浅谈在新时期如何做好档案管理工作

李晨

摘要：随着社会建设水平的不斷提高，可持续发展成为了一项非常重要的目标，企业和机构需要重视档案管理的重要性，传统的文件管理模式不仅需要很长的时间来执行，而且与现代管理办法不兼容，不利于公司和相关机构的长远发展。本文重点分析了档案管理的现状和档案管理的创新措施，以期促进档案管理的快速优化。

关键词：档案管理；方法

档案是一个单位的基础、资源和财富。档案管理工作涉及到每个部门和个人，它也是企业和机构活动的真实记录。通过档案记录，该机构工作的历史面貌可以真正地再现。重视档案工作和规范管理对提高各部门工作效率具有重要意义。

创新是档案管理发展的必然要求。新世纪和新阶段对档案工作提出了更切合实际的要求。为了满足这一要求，档案工作必须有新的思路、新的理论和新的方法。我们必须解放思想，脱离传统观念；我们必须与时俱进，树立伟大的服务理念。我们必须在发展文化事业的环境中正确地定位自己，发展自己。

一、做好新时期档案工作的现实意义

档案管理是为现实服务的崇高事业。在建设小康社会、构建和谐社会的过程中，档案管理工作越来越深入地渗透到社会经济发展的各个方面。档案管理对深入研究和贯彻党的精神，提高党的执政能力，促进社会经济发展，具有重要的现实意义。档案是社会先进文化的物质载体。档案是人类社会发展到一定阶段的文明产物。这是一种“凝固的历史”。它记录和传达了人类的各种工作和活动，可以促进先进文化的传播与交流。建立档案管理是传播和建立先进文化的载体。

二、档案管理的方法

《中华人民共和国档案法》规定了档案工作的基本原则：统一领导、分级管理、维护档案的完整性和安全、方便社会各方面的使用。根据国家对档案工作的具体操作建议，一个单位的档案管理和维护应当做到统一领导、集中管理、档案维护，确保档案的安全，有利于社会各方面的使用。

（一）单位负责人的统一领导。当前，传统的文件管理过程中存在许多问题。例如，领导不重视，档案管理没有很强的现代化意识，人才短缺，资金不到位，档案管理设备和技术不先进等。因此需要加强对档案管理的重视。如何引起领导的注意？首先，我们必须自我推销，让领导们认识和欣赏自己。当然，自我推销并不是一直去讨好领导，档案管理工作人员需要在日常工作中，做到实事求是，充分发挥主观能动性是必要的。在资源有限的条件下，将档案的管理组织有序，可以保证档案的绝对安全并得到充分利用，做出一定的成绩，使领导能够注意到自己，更加了解自己的工作；其次，我们还必须加大宣传力度，平时多和领导者们谈谈文件管理的重要性，谈谈其他先进单位档案管理的先进性，谈谈我们还有什么缺点。最后，在与其他部门同事的日常沟通中，我们也必须做好档案管理工作的重要宣传。我们必须得到其他同事的承认，不能让他们感到资源分配不均，造成不必要的冲突。

（二）单位档案实行集中管理。一个单位，有很多不同种类的档案，如人事档案、文书档案、财务档案以及与专业工作相关的专业档案等，如果单位具备条件，最好能由专业人员采取专业的设备技术实现集中管理。集中管理有很多优势，如能引起管理层的关注、能更好的实施各项工作制度、能减少管理及维护成本、能节约管理场地的建设、能充分采用先进技术设备进行现代化管理、能减少档案的安全管理难度等。

（三）档案的维护。日常我们要对档案的全面完整性、真实性、时效性以及规范性进行维护，这是档案管理最起码的基本要求，完整有效规范的档案才能为档案工作提供必要的物质基础。全面完整性：主要是指三个方面，第一是数量的完整，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。第二是质量意义上的完整，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在档案的保管和利用过程中，因各种理化因素或有害生物对各种档案制成材料产生不同程度的损害，一旦发生这些情况，为了使这些破损档案恢复原貌，继续发挥作用，必须由专业人员对破损档案进行及时修复。

（四）档案的安全防护。安全主要有两方面，一是力求档案本身不受损坏，切实做好防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作，延长档案寿命，即保证档案管理物质安全；二是要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。档案室管理所用的电脑及数字档案需进行加密处理，档案室内需安装360度无死角摄像头，同时还需做到人离锁落、定期对档案室进行检查清点等。

三、结语

档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与生产发展的贴近度，更好地发挥档案的服务作用和应尽的职能，为生产部门提供更好的服务。企业档案作为企业生产和发展的重要历史凭证，在各项工作中起着越来越无法替代的积极作用，我们应重视这项工作，使档案工作再上新台阶。

参考文献：

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