精细化管理在石油办公室接待工作中的应用

汪利华

摘 要：办公室接待工作是办公室管理工作中的重中之重。接待水平的高低体现了企业的整体形象，展现了企业办公室工作人员素质的高低，同时对于企业工作也起着十分重要的促进作用。办公室接待工作的特性决定了它需要开展精细化管理。本文首先对精细化管理在办公室接待工作中应用的必要性进行了概述，详细探讨了办公室工作精细化管理的应用，旨在促进石油企业办公室接待工作的发展。

关键词：办公室；接待工作；精细化；管理

社会细致分工与职业化的全新理念持续对我国企业的发展产生影响，在当前的形势下，企业管理人员只有不断提高自身的管理素养才能更好地管理企业。办公室通过加强精细化管理，不仅有利于改变工作人员的工作态度，还有利于提升总体的工作效率。若想确保工作人员更好地进行工作，企业管理人员应当不断在工作中吸取经验教训，并有效地执行办公室精细化管理。

1 精细化管理在办公室接待工作中应用的必要性

现阶段，在办公室接待工作中应用精细化管理，是办公室接待工作的具体要求，也是将来办公室发展的必然趋势。具体表现为：办公室是单位办事的重要机构，它具有综合考核、工作事务以及文秘机制等功能，办公室在单位可持续发展中起到承上启下和协调内外的作用，办公室接待工作直接关系到整体形象和对外名誉；办公室接待工作侧重每个工作细节的完善、细致和具体，办公室接待工作的性质特点决定了自身需要现代精细化管理。办公室接待工作的精细化管理，要求必须将“细致”落实到每一个工作环节中，结合办公室具体需求，将管理理念转化为有效的管理制度，不断探索新的管理模式，提升工作人员的规范化和精细化意识，体现工作的严谨性，以此提升办公室的接待效率，为单位树立良好形象。

2 办公室工作精细化管理的应用措施

2.1更新办公室管理理念增强责任意识

办公室工作是企业运转的枢纽，工作繁多责任重大，更新办公室管理理念，增强办公室成员的责任意识是抓好办公室的管理工作的必由措施。随着现代生活节奏的不断提高，办公室工作中逐渐显现出沟通不畅，办事效率低下，信息调研程度低，行动迟缓等现象。更新办公室管理理念，增强办公室成员的责任意识有助于提高办公室的工作效率，使办公室工作紧随时代发展，进而提升企业整体的发展速度。

要更新办公室管理方式，引进精细化管理理念，增强办公室工作人员的责任意识、危机意识，就要求办公室工作人员树立“细节决定成败”的工作理念，增强自己的工作责任感。在办公室工作过程讲质量、讲效率，时刻督促自己从细微之处做起，注重细节，警惕细小漏洞造成的不必要的麻烦。提高自己的责任意识，形成严谨负责的工作态度。

2.2建立办公室工作专业化的岗位职责体系

在办公室工作中，如果岗位职责混乱就会导致管理无序、责任推诿、成员抱怨等状况，导致工作效率低下进而影响企业竞争力的提高。在这种情况下就要结合业务流程组建适应办公室工作的专业化职责体系，清晰界定每个人的岗位职责，具体性描述岗位的工作权责。紧密结合细化的权责提炼出合理的量化考核指标，使成员明确绩效目标值，各项指标的权重以及评价期的长度，对不能量化的指标，应设计具有个性化的态度及能力指标。建立专业化的岗位职责体系是精细化管理的基本要求，能够充分调动办公室成员的工作积极性，切实地指导不同职位的人员履行职责、开展工作。

例如，在办公室当中建立专业化的职责体系，结合业务流程，将办公室中档案的收集整理、文件的修改收发、账目登记、会议纪要、来访人员的接待等工作，安排专人具体负责。使办公室内的每项工作都有明确的岗位定位，使办公室内的工作人员清楚自己的工作权责。并且制定合理的考核指标，定期考察个人的工作态度，工作完成情况，提高办公室工作人员的工作积极性，提升工作效率。

2.3建立办公室目标管理和计划监控系统

办公室工作需要建立一套精细化的目标管理系统，清晰得规划自己的发展方向，明确自己在今后一段时间内工作的绩效指标。然后将已限定规划的战略发展目标层层分解，通过年度、季度绩效考核体系落实到各个办公室成员身上。

为了督促工作人员及时完成自己限定的绩效指标还需要建立一套办公室计划监控体系。通过周、月度、季度、半年度和年度的系列检查反馈和总结，使每个办公室成员及时掌握与自己相关的信息，并提前对下一步的工作做出调整和安排。通过这套管理系统，将目标制定与实施过程和人员的工作情况结合在一起使办公室工作更好得完成。

2.4.建立办公室工作的考评体系

建立办公室考评体系是办公室工作精细化管理的一项重要内容，目的是对办公室成员的工作成果进行测评。以“精、准、细、严”为基本原则，最大限度保证考评的客观、公平、全面，强调参与、互动、共赢，重在绩效改进、能力提高。把员工的工作业绩、工作能力、工作态度列入考评标准内，对员工工作的综合情况进行考评，考评结果与员工奖励和任用挂钩，能促使工作人员更加重视自己的工作完成情况，提高工作积极性，从整体上提高办公室的工作成绩。

3 结束语

综上所述，研究精细化管理在办公室接待工作中的应用对办公室接待工作的发展具有重要的作用。因此，必须进一步增强办公室工作精细化管理的应用，这样才能将企业办公室的接待工作做得越来越好。

参考文献：

[1]向岚.探讨精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].中国管理信息化，2017，20（22）：113-114.

[2]游伟.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].企业改革与管理，2017（21）：99.

[3]張蓉.精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].财经界（学术版），2017（02）：341.

[4]李楠楠.刍议精细化管理在办公室接待工作中的应用[J].现代职业教育，2016（36）：188.