如何做好人事档案管理工作

朱晓玫

摘 要：人事档案是人事管理工作中的重点，人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为党政机关的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，人事档案管理出现了许多新情况、新问题和新的挑战，人事档案管理工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党组织、人事工作服务，分析其中的原因并给出相应的解决对策是本文的讨论重点。

关键词：人事档案；存在的问题；解决措施

引言

人事档案是国家机关、社会团体和企事业单位在人事管理活动中，记述和反映个人经历和德才表现的、以个人为单位组合起来的、以备考察的文件材料。[1]人事档案涉及到的领域很广，包含了一个人从就学到退休的各个人生重大事项，并且包括一些特殊事件也会记录在内，因此，人事档案管理工作是一项非常重要的工作。目前，随着时代与新体制的改革，档案管理工作也面临着新的调整与规划。

一、人事档案管理的重要性

人事档案是组织人事部门按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。由于人事档案涉及的范围较广，牵扯的人事也较复杂，因此对于人事档案的管理工作也具有很重要的意义。

二、人事档案管理工作中存在的问题

虽然有新科技的帮助，但是这其中仍是困难重重，经常会出现令人措手不及的事件，同时也由于管理人员的复杂性，一时难以找到其负责人解决问题，这就更增加了其中的困难。

（一）、人事档案的复杂性

真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高，材料内容前后不符。比如：时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致等等。这些问题都给材料的归档造成了很大的麻烦。然而，相关部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。

（二）管理制度不完善，整理不规范

由于时代的变革，出现很多新型的档案，这其中还包含着很多的“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”等，这就给管理上造成了很大的困难。个人材料归档成册是干部人事档案管理规范化的基本前提。在现实中许多单位的人事档案管理工作做得非常欠缺，材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案随已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，由于管理制度的不完善，整理上的不规范，导致人事档案的管理工作就更加的混乱。

（三）技术手段滞后，运行效率较低

在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，在查、借、阅档案过程中靠手工操作，费时费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

三、解决人事档案管理的几点措施

（一）领导重视，组织得力。单位领导，尤其是分管相关工作的领导，应进一步增强档案意识，充分认识到人事档案工作在人事管理工作中的重要地位和作用，重视人事档案管理工作，要将人事档案工作列入议事日程，定期听取工作汇报，切实解决人事档案管理工作中的实际问题；要对人事档案管理工作定期研究、部署，制定人事档案管理工作近期或远期规划和实施方案，做到有计划，有部署，有检查，有落实等，这些都可以促进人事档案管理工作效率的提高。

（二）要配备专职档案管理人员，提高档案管理人员素质。为切实做好人事档案管理工作，顺利实现人事档案升级达标任务，应当按照政策规定选好、配足档案管理人员，这样可以保证人事档案管理工作的长效性，促进人事档案管理上水平；在现代社会，人事档案管理工作的重要性越来越凸显，认真做好人事档案管理工作，直接关系到员工的切身利益，关系到社会的和谐稳定。[2]其次要提高档案管理人员的思想素质，要让管理人员有危机意识，因此可以经常组织进行业务培训学习等等。由于档案管理的工作具有特殊性，需要严格的保密工作，这就要求档案管理工作人员具有良好的纪律性，可以通过相应的奖惩制度进行，这样才能使档案管理工作更好的实施。

（三）实现现代化管理

现在是一个信息发达的社会，同样档案管理的工作也离不开现代科技，使用现代科技对档案进行管理，可以省去人力资源同时也可以避免人员复杂造成的档案管理上的混乱现象。同时可以加快办事效率，节省工作时间。充分利用计算机在档案管理工作中的作用，建立和完善档案数据库，及时更新，动态化管理人事档案信息，使档案的查阅、归档、统计等日常工作实行信息化操作。[3]

四、结语

总之，人事档案管理工作既要规范化管理，又不能墨守成规。随着形势的发展变化和人事制度改革的继续深入，探索和研究干部人事档案新的管理模式势在必行。应坚持以服务为宗旨，以创新的服务理念为指导，采取积极措施，把握人事档案工作的发展方向，把人事档案管理工作融入民生、民利工程中，体现人事檔案的社会价值，发挥人事档案的特殊作用。

参考文献

[1]任改莲.新时期如何做好人事档案管理工作[J].内蒙古师范大学学报（哲学社会科学版），2013，42（03）：154-157.

[2]刘玉浩.如何做好人事档案管理工作[J].人才资源开发，2016（14）：186.

[3]杨焕峰.浅谈新时期如何做好人事档案管理工作[J].中国盐业，2017（22）：28-31.

（作者单位：文山市城乡居民社会养老保险局）