全球信息化视域下民办高校档案“三合一”制度研究

姜红梅

摘要：以湖北民族学院科技学院为例从全球信息化的大背景下论述民办高校档案管理中“三合一”制度存在的问题及解决的对策。

关键词：信息化；民办高校；“三合一”制度

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）24-0015-02

民办高校是国家机构以外的社会组织或者个人，利用非国家财政性经费，依法设立的高等学校。“三合一”制度是基层文书档案人员在实践工作中形成的一项文书档案管理制度，目前在各高校中广泛应用，但专门的研究却寥寥无几，在全球信息化大环境中对民办高校的“三合一”制度的研究更是少人问津。民办高校的档案工作中不可缺少信息化因素的重要内容，湖北省檔案局和湖北省教育厅印发的《关于加强和改进新形势下全省高校档案工作的意见》中明确了要“强化高校档案集中统一管理”（简称“三合一”制度）、“加强高校档案信息化建设规划”，在当今全球信息化的大环境下，民办高校应积极探索与信息化相结合的“三合一”制度新模式，使民办高校的档案工作吐故纳新，更好地发挥民办高校档案的作用。

一、民办高校档案“三合一”制度现状

1.民办高校档案管理现状分析。截至2015年5月，我国共有民办高校（包括独立学院）722所，占全国普通本专科高校的28%。民办高校提高了我国高等教育布局的均衡化。“民办高校是我国高等教育体系中的有机组成部分，作为一个有利于高等教育事业发展，有利于经济建设和社会发展的新型办学形式，在学校管理活动中形成了大量的历史档案资料。”[1]民办高校的档案是办学历史的见证，是学校师生的宝贵财富。但是民办高校建校之初由于各种原因，对档案的重视程度普遍不够，导致很多原始记录的重要档案丢失。随着时间的推移，因为没有保护好档案而在工作中处处受累后逐渐加大了对档案的重视和保护，档案的价值逐渐体现出来。

我们保护档案，是为了更好地利用档案，不管是保护还是利用，基础是鉴定和保存，存档是重要的基础环节，采用何种方式存档至关重要，目前普通使用的“三合一”制度是历史沿用下来的档案管理工作中应用最广泛的。全球信息化的大环境对民办高校档案管理“三合一”制度的更新发展创造了机遇，同时对现行民办高校档案管理形成极大的挑战，需要颠覆传统思维，重新架构档案管理模式。以湖北民族学院科技学院为例，如何提高民办高校档案管理现代化水平，实现档案管理现代化，是亟待解决的问题。

2.信息化视域下的“三合一”制度。“档案室保存的档案浩如烟海，如不借助于科学的方法和手段，利用者便无法获取所需要的档案信息”[2]。随着计算机的普及应用和网络时代的来临，我国档案管理的方式正在发生革命性的变化，特别是《2006-2020年国家信息化发展战略》、《全国档案信息化建设实施纲要》等一系列政策的出台，标志着档案管理的信息化成为档案工作的努力方向。“现代化水平越高，标准化工作越要加强。档案管理必须加强标准化。”[3]为此就要制订现实可行的档案管理制度。“三合一”制度就是为了立档单位在收集整理档案时能明确归档范围、分类方案和保管期限。归档范围是要知道哪些档案要归档，哪些不该归档；分类方案是核心内容，要说明分类方法、分类标识和档案编号；保管期限分为永久和定期，高等学校参考教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》，科学制定适合本校实情的“三合一”制度至关重要。

二、湖北民族学院科技学院的档案管理现状

湖北民族学院科技学院是经国家教育部批准、由拥有77年办学历史的湖北民族学院和社会力量联合举办的独立学院。办学13年来，学院牢固树立“立足恩施，辐射武陵，面向全国，服务基层”的办学宗旨，秉承“正德至善、为学至精”的校训，培养德、智、体、美、劳全面发展的应用技术型高级专门人才。学院现设有文学与传媒、经济与管理、生物科学与技术、林学园艺、信息工程、理学、化学与环境工程、外国语、艺术、医学、中医药等15个教学系（部），开设有38个本科、9个专科专业以及本科民族班、少数民族本科预科班，面向全国招生，现在校生达12500多人，学生修业期满成绩合格，由学院颁发国家统一电子注册的普通高等教育毕业证书和学士学位证书。

科技学院的档案室成立于2011年，原来的档案零散保存在各个科室，2011年档案室成立之后设专职档案管理人员一名，逐渐将各种门类的档案收集到档案室。档案室成立之初沿用举办高校湖北民族学院的“三合一”制度和档案管理系统，2013年根据学校自身的管理现状制订了《湖北民族学院科技学院档案管理办法》（即“三合一”制度），2014年购买了与举办高校一样的南大之星档案管理系统，至此科技学院的档案室逐渐走向规范化、正规化的道路。目前档案室总记录数9074条，案卷数1374条，文件数7671条，文件页数54415页，共装卷（盒）数1609盒，上传附件总数2427个，上传附件总量4.57GB。

三、湖北民族学院科技学院档案管理中存在的问题

1.各归档单位普遍归档意识不强，在各归档部门的传统意识里普遍认为，重要文件存在自己部门里，取用方便，安全放心。

2.学校对档案室硬件投入不够，这也是民办高校普遍存在的问题。

3.各归档部门对档案管理系统接受度不高，对新生事物存在惧怕心理，传统的纸质档案保存相对及时，对电子档案重视不够。大部分数字档案没有及时归入档案室，致使大量数字档案流失，给学校造成了不可逆的损失。应加快档案数字化的进程。

4.对档案的开发利用不够，重视“存”轻视“用”。

四、湖北民族学院科技学院档案管理中存在问题的对策

1.针对归档意识不强的情况，档案室应加大归档宣传的力度，充分认识到应归档的文件是学院的财产，每个人都有按时归档的义务，同时档案部门应积极思考“档案信息工作如何更好地为民办学校服务，为广大教职工服务”[4]，如何利用现代信息技术提高档案利用效率。可将学校的“三合一”制度印制成册，下发到各归档部门，使“三合一”制度成为大家工作中的手册，并在QQ群、微信群中广泛宣传，以组织趣味问答、图画等方式提高大家的学习热情，工作中哪些文件需要归档一目了然，提高归档积极性和主动性。

2.关于硬件投入不够的问题，学校应加大对档案的投入，按照《高等学校档案管理办法》的要求，设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。“档案管理必須站在信息技术前沿，把握人民群众需求的新变化，努力提高科学化水平”[5]。

3.学校领导要提高对档案信息化管理工作的重视程度，将档案信息化管理纳入部门年度考核目标当中，每个科室设置一名兼职档案管理人员，由档案室组织对其进行档案管理系统的培训和业务指导，使大家逐渐养成利用档案管理系统归档的工作习惯。由文书部门归档既可提高归档效率又可提高归档质量，实现随办随归档的时实归档状态，同时也可节约档案管理资源，降低档案管理人员的工作强度。因目前档案室只有一名专业档案管理人员，实现了文书部门归档后可使大量的归档任务分散到各部门，使档案管理人员可以有更多的时间做档案编研工作。加快档案数字化的建设，档案数字化也是为了更好地保护纸质档案。

4.转变观念，明确“存”是为了更好的“用”，加强档案资源建设，大力开发档案的潜在作用，做好统计、编制汇编和档案编研工作。制定适合民办高校特色的“三合一”制度。倾向于民办高校特色档案的建设，如学校董事会档案、学生档案、科研档案、教师档案等。

五、结语

总之，档案信息化是未来民办高校的发展方向，“三合一”制度是民办高校广泛采用的归档制度，民办高校应利用现代化的信息技术手段，不断完善现行的“三合一”制度，为民办高校的发展壮大提供详实完整的档案支持，使民办高校越办越好，成为与国家公办高校同重的人才培养园地。

参考文献：

[1]朱青梅.民办高校档案“双套制”管理模式的价值探索与路径选择[J].内蒙古农业大学报，2008，（5）.

[2]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：317.

[3]陈智为，邓绍兴，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2008：234.

[4]高强.信息化——拓展民办高校档案管理的关键[J].兰台世界，2009，（9）.

[5]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011，（1）.