做好贫困学生资助档案归档管理工作的若干思考

张养民

摘 要 贫困学生资助工作已经成为社会关注的焦点，贫困学生的档案归档管理工作也愈发受到学校和资助管理中心的重视。为提高贫困学生档案工作的开展效率，解决贫困学生档案归档难点，在具体工作中，可收集贫困学生原始档案，建立贫困学生档案数据库，同时运用信息化管理方法，切实推进贫困学生资助档案归档工作的深入开展。

关键词 贫困学生 资助 档案归档

加强对贫困学生的资助管理工作是地方贯彻落实党中央“以人为本”执政理念的具体体现，已纳入院校办学水平评估指标体系。让每一名贫困家庭出身的学生都能如愿读上自己报考的大学，是一项关系到我国教育事业持久发展乃至社会安定的大事，也是广大公民平等享受教育的具体表现。

一、贫困生资助档案内容

贫困生资助档案是开展学生资助工作的重要依据。学生家庭收入情况，镇/乡、街道/村委会、村民组三级材料证明，辅导员/班主任调查报告等相关证明材料，贫困生后期获得的相关资助活动记录等，都属于资助档案范围内容。

（一）基本信息

主要包括学生本人基本信息、家庭成员信息（工作情况、收入及来源）、家庭困难原因及现状、入学前获得资助情况等内容。其中，家庭成员信息是重点，要保证信息收集的真实性和完整性。

（二）审批资料

审批资料包括学生家庭成员的收入证明、身份证、户口簿复印件，能够反映学生贫困状况的其他证明材料（如低保证等），还需要有《学生家庭经济困难调查表》以及院校分管负责人的签字和盖章等。

（三）资助情况

学生受到资助情况，如年度奖学金、助学金、助学贷款、社会捐助等都要形成档案材料进行保管，并定期审查，已脱贫学生要及时注销档案材料，新陷入贫困的学生则需按照相关资料进行建档。对于在资助工作开展过程中形成的具有保存价值的文件资料，须及时归档保存。

二、贫困生资助档案管理原则

促进教育公平是我国长期以来的基本教育政策。其中，贫困生资助工作的开展是国家为促进教育公平所作出的巨大努力，而贫困生资助档案是学校和地方管理中心落实国家政策举措的重要依据。对于贫困生资助档案管理工作，我们必须坚持真实性与动态性相结合的原则，确保政策落到实处。

（一）真实性

真实性是档案工作的生命线，就贫困生资助档案所扮演的角色而言，其更应该视真实性为己身生命。建立贫困生资助档案的目的在于摸清状况，为后期资助工作的开展提供现实依据。贫困生资助档案的真实性既包括档案形成过程的真实，也包括档案内容的真实，即贫困生资助档案中所记载的内容应与实际情况保持一致。为保证其真实性，贫困生资助档案应包含贫困生所在乡镇、街道办事处、民政局、村委会的相关证明材料，还需有班委会、学生代表的观察分析和意见。

（二）动态性

鉴于内外因素的发展变化，贫困生往往会通过勤工俭学、社会资助等摆脱困境，部分非贫困学生也会因家庭变故或其他因素陷入贫困。这种贫困资格的变化应在贫困生资助档案中进行体现和反映，脱贫要及时注销，陷入贫困则通过个人申请，学校、班委调查等确认情况属实后，由学生管理处负责统一录入，并接受所在地学生资助管理中心统一监管。

三、加强贫困学生资助档案归档管理工作措施

在资助工作具体开展的过程中，如何将政府资助资金和慈善人士爱心捐款及时准确地用到真正需要资助的困难学生身上，并使之化为学生未来回报社会、报效祖国的思想动力，是值得我们深入思考的问题。具体而言，我们可从三个方面入手，努力提升贫困生资助工作的有效性。

（一）加强制度管理

一是建立严格的学生资助档案集中管理制度。具体而言，可通过整合资助工作将贫困学生资助档案集中到资助管理中心，形成的资助档案统一由资助管理中心收集、整理、归档，做到集中管理。二是尽快出台资助档案规范标准，做到有章可循。同时，要明确管理部门，部门职责落实到人，遣专人进行管理监督。三是凡助学金、减免学费等各类资助材料必须有学校领导签字，以保证归档材料的完整性，在资助过程中形成的电子文件材料应当还原成纸质文件进行归档，并加盖单位公章存档。

（二）强调档案的真实性

在学生贫困情况认定过程中，民政部门要出面对家庭收入情况进行严格核实，如果发现证明材料有伪造成分应即刻作驳回处理。因为这些失真材料一旦进入资助档案中，就会影响资助金发放的公平性和公正性，使得很多真正贫困的学生无法获得应有的资金资助，会给资助工作带来严重的负面影响。

（三）明确归档范围和时间

学生资助档案的归档范围应包括行政档案、资助业务档案等，行政档案材料包括上级资助机构文件材料以及本单位资助工作需要贯彻执行的上级机关文件材料和重要问题批示及学校资助管理制度、资助工作计划、总结等。资助业务材料应包括学生资助申请表、证明材料、学生减免学费资助名单、专项资金拨付文件、专项资金发放凭证、资金测算和落实情况等。各校和资助管理中心可在每学年末对于学生资助档案进行系统收集、整理，以备长期存查。

四、结语

夯实高校贫困生档案工作对于助力教育精准扶贫有着重大的现实意义。高校应高度重视贫困生档案工作，为其发展创造良好的条件。贫困生档案工作者责任重大、使命光荣。每有一个贫困生在国家和社会的帮助下顺利完成学业，用知识改变命运，都是一次精准有效的扶贫。

（作者单位为邹城市學生资助管理中心）

参考文献

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[2] 徐倩.论艺术院校贫困生资助档案建立与完善[J].艺海，2015（12）.

[3] 徐二荣，李娜.论高校贫困生档案的构建与维护[J].兰台世界，2008（08）.