论档案管理的重要性及其加强手段

王海啸

摘要：企业重视内部的档案管理工作，有助于为各项工作的开展提供重要的数据依据以及保障。本文在分析档案管理工作重要性的基础上，提出了转变档案管理理念、挖掘档案资料的价值、数字化整合档案信息等策略，希望能够为企业加强档案管理力度，创新档案管理的方式提供一些借鉴，以便实现档案资料信息对于企业发展的重要意义，促进企业经济效益的提升。

关键词：管理职责；联网共享；信息分层

随着社会经济的发展，企业在市场上要面临越来越激烈的竞争，于是开始注意档案对于企业经济效益提升所能起到的重要作用。企业内部档案资料常常记载着大量企业经济活动的相关信息，可以为企业战略目标的制定以及经济活动的开展提供重要的原始数据参考意义，几乎各行各业的经营活动中都会记录大量档案，而企业在制定未来发展目标以及投招标时也离不开档案信息提供的参考。

一、浅析档案管理工作的重要性

企业内部的档案中往往都记载着历年企业经济事项的开展情况，以及在经济事项中涉及到的重要资金收支、人事变动、纠纷信息等情况，是全面进行企业活动的信息载体。通常企业中的管理层及工作人员都可以通过档案内部记载的信息，查看分析其中所蕴含的企业经济活动进行的实际状况，而且管理层主要会根据档案中记录的与企业发展状况相关的资料信息，及时分析出企业历年以及当下的经营水平变化情况，有助于企业管理层根据档案内部信息考量内部资金的收支情况，从而规划企业未来一段时间内的生产经营活动，实现对企业战略目标的制订。随着市场经济的不断发展，各大企业在市场中面临的竞争压力也在逐年增加，面对不断更迭的数据信息，企业管理层及内部工作人员应当更明确档案管理的重要性，要尽早认识到整合企业内部档案信息对企业实现资源优化配置的推动作用，从而利用档案资料来规划发展的战略目标。同时，档案资料中的历史信息往往比当下的网页信息更具有真实客观性，而且反映出的重要信息对企业战略目标的制订具有实际性依据，其中记录了大量全面而又详尽的企业经济事项，也不乏企业经营活动中的机密性信息，因此企业非常有必要加强对于档案的管理工作，以便档案资料的价值得以正确发挥。

二、浅析加强档案管理的策略

（一）轉变档案管理理念

企业内部档案管理工作的顺利推行，离不开企业内部工作人员的高度配合，这就需要企业管理层在内部树立对档案管理工作的正确认知，形成全体员工都能够配合档案管理工作的良好氛围。例如：企业在开展档案管理工作时，要重视档案管理实际工作开展的质量，可以在企业各部门建立档案管理的沟通平台，并且要定期让各部门中具有档案管理经验的员工互相协调与交流，以便帮助完善各部门的档案管理工作，明确各部门在企业档案管理工作中的职责。其次，各部门中具有档案管理工作经验的员工，还应按照企业对于档案管理的要求尽快收集和整理各部门相关的档案资料，并及时将档案移交给需要相关资料的部门，在移交过程中做好相关记录，方便日后复查时不会将已移交的档案误认为丢失，从而避免产生不必要的麻烦。其次，企业也可以将档案管理作为工程项目开展以及考核指标的重要依据，严格要求档案管理人员将项目招标以及合同签订、资金使用过程中的档案及时收录整理，并根据项目的信息种类进行归档，以确保档案管理工作具有合理的人力保障，提升企業内部工作人员对于档案的重视程度。

（二）挖掘档案资料的价值

企业在收集重要档案资料信息时，应当提前做好档案收集的宣传工作，促使企业内部工作人员将所要交的档案自行进行归类整理，方便档案管理人员及档案管理部门进行档案的整合及入档工作。其次，企业在开展档案管理工作时，应该注意组织档案管理人员对档案内部资料的价值进行鉴定，将档案分成机密性、重要性、参考性、辅助性等重要程度不等的层次，对于机密性及重要性的文件，则应当分析档案资料的历史价值以及全面性，从而考察档案进行多次利用的保存价值有多少，从而在入档保存前就可以分析出档案资料中具有的价值及性能，以便挖掘出档案资料中尚可以多次进行利用的潜在价值，从而为企业项目活动的开展提供重要的参考价值，提升档案资料信息的附加效益，促进档案管理工作的规范化。

（三）数字化整合档案信息

在互联网技术飞速发展的背景下，档案的管理也加快了从纸质档案到电子版档案的进化速度。网络信息技术能够将企业内部的档案资料进行有效整合，有助于节省档案管理的人力及效率，因此企业也应当注重运用信息化手段实现档案资料的管理。例如：企业可以建立现代化的档案库，将企业各部门的档案库与管理层的电脑实现联网共享，并且还要建立只有内部工作人员输入员工编号及共享密码才能进行登录的档案查询平台，便于企业内部管理层以及员工查阅档案信息，并且将档案查询平台中的信息进行分层化，也就是管理层可以比内部员工看到更多的机密档案信息，从而避免内部重要资料信息的外泄，还可以较好地实现各部门档案管理的顺畅交流。

三、结束语

总而言之，企业要深刻认识到加强档案管理能够为经济效益的提升起到的推动作用。督促企业内部员工尽早认识到档案管理工作的重要性，从而保管好项目进行中用到的各种资料信息，提高员工档案管理工作的自觉性。运用数字化技术建立新型档案查询平台，将各部门间的档案资料实时共享，从而大大提升企业档案资料的利用率，不断优化企业档案管理的工作流程。