浅议办公自动化环境下的文书档案管理

张雯

摘 要：在办公自动化潮流蓬勃兴起的时代，应当及时重视到强化文书档案管理工作的重要性，并且在日常工作中不断着手实现文书档案管理的一体化及规范化。基于此时代发展的大背景，本文首先分析办公自动化环境下文书档案管理工作呈现出的新特征，与此同时分析现阶段文书档案管理工作的不足之处，接着综合论述结果，深度剖析在办公自动化环境下优化文书档案管理工作的策略，以期具备参考价值。

关键词：办公自动化；文书档案管理；安全防护措施

随着科学技术水平的升级发展，网络技术始终在不断的创新演变，极大的更新了社会生产及社会生活的常规模式，不仅推动了办公自动化的广泛应用，同时还促使文书档案管理工作迎来了新的时代。在现代化的办公自动化环境当中，传统的文书档案管理模式已经发生了天翻地覆的变革，为社会生产提供了新的发展渠道，同时也带来一系列不容忽视的严峻问题，亟待在日常管理工作时加以关注并解决。

一、浅析办公自动化环境下文书档案管理的特点

（一）文书档案管理更加便捷

在以往的办公环境下，最难以处理的环节就是文书档案信息的检索环节，毕竟以人力分析处理大量的文书档案信息，明显会感到吃力，容易增加管理工作的出错率。在办公自动化环境下，档案管理人员完全可以凭借办公自动化管理系统的智能性优势，自动进行对于文书档案资料的处理和流转，顺利完成文书档案资料从办公自动化系统到档案管理系统的传达，日后就可以凭借检索到的信息便捷调取所需的文书档案资料[1]。

（二）文书档案管理更加智能

在以往的文书档案管理工作当中，由于保存的文书档案基本以纸质档案的形式存在，因此具有庞大的档案文件数量，导致档案管理人员时常面临着巨大的档案管理压力。而办公自动化技术的发展，能够改善以往依靠人力按照规范要求整合归纳文书档案的不足之处，使得档案管理人员只需借助办公自动化系统的管理端，就可以轻松的从档案库里调取指定的文书档案，快速查看到纸质文书档案记载的相关资料，具有智能化的特征，极大的缩短了在文书档案整合以及检索环节所耗费的时间周期。

（三）文书档案管理更加顺畅

办公自动化环境的发展，有效的提升了文书档案一体化管理的效率。在办公自动化环境下，档案管理人员可以及时将整合到的文书档案资料按照某种规律，上传登记到办公自动化管理系统网络中，建立具有智能化检索特征的目录或者信息标签，日后在查阅的时候，只需要输入关键信息，系统网络就可以自动调取文档资料，使得文档资料的整个利用环节变得顺畅有序。

二、浅析办公自动化环境下文书档案管理的不足

（一）文书档案管理具有独立性

目前来看，很多企事业单位所管理的文书档案都具有独立性的特征。具体表现为管理文书档案的部门相对比较分散，不同部门对于档案管理的标准规范也有所区别，使得文书管理和档案管理逐渐实现了脱节。再加上部门之间尚未建立协同合作关系，使得文书档案资料难以被管理人员及时整合为系统的资料文件，不利于文书档案的重要资料信息得到及时的利用[2]。

（二）文书档案保密具有疏漏性

办公自动化环境不仅为文书档案的管理带来了便利，同时也增加了电子文档管理的风险性。再加上文秘工作人员要通过电脑流转文件，可能存在着携带有互联网病毒的情况，很容易导致文件在网络环境下被盗取或者被更改，极大的增加了文书档案管理的风险性，亟待通过技术手段加固企业的办公自动化系统管理网络，保证文书档案的资料信息不被泄露。

（三）文书档案管理具有过时性

随着办公自动化发展脚步的加快，文书档案的管理工作存在的过时性因素逐渐暴露了出来。一方面在于文书档案管理人员对于时代形势的变化不够敏感，难以及时学习先进的文书档案管理技术或者理念，导致应用的传统文书档案管理手段难以满足办公自动化发展的需要。还有一方面就是先进管理技术在实施过程中总是面临着各种阻碍，像是容易发生的信息泄露的问题，还没有及时更新能够加以解决的技术手段，导致企业的文书档案资料面临着被盗取的风险。

三、浅析办公自动化环境下文书档案管理的策略

（一）促使部门协同管理文书档案

随着办公自动化在国际范围的逐渐推广壮大，各行各业的生产经营模式都在不断随之升级和创新，这也使得办公自动化环境下的文书档案管理工作，面临着跟随时代发展提出的新要求，尽快实现管理方式创新的要求。在办公自动化环境当中，每一个办公室或者每一个台站都属于我局机关的有机分支，这些独立的个体共同构成了我局总体的管理系统，因此文书档案不会再以“卷”作为管理的单位，而且转變为了“文件”为单位的子系统[3]。这就要求台办室要将每份文书档案按照标注的作者、归档日期、独立编号等信息，借助局域网进行整合，之后再直接载入到台站的档案库中，建立基于办公自动化环境下全新的文书档案管理顺序及目录，日后按照文书档案登记的顺序直接进行管理即可，真正做到将文书档案转化为自动化的电子文件档案，反过来促进各台站间办公效率的提升，同时强化文书档案管理部门及技术部门的协同合作关系，逐步构建具有多部门有机配合、协同合作特征的办公自动化文书档案管理模式。

（二）确保文书档案管理的规范化

在如今的办公自动化环境下，文书档案归档管理工作的覆盖范围和目标对象都有了很大的扩充，一定程度上为文书档案的规范化管理带来了挑战，这要求文书档案管理人员及时跟进文书档案的全流程工作，推动文档资料的一体化管理。例如，办公自动化环境下的文书档案，存在形式主要变成了纸质文件档案以及电子文件档案两大类，常规的纸质档案管理起来相对容易，但要注意将电子文件归档到指定的系统当中。同时，在将电子文件转入到档案库的时候，需要确保管理流程的符合规定，统一为电子文件制定规范化的著录标准，辅助相关部门按照规定的归档职责、范围以及管理权限，配合档案管理人员的管理工作。至于文书档案的具体管理流程，要从文件的产生、运转处理以及归档处理三大主要方面入手，在归档到档案库的前期就严格把控好电子文件资料及纸质文件资料，力争处理好每一项细节和每一项流程，以完善的前期管理工作来确保后期归入数据库工作的周到，最终从细节处落手真正考虑到文书档案管理工作的每一个环节，有效推动文书档案的规范化管理。

（三）落实文书档案安全防护管理

对于办公自动化的发展来说，对于文书档案进行有效的安全防护管理，有利于维护台站机密性文书档案的安全性，最终促进台站内部整个文书档案管理系统的高效运行，因此需要从多个方面入手开展安全管理工作。例如，台站可以首先从文档管理系统的软硬件设施入手，切实运用防病毒、防攻击以及具有高度保密性能的安全防护技术，率先强化对于管理系统软硬件设施的安全保护。接着，台站还需要在办公自动化管理系统的内部网络及外部网络做好安全隔离设置，并且注意在电台内部的办公自动化管理网络和外部网络之间采取物理隔离措施，彻底将办公自动化的内部网络和外部网络进隔离防护。另外，各台站还应当积极完善能够为办公自动化环境保驾护航的文档安全管理制度，促使办公室负责档案的职工树立高度的安全意识，抽调业务能力及安全防护技术都过硬的档案管理人员组建安全管理团队，专门负责落实单位的文书档案管理制度，辅助技办室等相关部门严格落实文书档案的规范化收集及整合，以此确保单位的文档安全管理制度得到有效的落实。

（四）转变办公文书档案管理思想

无论是在以往的办公环境下，还是在新型的办公自动化环境下，文书档案管理工作始终都是企业开展经营管理工作的基础，只是需要档案管理人员与时俱进积极转变文档的管理思想。例如，台站可以多次开展针对档案管理人员的培训工作，首先进一步锻炼强化档案管理人员的专业技能，促使管理人员在岗完成继续教育，在此环节还要注意培养提高档案管理人员的政治觉悟，使其在工作实践当中能够怀着高度的责任心，积极落实文书档案管理的细节性工作，成为能够被领导信得过的档案管理人才。其次，各台站要督促档案管理人员积极学习办公自动化环境下的文书档案管理方式，改善已经过时的管理观念和管理方式，主动借鉴学习国内外先进的档案管理技能，从而显著提升自己在收集、整合以及鉴别、归纳文书档案方面的专业程度，最终为电台办公自动化文书档案管理提供优质服务。

四、结束语

综上所述，现阶段办公自动化环境向全社会范围内的逐渐覆盖，一定程度上为文书档案管理工作的开展带来了革新的动力，但同時也对文书档案管理涉及到的各方面工作带来了压力。针对这种矛盾的客观情况，应当注意不断实现文书档案管理工作方式的升级，使之能够适应办公自动化环境的发展需要，最终确保文书档案能够为办公自动化的发展提供保障，促进办公人员工作效率及工作质量的全面提高。

参考文献：

[1]严文枝.基于办公自动化环境下文书档案管理的思考[J].办公室业务，2017（24）：181.

[2]丁海霞.自动化办公环境下企业文书档案管理探讨[J].现代国企研究，2017（16）：38.

[3]李莉.在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作[J].城建档案，2016（02）：51-52.