信息化条件下如何进一步改进档案管理工作

张健

摘要：在云计算、大数据等新型技術引领下档案信息化成为档案事业发展的重要方向。基于档案管理工作的新变化、新要求、新载体，如何实现档案信息化建设成为当前档案管理工作者所面料的主要工作任务之一。本文以新形势下档案信息化建设所面临的主要问题作为论述切入点，阐述建设档案信息化的具体路径对策。下面结合信息化发展的趋势、环境对信息化条件下怎么能更好的做好管理档案工作进行分析，为我国档案管理工作做贡献，促进我国社会发展全面建设。

关键词：信息化；档案管理；改进与创新

引言

随着现在科学技术不断发展，社会发展也摆脱了工业时代的枷锁，进入了全新的信息化时代，信息技术已成为我们生活中必不可少的一部分.，与我们的生活息息相关有着非常重要的作用，信息是现在经济发展的重要资源之一，信息化普及后，要使用信息化模式有效管理好档案。当今数字化档案管理在档案管理中占有很大比例，所以也面临着很多的挑战。

一、档案管理信息化的内涵

档案管理信息化是在互联网时代运用计算机通信技术，把传统纸质档案信息通过计算机转化为数字化的数据信息进行存储和分类管理，实现快速检索和准确调用。概括而言，档案管理信息化的基本内涵主要有以下三个方面的内容：一是档案管理信息化以档案信息的数字化为基础，即通过扫描既有纸质档案或在今后鼓励推行无纸化办公，而形成庞大的、动态的数字化档案信息库，档案管理的各个环节都是建立在数字化的基础之上。二是档案管理即对档案信息进行网络化应用，它以网络渠道为工具实现了对一些数字化档案信息资源进行借阅或交互，这样省去了诸多不便，且大大提高了阅读效率，减少了对档案资源的损耗或折旧。三是档案管理信息化能够实现各类信息资源的自动化检索，以自动化检索的形式彻底取代传统的卡片式检索，不仅提高了查阅效率，还可以协助查阅者调用类似的资源，实现对相同、相关资源的检索提示，让人们了解更多的信息。

二、信息化时代背景下档案管理对策

1.转变观念，树立互联网思维。

在新形势环境下实现档案信息化建设首先要转变传统落后的观念，树立互联网思维、构建共享开放视野：一是档案管理者要从思想上认识到档案信息化建设的重要性，并且要从制度建设、人员配置以及资金投入等方面给予支持；二是在内部树立档案信息化建设氛围，让人人都参与到档案信息化建设过程中；三是要提高档案管理工作者的思维意识。档案信息化管理者是推动档案信息化发展的主体，因此在新形势下作为档案管理工作者必须要适应新常态新变化的要求，树立互联网思维。

2.重视高素质专业人才培养。

信息化时代的到来对现代档案管理工作人员的业务素质和专业素质提出了更高的要求，因此，在日常工作中必须高度重视档案管理工作人员的专业培训，逐渐转变管理人员的落后理念，促使广大档案管理工作人员做好新时期档案管理工作。政府要结合地区实际情况，积极鼓励开设跨学科的复合型专业，将信息技术、信息化技术、计算机技术和档案管理工作有效融合，形成交叉学科。同时，还要积极引进高素质的档案管理人员，利用高素质专业人才带动整个工作队伍的发展和进步。此外，还要强化投入，加强对现有工作队伍的教育培训，提升档案管理人员的综合素质和工作能力。

3.强化合作。

档案管理部门要积极加强和信息化公司或相关数据处理机构的合作，将各种信息化技术引入到档案管理工作中。要想全面提升档案管理工作质量和效率，需要将档案管理工作和信息化相关技术进行有效融合。日常工作中，必须及时转变理念，解放思想，打破行业之间的限制，积极寻求和信息化公司进行全面的合作和技术交流，强化技术和设备的研发，开发出真正适合档案管理的技术设备。在档案管理过程中，可以采用分布式架构技术，将云计算和物联网有效结合起来，云储存和虚拟技术也需要投入到档案管理工作中。在今后的档案管理工作开展过程中，要积极寻求多方合作，强化信息化技术和档案管理技术的结合和应用。

4.强化信息化时代背景下的档案监督管理制度建设。

信息化时代给档案管理工作带来了巨大挑战，由于信息化时代背景下，各种信息变得十分复杂、开放和多样，因此，各种档案信息数据也存在巨大的风险性，在应用信息化技术开展档案管理工作的同时，必须加强档案监督管理制度建设，强化对各种档案信息的管理、保护，有效控制各种有价值档案信息和数据泄露等不安全现象的发生，确保档案信息的安全性。此外，政府相关部门也应高度重视档案管理工作的安全性， 强化投入，切实提升新时期档案管理的现代化水平。

5.优化档案管理人才结构。

现阶段，我国档案管理人员结构基本向着老龄化方向发展，中老年档案管理人员较多，年轻人才较少。出现这种情况主要是由于长时间以来，我国档案管理工作人员一直处于比较弱势的地位， 较少有人才投入到档案管理中，很多年轻人不愿意从事档案管理工作，认为这是一项没有出路的工作。信息化时代对档案管理人员提出了更高的要求，缺少高素质人才的参与，档案管理实现信息化更无从谈起。因此，在信息化时代档案管理的一个重要工作就是调整现有的档案管理人才结构，改变档案管理队伍中老龄化严重、中青年人才少的现状，形成更加合理的人才结构，确保档案管理工作能够适应信息化时代的全新要求。

6.推进档案资源数字化建设。

一是充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，做到全部档案案卷级目录都实现机验，重要全宗档案逐步实现文件级目录机验，以提高档案检 索利用服务质量。二是积极建设各种数据库，通过对接收的各种电子档案进行数字化处理，逐步建立档案全文信息查询数据库系统。

结束语

总而言之，信息时代影响着人们的生活，给人们的生活带来了巨大的改变，同时也提高了工作的效率带动了员工的积极性。信息化的时代下，电子档案已经是档案管理工作中最重要的部分。从根本的观念意识出发从而改进档案管理工作完善不足之处，重视信息化建设的工作才能做好措施进行改进，而且对于工作人员不仅要对自身的观念进行发展对其自身的素质修养也应该得到提升这样在今后工作中才能发挥出更大的作用。

参考文献

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