的必然趋势。人事文书等档案管理伴随着施工企业发展的全过程，以往的纸质文档不仅占据了较大的储存空间，还极易受环境影响导致损坏，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。施工企业人事文书等档案管理的信息化建设能够有效解决上述问题。借助信息化管理手段和电子化管理模式，再实现档案内容等日常管理信息化的基础上，对信息系统进行深度开发，通过大数据等手段的利用，使得人事档案管理更好的为决策支持服务。从而，不但提升档案资料的完整性和安全性，减少管理成本，而且促进人事档案管理工作的信息化与科学化。

3.4 引入档案管理的监督考核机制

为了避免档案管理人员缺乏责任心，应当对其进行严格的考核。施工企业要逐步配备有资质、有经验的档案管理人员，对一些新入职的人员进行专业技能方面的培训考核。此外，施工企业应当对档案管理人员的工作进行考核，考核的结果作为发放薪酬、评先评优等的重要依据。对于档案管理工作中表现优秀的工作人员也应及时予以表彰奖励，对于少数档案管理人员可能出现的态度不端正、工作懒散、工作不达标等问题，也要严格奖惩制度，充分调动档案管理人员的工作积极性，进而切实提高企业人事档案管理工作的效率。

综上所述，唯有针对施工企业人事文书等门类档案管理中存在的主要问题，在人员素质、责任意识、信息化手段、监督考核等方面采取有针对性的措施，与时俱进地将施工企业人事文书等档案工作管理规范化，方可顺应时代需求，为将来的施工企业人事文书等档案管理工作铺平道路，为企业的持续健康发展提供保障。

参考文献：

[1] 马丽. 新时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2017（10）：76.

[2] 林杰. 提高办公室档案管理工作效率的途径[J].科技经济导刊，2017（14）：222+224.

[3] 朱春娴. 如何提高办公室档案的收集整理效率[J].科技资讯，2017，15（01）：110-111.