云协同支持的智能教育办公新样态

张文梅 李迎 张一春

摘要：协同办公是利用网络、计算机、信息化而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一种新型办公方式。将协同理念创新性的融入到教育办公中，具有一定的实践意义。文章阐释了协同办公的理念及优势，突出体现了协同办公的优点。

关键词：办公自动化；云协同；协同办公

一、引言

教育信息化首先强调教学信息化，近几年来，改革创新教育方式的步伐加快，也催生了一系列教学新名词，像慕课，翻转课堂，移动课堂等。教学信息化进程加快并取得了显著成效，而作为教学主体的教师，在学校的日常工作不仅包括教育教学，教育办公也占据着教师大量的时间。传统的教育办公方式速度慢，成效低，繁杂的学校事务占去教师大量时间不说，并且收效甚微，改革教育办公方式成为当下教育改革的一项重要任务。云计算技术以其海量的资源，高速的运行速率等优势得到了研究者们的青睐，而云计算当中的协同技术也为创新教育办公方式提供了无限可能，协同办公应运而生。

协同办公是利用网络、计算机、信息化而提供给多人沟通、共享、协同一起办公的一种新型办公方式，它是一种旨在给办公人员提供方便、快捷、降低成本、提高效率的在线办公方式[1]。协同办公是将云协同技术应用于办公领域的一个大胆尝试与创新运用，在企业办公中已经初见成效，目前我国协同式的教育办公还处于尝试的初级阶段，随着我国数字校园、智慧校园的不断建设，相信在不久的将来，把云协同应用于教育办公将会成为普及校园的一种教育管理方式。

二、智能教育办公呼唤云协同

随着网络通信技术和触屏技术的发展，智能手机和平板电脑在人们日常生活中的使用越来越普遍，且功能日益强大，办公自动化也不再局限于电脑和互联网，教育工作者需要随时随地都可以参与办公，提高效率，教育办公智能化是发展的必然趋势。虽然现在的办公方式已经逐步向智能化靠近，办公自动化深入人心，但目前的办公系统还是存在过于依赖互联网、办公设备固定等局限性，并且我国现阶段对办公系统的研究尚处于初级阶段，各方面研究还不成熟，与理想的可以随时随地办公还有一定差距，不能大量投入学校使用。设备技术的更新换代召唤着新办公时代的到来，办公机器、系统、服务设施需要能够让任何一位工作者感觉使用方便、舒适[2]。基于此种状况，协同办公出现了。

近几年来，随着云计算技术的快速发展，其研究领域不断扩大，引起了研究者和实践者的大量关注。云计算是以虚拟化技术为基础，以网络为载体提供基础架构、平台、软件等服务形式，整合大规模可扩展的计算、存储、数据、应用等分布式计算资源进行协同工作的超级计算模式[3]。云协同是云计算的一项重要技术，它具有海量数据分布存储和管理技术以及网络通讯功能，能够将信息发布在公共信息平台，以此来实现协同创作。

智能教育办公需要云协同技术的支持。利用协同技术可以将日常的办公从纸面上转移到电脑桌面甚至个人的手机上，一份文件可以实现多人共同阅读编辑，使办公逐渐摆脱了时间、地域与形式的限制，节约人力物力资源，提高办公效率，从而让教育工作者能够有更多的时间与精力来研究教育教学工作，创新教学理念、方式，更快更好的推进教育信息化建设。

三、协同办公优势分析

（一）融合了移动通信技术，形成了更加人性化的虚拟办公环境。

从传统办公到办公自动化发展至今，协同办公已然不再是一个从未听闻的新鲜名词，协同经过几年的发展，已经在企业办公中得到了很好的反响，协同的办公方式，产生了1+1>2的产业效益，明显提高了工作效率。将协同理念应用于教育办公，可以极大程度的解放人力，让教师将更多的时间留给教学研究，创造更大的价值。尤其近幾年在融合了移动通信技术之后，办公可以不再受时间、空间的限制，便携的移动设备也可以成为办公的工具，逐渐形成了更具人性化的虚拟办公环境。

（二）互联网交互技术等的应用，使得办公方式更加智能化。

互联网交互技术等的应用，增强了设备的实时协同功能。通过在协同软件或平台内建立部门小组，在群组内下达指令，发布信息，讨论相关事项。发布的文件能够在平台或软件上实时协作编辑，甚至可以在平台上开展远程会议，大家的意见记录会在平台上自动保存，历史记录可以随时查看，节省了整理文档资料的时间，使得办公方式更加智能化。

（三）可选择的免费协同平台众多，节约成本。

目前市面上可供使用的协同平台很多，像比较常用的有office online、百会办公、石墨文档等，且大部分都会提供免费服务，具有支持文档的实时审阅和共同创作、支持多终端使用等功能，可实现文档的实时在线协作，有效实现信息实时共享，使随时随地的办公成为可能，为教师提供更大空间。并且平台在安全性和私密性方面也在不断提升，节省了办公系统维护的费用，低成本的投入成就高效率的工作，协同办公将为教育领域带来更多的可能。

四、结束语

我国目前的教育办公发展状况并不容乐观，先进的硬件设备与便利的网络条件未能得到充分发挥，协同办公普及与使用度不高，存在严重的资源浪费现象。尤其是在大力推进教育信息化的当下，教育办公水平与教育教学的差距过大，这在无形之中也会给教师增加压力。目前我国对移动协同办公的研究尚还处于初级阶段，在初级阶段采用简单易操作的协作软件或网络平台不失为一种好方法，操作简单，不需要对教师进行专门的培训，节省了时间，也提高了效率。未来的教育办公将会更加系统化和专业化，对协同办公的研究也会更加细致化，教育办公方式将向依托于在线协同平台向协同办公系统靠近。我相信，未来的教育办公工作在先进的系统支持下，一定会更加人性化和智能化，教师才能有更多的时间与精力研究教学工作，提高教育教学质量。

参考文献：

[1]田静静.高校协同办公系统的设计与实现[D].华北电力大学（保定）华北电力大学，2011.

[2]立川道义.未来办公趋势：随遇、通用办公[J].微电脑世界，2007（07）：22-23.

[3]吴吉义，平玲娣，潘雪增等.云计算：从概念到平台[J].电信科学，2009，25（12）：1-11.