现代化管理在基建档案管理建设中的应用

陆倩婷

摘 要：基建档案指的是记录工程项目从开始建设一直到竣工验收的整个过程的档案。基建档案对于工程项目的正常进行有着重要的作用，所以基建档案需要有一个完善的管理。现代化管理在我国基建档案管理中的应用有助于完善我国基建档案管理的系统。我国的基建档案管理制度在现在的社会中目前还不够完善，需要更多的人对其进行更加深入的研究。本文主要阐述了现代化管理在基建档案管理建设中的应用。

关键词：现代化管理；基建档案管理；应用策略

在我国现在的建设企业中，很多人都没能够对基建档案的重要性有一个正确的认识，人们也没有对基建档案的管理投入过多的精力，这是人们对基建档案管理认识的错误性。对基建档案有一个好的管理，有助于将我国的基建工程发展的更好，也有利于社会的和谐与进步。所以将现代化的管理手段应用到基建档案中是十分重要的。

一、基建档案管理的重要性

到现在为止，我国有很多人已经在基建档案管理的领域进行了深入的研究。他们认为基建档案的管理工作是十分重大的，只有管理和保护好档案，才能够将这些工程方面的精神文明保存下来，方便人们阅览。如果管理不当，很有可能会造成基建档案的损坏，这样基建档案的数据就会面临越来越少的情况，因此，基建档案的管理人员最重要的任务就是保护好这些档案。有人认为基建档案的阅览对于档案的完好保存来说会有一定的威胁，这种威脅体现在档案的搬运过程以及翻阅的过程中，在搬运的过程中，档案管理人员一定得要清点好，避免档案的丢落，在搬运的过程中，应该将相同类型的档案放在一起，既方便基建档案管理人员记录和整理，还能够让使用者清晰明了。在基建档案的使用过程中，人们应该对档案进行爱护和珍惜，因为基建档案是要长期保存的，当建设项目过程中出现任何问题，基建档案都需要派上用场，所以基建档案的保护和保管是十分重要的。在使用基建档案的过程中，使用者与档案会进行直接的接触，档案管理人员要呼吁使用者进行文明阅览，在阅览的过程中不能够随意在档案上乱花，也不能够折角，不能够做任何损害档案的行为，一旦发现这种行为，就要给予严肃的警告。总之，基建档案的保护是档案管理人员最大的责任，档案保存完整，我国的精神文明才会一直延续下去。基建档案的管理需要引起人民足够的重视，即将档案的管理对于加强工程项目的建设力度有很好的作用，对于后人对之前的工程进行调查了解也十分重要，因为基建档案是我国工程建设的结晶，能够以直观的形式呈现给人们完整的数据。

二、现代化管理手段在基建档案管理建设中的应用策略

1、做好应对紧急事件的措施

利用现代化做好应对基建档案管理中的紧急事件是十分重要的。人们在对基建档案进行借阅之前基建档案的管理部门应该进行详细的计划，明确出现意外情况以后档案的负责人以及承担后果的人员，做到权责分明。其次，还应该预防一些可能出现的人为伤害，例如有人故意纵火，故意抢劫等等。这些情况都应该进行提前的预测。认为情况是可以预防的，可以做好安保措施，必要的时候要有武警监督，自然灾害是不可避免的，应该事先明确责任制度。在进行基建档案管理之前应该提前检查所有的设备，例如监控设备，防火设备，电子设备，音响设备等等，如果设备发生了故障，应该有维修人员在场，及时对故障设备进行维修，将影响降到最小。其次温度和湿度对基建档案管理的影响也是很大的，必要的时候适当的调节一些温度和湿度，一方面保证所有的设备正常运行，基建档案得到好的存放，另一方面还可以保证基建档案能够长期的正常存放下去，既然能够预测到基建档案的管理过程中所有可能发生的危险，就要有应对这些危险的措施。例如在基建档案借阅的过程中，会用到电子设备，如果设备出现故障要找到工作人员进行及时维修，如果资料丢失应该用备用的资料库；每个操作环节都应该有专门的负责人员，当某个环节出现问题，就应该找到负责人的工作人员，进行适当的修复措施；在开始借阅以及结束的时候都会转移基建档案管理室，基建档案在转移的过程中很可能会发生意外，因此就需要找到正规的运输公司，这样能够在很大程度上保障基建档案的安全；如果基建档案在存放的过程中屋内发生渗水情况，就应该及时转移基建档案，消除造成渗水的源头，让基建档案受到最小的伤害，修复好后再将基建档案放回原来的地方，保证相同的情况不会再次发生；当基建档案被昆虫及微生物的破坏后，应该先检查被破坏的基建档案，然后挑出来，将保存完好的档案与被破坏的基建档案分开，防止好的基建档案被破坏，然后处理受到破坏的资料，等到环境恢复后在进行归类；如果在基建档案的管理过程中发生火灾，一部分人负责转移电子设备，因为电子设备如果有火苗靠近，可能会造成更大的伤害，其次应该转移保存完好的基建档案，防止好的基建档案被烧坏，一部分人用灭火器进行灭火，在灭火的过程中应该使用干粉灭火器或者气体灭火器，不能够使用液体灭火器，液体灭火器会对基建档案及档案造成一定的破坏，因此要用适当的方法来处理特殊的情况，在处理火灾的时候要将人们的安全放到第一位。所以人们应该利用现代化管理手段做好应对基建档案管理中的紧急事件。

2、利用现代化管理手段对基建档案进行规范化管理

现代化管理手段在基建档案管理建设中的应用需要得到人们足够的重视，在我国的工程建设中，每一个参建部门都应该设立相应的档案室，并且对基建档案进行规范化管理。为了更好的管理基建档案，相关部门应该做到以下几点：

（1）在存放基建档案时维持适当的温度和湿度

基建档案在存放的时候存放地点的温度不应该超过二十摄氏度并且不高于十五摄氏度，温度过高会对纸张以及特殊材质的书籍造成一定的破坏，温度过低容易使纸张发生皱缩现象。基建档案在存放的时候湿度应该维持在百分之五十到百分之六十之间，湿度过低会使纸张发涩，翻页的时候容易撕裂，湿度过高会使纸张受潮，严重的时候还会发霉。因此保持适当的湿度和温度是非常重要的。这样才能够将基建档案长期的存放下去。

（2）出借基建档案及时归还

在进行基建档案借阅的时候应该提前对需要出借的书籍进行登记，在出借的过程中借阅人员应该给予最好的保护，借阅完以后应该及时向相关部门归还基建档案，最多不能够超过七天。在归还基建档案以后，应该将档案存放在仓库中，仓库中应该配有安全装置，并且仓库内的温度和湿度应该也是适宜的。对于一些特殊材质的基建档案以及没有备份的基建档案，应该尽量减少借阅的次数。

（3）基建档案目录应该完整且准确

基建档案的目录登记是十分重要的，也是管理过程中必不可少的一个环节，对于基建档案的管理有重要的意义，因此基建档案的目录应该是十分准确的，在进行保管之前要经过反复的确认，其次目录应该做的精细一些，让人们看上去更加清晰明了。目录在保管过程中以及借阅过程中都有很大的作用，因此，目录的制作一定要十分精细，所有的目录都要存档，一方面便存档，另一方面方便记录。

三、总结

现代化管理手段在我国基建档案管理中的应用是我国时代发展的必然性，人们应该对基建档案的管理重视起来，因为基建档案对于我国的工程项目的进行有着十分重要的意义，如果管理不妥当会造成很大的损失，所以应该有更多的研究人员加入到对现代化管理对于基建档案管理建设的研究中来，使得我国的基建档案的管理更加完善。

参考文献

[1]张荣琴.现代化管理在基建档案管理建设中的应用[J].图书管理研究，2015，3（78）：44-46.

[2]许兆雄.现代化管理在基建档案管理建设中的应用[J].中国档案机构，2016，28（67）：89-90.

（作者单位：佛山市代建项目管理中心）