浅谈档案管理

段旭岩

摘要：人事档案是人事管理活动中所形成的，真实记述和反映个人经历和德才表现，也是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。随着人事制度的改革深入，用工形式的多元化，人事档案存在内容失真、材料不全等问题。因此，要从根本上解决目前的人事档案管理问题，就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段等措施，探索和研究人事档案管理新模式。

关键词：档案管理；重要性

想要做好档案工作，我们必须要在思想观念上有巨大的改变。我们需要提倡并且极力地支持自主开拓的创新意识和精神，要做到进一步地推进档案管理工作中的创新改革，并且营造新的、积极的工作氛围。总结档案管理工作中的好经验，做到取其优点，改正其缺点和不足。将档案工作中的规律和特点稳稳掌握的同时，要积极使用新的观念和思维解决工作过程中所能遇到的各种瓶颈和问题。所以，改革目前的档案管理工作，健全新的档案管理体制，使档案更好地服务于人们的各项工作是当前一项十分重要的任务。

一、档案管理的重要性

首先，因为档案是一切人事、活动的原始记录，所以一个单位档案的建立能够确保在有需要的时候能够做到有据可依、有证可查。在如今经济高速发展的现状下，单位职工流动率高、变动频繁也是一个普遍存在的现象，在这样一种形势下，良好的档案管理变身为一座坚固的桥梁，为工作的正常有序开展打下了坚实的基础；其次，我们能够通过对档案历史数据的统计分析，对某一项工作的发展做出趋势线判断，或者通过数据分析的结果，判断我们所做的决策是否正确，需要进行怎样的调整，为今后更好更有效的开展工作奠定了基础；最后，档案也是一个单位的成长记录，是这个单位的文化沉淀，是单位的内涵及外在形象体现。

二、档案管理存在的问题

（一）对档案管理的工作意识薄弱

档案管理工作是单位信息工作的基础，与单位其他部门的工作紧密相连，很多单位对归档和建档的意义不够重视，从管理层方面的服务意识较为薄弱，对档案建设和管理也没有深刻的认识，导致只能做一些常规性的工作，不能把档案管理工作完整化和系统化，长期下去，导致档案工作只是流于形式，不能实现长期性、连续性和有效性，发挥不出档案工作应有的作用。

（二）缺乏规范的档案管理制度

目前我国很多企事业单位缺乏规范的档案管理制度，即使有档案管理制度，也比较陈旧，不够合理化，适应不了新形势下档案管理工作的发展。其主要表现有以下几点：一是对档案的收集不够规范，档案收集制度的落实不到位，存在档案疏漏和重复的现象，没有明确的管理制度和考核标准；二是对档案的整理不够规范，很多单位由于没有对应的工作制度对档案整理进行约束，导致档案目录和实际的档案内容不一致，或者缺失的现象，从而造成信息丢失；三是对档案的保存不够规范，档案管理人员对档案资料的保存存在混乱和难以查找的现象，很多时候明明知道档案资料就在资料库中，但却找不到，或者找到了卷内目录，却找不到卷内文件的现象。这些不足都是因为缺乏一套规范完善的档案管理制度所导致的。

三、档案创新管理模式研究

（一）创新档案管理模式

实现档案管理工作的创新重要的实施途径便是实现档案管理制度的创新，通过档案管理制度的创新来实现档案管理模式的创新。首先必须确保档案管理制度对于档案管理工作具有较好的指导与约束力度，能够指导档案管理工作的开展。可以结合《档案法》中的相关要求，根据档案管理部门的实际情况制定完善的档案管理规章制度。其次，在档案管理机构的管理上，应该对档案管理部门的岗位职责分工予以明确，通过明确的分工来避免档案管理工作的盲目性，进而形成职能分工清晰、管理流程嚴谨以及能够保障管理措施落实到位的档案管理体系，实现档案管理机制的灵活高效运转。第三，应该针对档案管理部门的实际情况制定档案管理工作目标与档案管理工作考核标准，借助于目标管理以及考核制度，督促档案管理措施的落实，实现档案管理工作的规范化与标准化。

（二）实现档案管理同现代技术的有机结合

随着计算机网络技术进一步的发展，对如何做好档案管理工作新的挑战逐渐的被提出了，只有正视并切实的接受这个挑战，实现档案管理与现代管理技术有机的结合起来，档案管理工作才能走上有前景的发展轨道上。档案管理是一门专业性比较强的工作，要求档案管理人员具备档案管理者应具备服务意识，同时也要求掌握现代化的管理技能。档案汇集了大量的指示性资料，也记载了许多丰富的信息，成为一种及其丰富的信息总汇和信息资源。但档案的整理工作有繁琐的东西，劳动强度大，重复劳动多。而且如果使用计算机等现代化方式去整理复杂的档案信息，就可以收到了事半功倍的效果，提高工作效率。在高科技情况下，档案管理又可按照文件形成先后的顺序进行排列打印，既可以降低因为人为因素导致文件归档工作中的影响，又可以发挥计算机的管理的优势，减少手工操作，提高工作效率。

（三）注重档案管理人才队伍的创新建设

人才队伍的建设是档案管理工作创新的基础，实现档案管理工作的创新必须依靠档案管理工作人员来实现，因此，必须重视结合档案管理部门的实际情况，建立高水平的档案管理人才队伍。档案管理工作的信息化以及现代化对档案管理人员也提出了更高的要求，档案管理工作人员应该熟悉档案管理基本理论，具备足够的信息技术能力，能够适应新时期档案管理工作的要求，并且能够在档案管理工作开展过程中，积极的探索实践新的档案管理方式与技巧。因此，在档案管理工作队伍的建设上，必须遵循这些原则，通过档案管理人才队伍建设的创新，推动档案管理创新工作的开展。

总而言之，档案工作的重要性和根本性要求人们必须加强对其管理，更新档案管理的理念，实现其科学化、制度化、规范化。然而，档案管理工作在单位现代化改革过程中，依然面临着许多不足与缺陷，这是我们无法否认的现实，然而，只要找到了症结所在，迅速、有效地采用有力的措施对其进行积极改进，那么档案管理工作必将会沿着高效、健康的道路不断向前发展，为提升整个单位的综合实力作出应有的贡献。

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