膏方煎药管理信息系统设计

沈为濂

（苏州市中医医院，江苏 苏州 215009）

1 现状背景

近年来随着国家对中医药的重视及中医药的发展，中草药的使用日益增加，而现代人生活节奏的加快，大家更多地接受了医院或第三方提供的中草药代煎服务（此处代煎也包括膏方，以下同此），从而使医院代煎业务量急剧增加，原来传统的业务运作模式已经很难满足日常工作要求。如：代煎业务登记处原有的手工模式已因繁琐而造成新的排队点；病人的取药时间不能与制作部门精准衔接造成病人服药延迟；病人取药时发放处人工找药耗费大量时间也造成取药排队；药品的煎制质量依赖于制作工人的经验，很难做到统一标准化，管理上也不能精确把控药品的制作流程、工人的工作量及设备的使用效率等相关数据[1]。综上所述，在代煎业务中引入信息化手段加强管理和改善服务显得尤其重要和紧迫，为此我们根据医院实际业务设计开发了膏方煎药管理信息系统[2]。

2 系统设计

2.1 整体架构

系统整体由收方登记、药房发药、煎药室制作、发放处发药、快递交接、短信等模块组成[3]（见图1）。

图1 系统整体架构

收方登记：登记模块采集患者的处方信息完成信息登记，打印条码，可同时办理快递登记。

药房发药：使用PDA系统的发药模块扫描条码完成药房发药。

煎药室制作：使用PDA系统上的制作模块完成制作过程中的各业务操作，包括浸泡、煎煮、包装、上架等。

发放处发药：使用PDA系统上的发放模块扫描条码完成药品的定位及发放。

短信平台：短信模块完成与患者的信息交流，包括发送登记信息、取药信息、制作中的关键节点信息以及患者的满意度调查。

为支持PDA操作，需在相关部门及涉及点位建设高可靠的无线网络系统。

2.2 业务流程

系统的整体业务流程如图2：

图2 系统业务流程图

2.3 系统功能

（1）先进性。综合应用各种先进技术，如条码技术在人、物、设备的识别和追踪上的应用；无线网络技术，在制作间机器设备混杂环境下有效解决实施、维护、保养问题；手持移动PDA有效解决移动环境下的信息实时交换采集难题。

（2）科学性。集成知识库，根据不同中草药各自不同的吸水率自动计算处方加水量，并依据季节不同自动调节，做到加水量的科学合理；知识库计算结果自动进入操作工人的PDA终端指导其进行科学制作；流程管理不再单纯依赖于经验，有效提高了煎制质量。

（3）可操作性。系统充分考虑到整体流程及各环节的特点，简化了操作，特别是录入操作，避免了传统键盘输入操作，通过扫描条码完成信息的采集录入。为每个操作人员、各台煎制设备、货架等都制作了条码，特别是在制作间采用移动PDA扫描条码，在业务操作同时完成了信息采集工作，有效地解决了信息采集难题。

（4）实时性。条码技术、无线网络、移动PDA及短信技术的引入，能在业务操作同时完成信息的实时采集工作，制作完成及时给患者推送短信，做到了精准提醒、精准取药。

（5）可管理性。煎药业务的全流程信息化管理提高了管理的效率和水平。工作量自动化统计，包括操作人员的工作量统计、设备的工作量统计、制作环节中的超时超量的自动警示，使管理者可根据煎药业务人力及设备使用情况，对医院煎药业务运作状况提供有效的数字依据。

（6）提升服务。标准化的流程、稳定可靠的制作质量、精准的时间、特色的物流等措施极大地提升了患者的满意度。因流程的标准化、可控性和可预测性在收方登记时就能自动计算出取药时间并随取药单一并打印给患者，制作完成时也会实时地给患者发送取药短信，同时提供快递到家的服务。

3 系统实现

3.1 收方登记

（1）收方登记。扫描处方、输入发票号获取处方信息；结合医院医生站信息系统，打印包含多种信息的条形码，收方人员通过扫描条形码，可以快速提取出患者基本信息以及患者对应的处方信息。

（2）打印取药单。系统根据煎药全流程周期及医院每日业务制作能力，结合患者的期望时间，确定取药时间，打印出取药单，还可以通过短信平台把取药信息以手机短信方式发送到患者预留的手机上；同时此条码也会随处方或药品进入后续药房、煎药室（或膏方室）、货架等流程环节，进行全程跟踪。取药时PDA直接扫描取药单上的条码，快速定位并提示此药所在货架号。

（3）快递登记。如患者选择快递，可在收方时完成快递登记，由快递公司在规定时间内安全及时送到指定地点。

3.2 药品交接至煎药室（或膏方室）

扫描条码连续快速完成药品的交接；药房配药后药品与煎药室进行处方药品的交接，交接过程中系统自动记录交接人、时间、处方等信息，系统能实时监控到每张处方的动态处理过程。

3.3 浸泡

PDA扫描条码，移动终端自动提示加水量，浸泡操作系统确认，同时记录浸泡开始时间及操作人员。

3.4 煎煮

PDA扫描药品条码及煎药机条码，显示煎煮开始时间、操作人员、设备编号，后台同时将这些信息录入数据库。

3.5 包装

煎煮制作完成后，扫描条码进入成品包装流程，确认后，系统自动记录时间、操作人员等。

3.6 收药上架

PDA终端扫描货架条码定位货架，再扫描药品条码（可连续扫描药品条码完成多批次药品上架），同步完成药品上架操作及后台信息记录，此信息是扫描患者取药单直接定位药品完成快速药品发放的基础。

3.7 发药

扫描取药单上的条码，核对患者信息，确认发药，同步完成记录时间、操作人员等信息。

3.8 系统管理

（1）系统及智能参数设置。该功能主要进行系统的控制参数设置，包括条码规则信息、打印控制参数、每日业务制作总量、短信模板信息、报警阀值等控制参数；智能参数设置主要是加水量的计算公式及计算参数设置，以及煎煮时长的参数设置。

（2）工作量统计。提供统计分析操作人员的工作量及设备的使用状况，提供多角度工作量统计报表。

（3）跟踪监控。可以跟踪每张处方的制作过程，从收方到浸泡、煎煮、打包上架至最后的发放等过程监控，反映每一步的操作时间、操作人员、操作时长等信息。

4 结语

该系统在我院正式投入使用以来，效果显著，带来了更加规范、开放、透明的煎药管理模式，在方便患者的同时，规范了代煎药的加工过程，提高了煎药质量。

（1）提高了工作效率。通过对各流程的优化改造，减少了人工操作及核对的工作量，降低了工作难度，提高了工作效率和准确性；根据医院应用的实际情况，使用PDA扫描发药后发放处处方量增加但工作人员保持不变，同时减少了患者排队现象。

（2）提高了制作质量。根据各种药品的吸水率及季节因素，集成知识库，智能化计算各处方制作过程的加水量并实时提供给操作工人，指导其科学煎制；建立模型分析各制作环节的最佳制作时长，进一步对制作过程进行指导，做到各环节标准化规范统一，从而保证较高的制作质量[4]。

（3）便于加强全过程管理。借助系统提供的各环节数据，可统计分析出整体运营情况，同时也能跟踪到个案的全流程数据，为加强管理提供了数据支撑；同时可以便捷地统计出各种工作量，包括各环节操作人员的工作量及煎煮机器设备的使用工作量，提高设备利用率[5]。

（4）改善服务，提高患者满意度。优化了整体流程，缩短了整个环节的流转时间。流程中的短信推送让患者及时了解药品煎煮信息，取药时的一键扫描免去了患者排队等待之苦，此外还提供了快递到家的服务，节省了患者的时间，为病人提供了更多更优的服务。