试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设

摘要：就工程项目的档案管理工作而言，其贯穿于工程建设的前后，工程项目的档案管理工作就是工程建设中的重要工作。在当前这个数字化时代背景下，工程项目中传统的档案管理模式和手段就会面临着新的挑战。而怎样实现大型工程项目档案管理的信息化，促使档案管理和项目管理无缝对接，全过程监控管理共组，确保档案管理的科学性，就是当前值得思考的工作。而本文就是对大型工程项目档案的信息化管理进行研究分析，主要是找出其管理工作中的主要问题，以及提出相应的解决策略，以供参考。

关键词：大型工程项目；档案管理；信息化

工程项目的档案管理在工程建设中占据了重要地位，它是通过工程建设中的管理人员和操作人员对工程建设的过程、现状、质量进行真实、全面的记录。在数字化时代，我们的信息科技和社会生活都得到了很大的进步，大型的工程项目也是投资建设中主要部分。而在当前，我们就需要符合时代的发展，打破传统档案管理的模式和手段，实现工程项目档案的信息化管理。

一、大型工程项目的档案管理存在的突出问题

1、档案管理的手段比较落后。当前，在大型单位中，工程项目的档案管理依然是在使用以往的管理方法，只是将档案作为文本或资料进行管理。档案的管理人员在工作时也只是简单地完成档案的收集和整理。但大型工程项目的档案文本数量过多，所以会在工程建设中，使用以往的管理手段就会花费较多的人力和物力，同时也没有较好的实效性，无法实现与工程建设管理的同步。

2、档案信息的数据库建设较落后。在当前，许多大型的企业和单位虽已经在工程项目的档案管理中应用计算机技术，但是从整体上而言依然是处在计算机制表、查询的初级阶段，并没有实现真正意义上的信息化管理。而在档案信息的数据库建设上，由于信息不够准确、完整、及时，就会造成电子档案的失真，无法真实反映情况，以至于影响到档案使用，不能充分发挥信息化管理所具有的优势。

3、工程项目的档案管理不够规范。在我國档案管理的信息化建设中，并没有明确制定相应的章程，这就导致档案管理的信息化过程存在着较多的不规范。而在实际管理工作中，因为大型的工程项目存在较多的施工单位，电子档案的管理不够规范化、程序化，这就直接致使工程档案信息化更加复杂，存在电子文档、资料由于管理不规范而丢失甚至是损毁的现象。

4、工程档案的信息化不具备专业人才。在当前的数字化时代，工程项目的档案管理信息化需要具备专业的管理人员，还要求管理人员可以熟练掌握和应用信息科学以及管理技术。但当前，对于大部分的工程项目的档案管理人员来讲，依然是存在着文化水平不高、知识结构不够合理的严重现象。而企业单位也没能对工程项目的档案管理有足够的重视程度，档案信息化管理的技能培训严重缺乏。

二、大型工程项目的档案管理信息化的主要策略

1、技术支撑是档案管理信息化的基础。现代的计算机技术和多媒体技术是实现大型工程项目中档案管理信息化的技术基础。而为工程项目的档案管理提供了技术支撑，就可以为数据进行正常维护，还能确保对档案数据的实时监控。根据大型工程的项目建设的特点，需要建立一套完善的档案信息管理系统，以及开发相应的监控系统。另外，因为工程档案在实现数字化和网路一体化之后，在共享档案时，信息就会遭到安全威胁，而这就要使用多种技术进行防范。因此，研发档案管理技术存在这较大的难度，需要克服当前信息技术水平不够高的问题，工程建设企业可以和高等院校以及科研单位一起研发，在重要技术领域中进行项目合作，以保证工程项目的档案信息化进程，以及提升档案管理的标准化水平和科技含量。

2、人才保障是实现工程项目档案信息化管理的关键。在实现工程项目档案信息化管理中，需要依靠先进的设备和管理手段，但还要求有专业的管理人才。在当前的数字化时代，实现工程档案的信息化管理就需要培养档案管理、数据库分析、档案网络服务、软件开发等方面的人才。为了促使档案管理和工程项目的管理系统无缝对接，就需要决策者能够掌握工程建设的全部情况，以及要求管理者具备一定的信息获取能力，能够熟悉掌握档案信息以及网络档案的信息资源，以能够为工程建设提供丰富的档案信息，以提升建设者对于工程项目的评估能力。培养这方面的人才，首先需要建设企业的档案管理单位能够积极地进行现代化档案管理培训，从而提升档案管理者的知识结构和管理能力。另外，档案管理部门还要制定发展计划，并将档案管理人才的培养工程纳入部门的管理工作中，将其作为常规内容进行落实。

3、制度规范是实现工程项目档案信息化管理的核心。就当前工程项目的档案管理制度而言，会比原有的管理制度更加方便，也能够确保的档案信息的安全。而实现工程项目档案的信息化管理，其核心就是需要对管理制度进行创新，要求制定出符合时代发展的要求，以适应信息化发展的规范和制度。比如，档案管理部门所制定的制度，可以为档案的信息化管理提供保障，相应制度也可以保证档案信息化管理的实现。而在实际工作中，要求设计单位、施工单位等所有格部门，都可以严依照档案管理部门所制定的制度使用档案，以确保档案资料在试用期间的完整齐全，通过档案信息来真实反映工程项目的建设过程，以利于工程建设者的全过程监控。

参考文献：

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[3]陈智为，等。档案管理学[M]。北京：中国人民大学出版，2008：514，515。

作者简介：

王芳，女（：1985-10-13），民族：汉，籍贯：河南省清丰市，当前职务：档案专责，当前职称：助理馆员，学历：大学本科，研究方向：工程项目档案。