档案管理模式改革在医院档案管理中的应用分析

吴杨

摘 要：推动医院档案管理模式改革，是新时期提升医院档案管理效率的重中之重，有助于充分发挥医院档案管理的效能，对提升医疗服务质量，具有重要帮助。本文在对医院档案管理的重要意义进行综合阐述的基础上，分析了档案管理过程中存在的问题，论述了医院档案管理模式改革的有效对策，以期为相关人士提供借鉴和参考。

关键词：档案管理；信息化；电子档案

随着社会经济的迅速发展和社会生产力水平的进一步提升，医院档案管理工作的重要性日渐凸显，现阶段，我国部分医院档案管理过程中还存在电子档案建设不规范和档案信息化程度低的问题，限制了医院档案管理价值的充分发挥，不利于实现“一站式”的档案管理目标。因此，探讨医院档案管理改革的有效对策，具有十分重要的现实意义。

一、医院档案管理模式改革的重要性

（一）有利于提升存储的安全性

在以往的档案管理过程中，通常将纸质档案作为主要形式，纸质档案受温度和湿度的影响较大，容易发生文字模糊的现象，不利于提升医疗档案的整体质量，对诊疗工作形成了消极影响。因此，医院应积极实行档案管理改革，充分发挥数字化档案的价值，消除外界因素对档案管理的不利影响，防止档案因受潮而无法辨认，为档案存储的安全性提供必要保障。

（二）有利于提高办公的效率

传统档案管理过程中，需要对纸质档案收集、整理和分类归档，工作任务较重，需要投入较多的人力物力资源，无法提升档案管理的实际效率。同时，由于医院科室较为复杂，对医院档案管理工作提出了挑战，因此，充分发挥信息化档案管理系统建设的优势，完成档案的分类和归档工作，具有重要作用。

（三）有利于促进档案信息共享

基于信息化建设的大环境下，微信和QQ等社交软件也成为电子信息传递的常用工具，通过构建完善的档案信息传输机制，能够强化档案管理工作的规范性，加之档案检索软件在医院档案管理过程中的运用，能够有效克服人工检索档案信息的弊端，提升对信息检索的效率和水平，有利于促进档案信息的共享。

二、医院档案管理过程中存在的问题

（一）未能建立标准化的档案管理体系

目前，我国部分医院尚未建立标准化的档案管理体系，加剧了医院档案管理的难度，由于不同级别的医院使用的档案管理软件具有较大的差异性，不利于提升软件的兼容性，限制了档案信息的共享。同时，在档案管理过程中，医院的各个部门沟通较差，不能够及时共享档案资源。此外，受建设资金有效的影响，医院不能及时更新档案管理设备，未能建立独立的档案室和阅档室，对档案管理工作未给予充分的关注度，档案管理人员只能够采用手工编辑的方式对档案信息进行检索和记录，阻碍了档案管理效率的提升[1]。

（二）档案规范管理意识欠缺

随着医疗改革的不断进行，我国各大医院的档案管理工作呈现了职能细化的特点，各个科室的档案数量显著增多，但由于医院将临床诊疗业务作为核心，对档案管理工作存在轻视现象，使得档案资源遗失现象屡见不鲜，由于未能设置专门人员负责对档案进行管理，只是从部门抽调医务人员管理档案，不能充分发挥档案管理人员的主观能动性，加剧了医院档案管理的混乱现象[2]。

（三）电子档案建设不完善

电子档案建设不完善是现阶段各大医院档案管理过程中的突出问题，由于各大医院尚未引进与电子档案管理软件配套的硬件设备，对电子档案的存储形成挑战，部分单位没有配备扫描仪，不能实现纸质档案向电子档案的转化，不能够为诊疗工作提供充分的电子档案和纸质档案。同时，部分医院未能及时引进具有先进档案管理知识和经验的复合型人才，档案管理人员年龄较大，对新技术的掌握程度不足[3]。

（四）档案信息化管理人才缺乏

综合素质较强的档案管理人才缺乏是医院发展过程中面临的典型问题。医院的档案管理人员存在老龄化的发展趋势，对档案管理的新技术不甚了解，部分档案管理人员甚至不能掌握计算机的基本操作技能，降低了档案管理的实际效率。同时，医院未指定完善的招聘计划，不能通过有吸引力的薪酬福利制度吸引专业的档案管理人才加入，使得档案检索和归档工作量较大。

三、医院档案管理模式改革的有效对策

（一）完善数字化档案管理体系建设

完善数字化档案管理体系建设是医院档案管理工作的基础和核心。现阶段，我国已经全面步入数字化时代，受医院档案管理模式老化的影响，部分医院还未建立专门的档案室，未能根据人员的流动性进行及时更新，无法充分满足医疗需求。因此，医院应加强对数字化建设的认知程度，完善数字化网络建设，定期对档案管理软件和硬件设施进行维护，促进资源的有机整合，将办公网络与业务网络进行隔离，对医务人员的职位变动情况进行及时更新，引进迎合时代需求的管理设备，建立数字化操作系统，提升档案存储的可靠性，实现各个科室档案管理系统的有效衔接。

例如，A医院斥资328万，完善了数字化医院档案信息管理平台建设，在医院内部安装了办公自动化系统，具有档案信息自动更新的功能，各个科室在对人员流动情况进行录入和上传后，在档案管理系统中即可显示最新档案信息，实现了医院信息系统、医学图像档案管理和通信系统的数据共享，有效简化了档案的管理流程，充分体现了医院档案管理工作的效力。

（二）着力提升档案管理人员素质

加强对档案管理人员的培训，着力提升档案管理人员素质，促使档案管理能够直接参与档案的收集、整理和归档，对提升医院档案管理的实际效果，具有重要帮助。现阶段，各大医院纷纷认识到，加强对档案管理人员的培训是提升档案管理效率的决定性因素，然而，医院档案管理的現状是，本科及以上学历的档案管理人才缺乏，且档案管理人员大多非科班出身，档案丢失和遗漏现象时有发生。因此，为了挖掘和培养档案管理人才，医院应加强对档案管理重要性的宣传工作，提升档案管理人员的责任感，着力提升档案管理人员的综合素质，提升档案管理人员的专业水平，实现对信息化档案管理流程的良好掌握。医院可通过定期开展培训的方式，提升档案管理人员对专业技能的掌握程度，将档案管理过程中存在的问题作为基本着眼点，开办经验交流会，采用讲课和现场演示的形式，对档案管理人员技能进行培养，提升档案管理人员的档案管理水平。

（三）建立健全档案管理机制

完善档案管理机制建设是提升档案管理效率的重要举措。在医院的以往经营管理过程中，存在重业务轻档案的现象，医院管理人员未予以档案管理工作充分的关注度，限制了档案管理工作的现代化发展步伐，因此，各大医院需要在明确档案管理重大意义的基础上，加强对档案信息的采集，定期对档案信息进行升级和更新，根据医院的人员流动特点，建立与之契合的档案管理制度，将其作为档案管理人员工作的指导依据，实现对档案管理人员行为的有效约束。

（四）创新档案管理体制

充分发挥创新意识，对档案管理体制进行创新，能够有效克服传统档案管理模式的弊端，对发挥档案管理的根本价值，具有重要作用。医院应对各个科室档案分散化管理进行整合，建立统一的档案管理室，选取具备丰富档案管理经验的人员担任主任，各个科室的主任负责部分档案管理工作。档案管理室应加强对各科室档案的备份，实现对各个科室档案管理情况的有效监管，实现医院档案统一管理和分级管理的有机结合，针对具有专业性的档案，应采取集中管理的方法，防止档案发生丢失。针对与各个科室日常工作较为密切的档案，应在备份后，交由各个科室管理。例如，某医院的会计部分和财务部门应设定专门的档案管理负责人，对原始凭证、单据和账簿等进行管理，在防止档案遗失的同时，为科室日常查阅和检索提供方便。此外，由于医院的档案数量较多，实行统一管理模式对档案管理人员的专业素质提出了较高的要求，因此，在各个科室中应设立兼职档案管理人员，使兼职档案管理人员明确自身的职责范围，加强对文件审阅和归档的把关，提升档案管理的规范性。

例如，B医院充分认识到档案管理工作的重要意义，成立了由档案管理人员和各科室主任构成的档案管理小组，定期对科技档案管理的质量进行抽查，实现了对档案管理过程问题的及时纠正，实现了对档案丢失和窃取现象的有效预防。同时，B医院各个科室安排专人开展问卷调查，了解了档案管理制度在实际运行过程中存在的困境，并在探寻存在问题原因的基础上，提出了有效的整改措施，有效提升了档案管理的效率。此外，该医院还制定了完善的责任制度，规定专人负责具体的档案管理任务，增强了档案管理人员的责任意识，促进了医院档案管理质量的提升。

四、结论

综上所述，在医院档案管理过程中，通过完善数字化档案管理体系建设，着力提升档案管理人员素质，有利于确保医院档案管理的科学性。在此基础上，提升建立健全档案管理机制，能够增强档案管理的规范性。创新档案管理体制，完善电子档案建设，有利于简化档案资料的查阅流程。因此，在改革医院档案管理模式的过程中，可以借鉴上述方法。

参考文献：

[1]范曉棠.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用观察[J].办公室业务，2017（03）：83+85.

[2]卫淼.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究进展[J].中国卫生产业，2016，13（20）：147-149.