解析社保档案管理中信息化建设的有效途径

马永梅

摘要：众所周知，社保档案是构建社会保障体系重要参考依据，也是开展社保工作不可缺少的载体。近年来，随着经济水平提升和社会快速发展，传统纸质档案管理已不足以满足社会发展需求，也不利于安全高效管理档案，因而引入信息化建设势在必行，并借此消除社保档案管理弊端。对此，本文则从改变传统观念、注重数据分析以及加大培训力度等分析社保档案管理中信息化建设途径，望给予社保工作人员提供参考。

关键词：社保；档案管理；信息化建设；途径

我国经济水平提升也带动信息技术发展，不仅改变许多领域工作方式，一定程度也加快社会发展。社保档案作为我国社会保障体系重要组成部分，其管理也需要改变传统模式，寻求信息化建设，由此提高管理效率。所谓社保档案管理信息化建设即在社保档案标准化、规范化和准确化的基础上通过有效采集和分析社保数据后形成独立数据库，为后续社保工作提供便利，因而社保档案管理信息化建设对推动社保事业发展有着重要的现实意义。

一、社保档案管理实施信息化建设必要性

（一）节约成本

数字化档案管理改变传统以纸质为主的档案管理模式，这种管理模式和传统纸质档案相比无论在利用、存储、管理等方面都体现了较强的便捷性特点，节省占地空间和管理费用，更有效避免因重复印制档案资料而造成的人员和紙张浪费。与此同时将纸质档案转为数字化电子档案后也增加了其使用安全性，特别对于历史久远且有着存储价值的档案而言，采取数字化处理无疑是一种最佳保护途径，一定程度也避免篡改档案行为。

（二）查询便利

社保档案管理实施信息化后可以便于职能部门根据统一标准实时录入和上传相关档案信息，改变如往常一般受时空限制情况，无疑加快信息传播速度。这种方式还能简化档案收集和整理流程，便于工作人员查询，不仅可以模糊查询，还能实现组合查询或分类查询等，在社保档案数据库中检索出所需档案信息后并统计档案库中信息就能形成报表，进一步提高档案管理效率。

二、社保档案管理中信息化建设途径

（一）改变传统观念 树立全新管理思维

信息化建设并非单纯地运用计算机工具更新传统管理思路，它属于系统性工程，不能期望某种ERP系统 或信息化改造方案就能出现较好的效果，实施信息化建设之前应从思想观念着手。从目前社保档案建设实际情况得知，大部分管理者和负责人并不重视社保档案管理，及时响应社会发展号召实施信息化建设也没有取得较好的效果。对此，社保档案管理应积极寻求信息化建设，首要条件就是树立社保档案管理信息化理念，要求档案管理管理者和负责人积极带领档案管理基层人员深入了解和学习社保档案信息化管理理念、管理内容、管理作用以及重要性，全新认识社保档案信息化管理，只有树立正确管理理念才能确保档案管理者和工作人员以认真饱满的态度参与到社保档案管理信息化建设中。

（二）注重数据分析 提升管理工作效率

流程梳理是档案信息化管理的基础组成部分，即打通和确认某一项工作从开头到结尾的若干点要素，其中包括完成标准、负责人、截止时间等。在此过程中的标并非统一限定，也可将其看做某类纸质文件或某份领导签字的情况说明，甚至还可以是记录某项事物的原始凭借。数据分析是决定社保档案管理信息化建设成功与否的关键性因素，能直接体现档案资源丰富度。一般档案信息资料会通过分析和处理数据而体现，更是管理者作出准确判断和决策的重要参考依据。要求工作人员在数据分析中将繁琐的档案信息分类并进行提炼加工，从中总结出档案信息资源内在联系和规律。档案管理人员在实际工作中借助数据分析能科学合理思考，便于采取正确方法和步骤。做好数据分析工作需要不断对信息来源渠道进行拓宽，因为它是建立在丰富数据资源库的基础上，只有这样才能将加工数据和全新开发数据相结合，那么分析出的资源数据才更有说服力。

（三）加大培训力度 增强工作人员水平

社保档案管理信息化建设也无法脱离人力作用，应加强对档案管理人员责任意识培养，要求档案工作人员在面对繁琐工作时能时刻保持积极乐观的工作态度并要求自身不断学习，以更加娴熟的专业技能优化档案管理。同时社保档案管理单位也应定期组织工作人员参与专业培训，因为现代档案管理都以电子档案为主，从而则要求工作人员具备良好的计算机操作能力，对计算机使用技巧扎实掌握。由于档案管理并非单纯存储工作，还需要工作人员具备相应的甄别和观察能力，根据档案内容对其实施完善，积极和其他工作人员沟通交流，进一步保证档案存储准确性和全面性。

三、结语

总之，在高速发展的经济背景下，社保档案管理信息化已逐渐成为必然途径，也是社会发展必然趋势。要求社保档案管理工作人员改变传统观念，树立全新管理思维，在信息化建设中注重数据分析，提高管理工作效率，从而实现对社保档案的规范化、精细化以及专业化管理。

参考文献：

[1]齐晓鹏.社保档案管理中信息化建设的有效途径[J].人力资源管理， 2017（1）：231-232

[2]姜云鹤.论社会保障档案管理的信息化建设策略[J].图书情报导刊， 2016， 1（3）：153-154

[3]张路.社保档案信息化管理研究——以济南市为例[D].山东师范大学，2015