简析档案管理基础工作的作用

王桂婷

摘要：档案具有较强的系统性，而且当前档案数量、种类及内容不断增加，这对档案管理基础工作提出了更高的要求，使其在现代档案管理中发挥着非常重要的作用。档案管理现代化的实现需要抓好基础工作，只有扎实做好档案管理基础工作，才能为档案事业的发展奠定良好的基础。本文针对档案管理基础工作的作用展开几点论述。

关键词：档案；管理；基础工作

档案具有较强的系统性，而且当前档案数量、种类及内容不断增加，这对档案管理基础工作提出了更高的要求，使其在现代档案管理中发挥着非常重要的作用。档案管理现代化的实现需要抓好基础工作，只有扎实做好档案管理基础工作，才能为档案事业的发展奠定良好的基础。这就需要档案管理人员要认识到基础工作在现代档案管理中的重要作用，并能够针对日常工作中存在的不足采取有效的措施予以加强，有效的提高档案管理工作的质量和效率。通过扎实做好档案管理基础工作，能够有效的提高档案管理效率，并进一步提升档案管理水平。档案管理基础工作的好坏会对现代档案管理的标准化和规范化的实现带来直接的影响，因此要抓好档案管理基础工作，确保现代档案管理水平的提升。

（一）档案管理的规范化和标准化。目前部分单位对档案管理工作重视度不够，档案管理工作标准化水平不高，档案管理工作中存在许多不规范的地方。通过加强档案管理基础工作，可以对档案标题进行分类管理，对档案 页码及信息进行归类及管理，对档案进行重新组合，有效的提高 档案管理工作效率，而且档案查找及完整性也会有较大程度的提升，有效的提高现代档案管理规范化和标准化的水平。

（二）档案检索的准确性。档案信息输入及对档案进行归类是档案管理基础工作中非常重要的一项内容，能够为查找档案及管理档案提供更便利的条件。特别是在当前信息技术在档案管理工作中的广泛应用，档案信息直接输入到信息库中，使档案检索和使用变得更为方便。但档案检索准确性的提高，还需要正确对档案进行分类，确保输入信息的准确性，避免任何一个环节出现问题。

（三）档案的利用率。在档案管理基础工作中，可以根据档案的轻重缓急来对其进行分类，优先加工一些重要档案信息，及时将有价值的档案挑选出来，确保档案利用率的提高。另外，在档案信息输入信息库后，进一步完善档案检索，有效的提高检索的效率，确保准确、快速 的查找到所需要的档案信息。

加强档案管理基础工作的措施：

（一）全面普查案卷案卷普查是档案管理工作中非常重要的一项内容，同时也是档案管理标准化和规范化的前提和基础。部分档案部门好多年都不对档案进行清查，再加之档案保管期限划分时欠缺准确性，这就导致档案存在重份及无查考价值的情况。因此通过全面普查案卷，能够及时将无用档案进行剔除，为提高计算机管理档案的效率奠定良好的基础。

（二）重新组合案卷将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）规范题名保证检索查准率 档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准，因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不 要求批复的文件则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录，为日后制作《人名目 录》等检索工具打下了基础。

（四）建立档案管理计算机信息系统，合理使用電子档案 在档案信息化建设过程中，需要构建档案管理计算机信息系统，这样能够进一步对文件档案管理流程进行规范，使其能够更好的适应现代化档案管理要求。同时在对档案信息化系统软件设计时可以文件处理流程作为重要依据，并对档案管理制度进行完善，有效的保证档案信息的安全。随着档案信息化的发展，电子档案开始广泛使用，电子档案给我们带来较大的便利，但在使用过程中要对档案安全问题给予充分重视。当前电子档案涉及范围十分广泛，而且档案数量也呈急剧增加的态势，这就需要做好计算机病毒及黑客攻击等防范工作，有效的保证电子档案的安全性。电子档案使用过程中的真实性也需要我们的关注。电子档案在生成至归档过程中，会有许多草稿性质的电子文件处于自生自灭的状况，而且部分电子档案和对应的纸质档案之间没有形成统一的管理方法，再加之电子档案储存载体等原因，都会对档案的完整性和可靠性带来影响，并进而影响档案的真实性。另外就是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。

随着信息化技术在档案管理工作中广泛应用，在档案管理工作中，在重视档案硬件和软件的建设，并充分的利用计算机技术和网络技术，进一步完善相关档案管理制度，加强对档案管理人员整体素质的培养，有效提高档案管理基础工作水平，确保档案管理层次和效率的提升，从而使档案信息能够更好地服务于社会。