文书档案管理系统化的重要性

罗伟

摘要：一般单位文书档案记载的内容很多，主要包括单位人员的人事档案、单位活动的资料、单位往年的业绩表、单位的工作计划等。这些文件对单位都有非常重要的作用，在做决策时某些文书档案可以用来做参考，甚至决定决策的方向。为了能让单位更好的适应社会的发展，必须使重要的文书档案更加保密，而且做到文书档案的完整性，谨防文书档案遗失。

关键词：档案管理；文书工作；重要作用；强化措施

一、文书档案管理工作的重要性与管理对策

文书档案管理工作，是指科学的原则和方法管理档案。档案是人类发展到一定阶段的产物，是处理完毕的、具有参考价值的、集中保存的、系统的历史文件，是档案信息与档案客体的复合体，它具有个体意识和群体意识的功能。档案作为对历史的真实记录，具有一定的法律效用，是自然形成的，与其他文献存在较大的不同之处，所以档案的记录具有客观性。同时档案的记录方式不仅包括当事人的亲笔手稿，而且还包括当事人的声音和形象文件，所以档案具有较强的真实性。作为文书人员必须提高档案工作的效率与质量，可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此，文书档案管理工作人员务必认真做好档案收集、整理、管理、利用等各个环节的工作。做好档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编辑与统计和利用工作。文书档案的管理工作是一项政策性、专业性、保密性非常强的工作，文书档案管理人员要深刻认识到其重要性，特别是在今天市场经济飞速发展的背景之下，文书档案工作能够顺利进行直接关系到单位各项事业是否能够长足发展，而且还可以对各项工作起到较好的指导性作用。作为文书档案管理人员，需要对档案的重要性有一个深刻的认识和重视，这样才能在具体的档案管理工作中及时对存在的问题进行解决，确保档案管理水平的提升。近年来，档案作用主要具有历史凭证和参考的作用，人们对档案管理工作的重视度不断提升，而且在当前社会快速发展的新形势下，档案管理工作也迎来了较好的机遇，但其所面临的挑战也较为严竣，所以需要利用现代化的管理手段和方法，加强对档案的管理，努力提高文书人员自身的素质，确保档案管理效率的提升，具有一定的重要意义。

二、文书档案管理系统的利用与“强化”措施

档案重在管理规范，收集登记。档案管理人员应严格按照系统档案分类标准进行档案鉴定及甄别工作，对重复、无保存价值的资料进行清理、销毁，对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、规范档案立卷归档。伴随着社会的发展，科技技术得到了长足的发展，落后的档案管理和文秘工作手段已经难以现代化发展的需求，做好文件的整理和储存工作，提升工作的效率，同时也能够扩大档案文件的传播范围。档案的作用是在利用工作中得以实现的，为了满足社会实际利用档案的需要，需要通过各种方式和方法，向用户提供档案材料，这就形成了档案的利用和服务工作。随着现代科学技术，特别是计算机网络技术的发展，档案界提出的“文档一体化”管理模式，就是从文书和档案管理工作的全局出发，在归档管理的全过程，使用“文档一体化”计算机管理系统化。使文档实体形成管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文书工作和档案工作的信息共享，规范衔接。强化“全过程管理”工作，树立质量管理意识，明确认识岗位责任，制定严格的质量标准。

（一）强化档案意识。

档案管理是一门专业性非常强的工作，在开展工作的过程中，要求档案管理人员必须具备工作的责任心和良好的职业道德，同时还必须要具备扎实的档案管理知识和科技知识。因此在开展档案管理的过程中，工作人员要不断的提升自身的综合素质，使自己成为具备技术很强的综合性专业人才。

（二）抓好组织建设，完善管理制度。

根据十九大精神，抓好组织建设是做好档案管理工作的关键，定期专项研究本单位的档案工作，为档案体系的高效运转提供组织保障；二是把档案管理工作列入到议事日程，年初要有部署，年底要有总结，平时要有检查指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展。

三、搞好档案宣传与管理，促进资源利用的意识

加强档案基础工作的规范化管理，努力实现升级达标工作。在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。任何单位都是由不同的基层部门所构成的，而文件资料的主要获取途径便是从这些不同的部门中所收集而来，档案管理工作者应该要准确的把握部门之间的联系，充当部门之间联系的桥梁和纽带，这样才有助于文件资料的收集。在实际管理过程中，文书档案管理工作者必须主动的去了解各个部门的实际情况，同时要积极的去研究如何更有效的做好文件档案的采集工作，收集归档，让档案管理部门的功能发挥得更有效。档案管理工作人员要主动积极的向单位管理者匯报自己的工作情况，运用多种方式向单位领导者传达文书档案相关的政策法规，从而让单位领导者更深入的认识到文书档案管理工作的重要性，以便得到他们的全力支持。而单位的领导者和高层管理人员也应该把文书档案管理纳为单位的重点项目之中，提高对文书档案工作的支持力度，努力加快实现传统文书档案管理模式向现代化模式的转变。运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是基层要顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新。

伴随着社会信息建设步伐不断的加快，作为新时期的档案工作者，要不断的增强自身的专业技能，充分的利用各种现代化手段开展档案的管理工作，努力提升自身的档案管理技能，这样才能够满足社会发展对于档案管理工作的现实需求。文书档案管理工作有着重要的作用和意义，它为单位各项社会活动的更好实施提供了更多的参考，应该努力提升自我素质，不断提升文书档案管理工作效率，充分认识到文书档案管理工作的重要性，这样才能不断推进单位各项事业的发展。

参考文献：

[1]张瑞丽.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国科技信息.2011（07）.

[2]王瑛.实现文秘工作与档案工作一体化——提高企事业单位档案质量的思考[J].云南档案.2008（04）.