某妇产科医院内部审计信息化建设的实践与探索

吴 越 鲍舒静 李梦斐 陈晓军

随着信息技术的高速发展和计算机技术的普遍应用，会计信息、业务信息等的记录、处理、传递和储存等发生了根本性的变化[1-2]。计算机取代了传统的账簿及相关文字记录，财务报表的输出、会计的处理也由计算机集中完成，改变了传统审计方式面临的账打不开、修改数据查不到、审计工作费时费力等局面[3]。传统审计对判断和经验的依赖较大，容易造成审计质量无法保证，审计风险大等问题[4-5]。目前，美国已经普遍实行了信息化审计，政府审计机构和大型会计师事务所可以把自己的计算机终端连接到互联网，经过授权，审计人员在自己的终端上就可调取被审计单位的有关资料进行审计，实现了审计动态监控。上世纪90年代，我国各级审计机关投入了大量的人力和物力开展审计信息化方面的研发，并取得初步成功。但是真正在实际审计工作中的使用却很少，在医疗机构中，使用审计信息系统开展审计工作还没有得到广泛推广[6]。医疗系统是一个高速运转、高度竞争的行业。对于蓬勃发展的医疗行业来说，信息化成为发展的必然趋势[7-8]。

信息技术作为推动国民经济与社会发展的基础性资源和战略性生产要素，在经济发展和国家安全方面发挥着越来越重要的作用，审计信息化是经济电子化的重要组成部分。审计信息化能增强审计在计算机环境下的查错纠弊能力，更好地发挥审计监督职能，特别在提高审计工作效率、质量等方面有决定性的意义[5，9]。如何应对信息化的发展，推动医院内部审计的信息化建设，成为医院审计工作者关注的问题。本研究通过探索财务软件与HIS系统的结合运用，提高审计能力，以期医院内部审计信息化建设提供有益借鉴。

1 医院基本情况

复旦大学附属妇产科医院(以下简称妇产科医院)，是沪上首家妇孺医院，由美国人Margaret Williamson于1884年捐资创办，多次被评为上海市文明单位。妇产科医院亚专科齐全，学科发展平衡，人才梯队完善，是集医疗、教学、 科研于一体的全国知名的三级甲等专科医院。2009年起杨浦院区投入使用。两院区总占地面积65亩，建筑面积84 600余平方米，核定床位820张。医院医疗技术力量雄厚，拥有在职正高职称专家59名，副高职称专家118名，博导27人、硕导37人。年门诊量近162万人次，住院病人6.6万人次，门诊量、住院病人手术数均为上海妇产科专科医院之首。近年来，医院高度重视信息化建设，不断促进信息系统的建设与完善，提高医院信息化管理水平，促进医院管理的系统化、科学化。

2 医院财务系统与HIS系统

妇产科医院审计科于2012年试点用友审易单机版软件，通过软件实现了内控调查、审计预警、科目分析、抽样、趋势分析、指标分析等等。通过软件快速抽取财务数据库中的凭证信息，通过审计软件自动计算功能，导出余额表及对会计报表进行核对。通过设置财务风险监控点，第一时间找出存在疑问的会计分录，及时发现问题，大幅提高了审计工作效率。

医疗信息系统(Hospital Information System)，简称HIS系统，是医疗管理和医疗活动中进行信息管理和联机操作的计算机应用系统[10]。妇产科医院的HIS系统是覆盖医院所有业务和业务全过程的信息管理系统，是利用电子计算机和通讯设备，为医院所属各部门提供病人诊疗信息和行政管理信息的收集、存储、处理、提取和数据交换的能力并满足授权用户的功能需求的平台。立成通用财务软件是妇产科医院院内部审计使用的软件，它具有严密的内部控制和极高的容错性，ODBC开放式接口，使帐务与其他系统数据共享，采用标准的数据结构 TXT文件, 作为双方读写的中间过渡文件，采用立体化、多层次的会计科目体系和多媒体帮助系统。

3 财务系统与HIS系统在审计中的结合应用

本研究采用2013年9月—12月的门诊和住院收入的9 976条收入明细账样本进行测试。选择流程复杂，数据量大，传统手工无法有效应对的审计样本，通过计算机审计进行对照，充分利用医院HIS系统，结合修改后的审计软件，针对不同审计对象，研究审计信息化对提高审计效率、质量、风险防控等方面的作用。

首先，通过财务软件进行数据采集，数据库收集完成后，用有效的方法验证账本报表数据是否正确、完整，勾稽计算汇总是否准确无误。再利用财务软件中EXCEL表格的转换功能，把取得的数据内容调整为一定格式，并按照审计需求进行再加工，筛选会计资料，建立审计数据中间表备查。

之后，通过建立的审计数据中间表(即EXCEL模式的表格)，利用软件的功能从不同的分类项目中筛选出需要核对的内容，以每月为一阶段，总共分为4个阶段，每阶段又分为门诊和住院两个部分，再与医院的HIS系统计算出的结果进行逐一比对，确定审计疑点列为重点审计对象，分析其数据再进行进一步的追踪和取证。

通过财务系统和医院HIS系统的结合，解决了大量手工审计耗时耗力的问题。据统计，1位工作人员对250条收入数据进行逐条手工审计需要花费1天的时间，那么这9 976条数据就需要花费40天。而如果利用这种信息化手段进行审计，1位工作人员1天就可以对1 250条收入数据进行审计，速度是手工审计的5倍，那么处理这9 976条数据则只需要花费8天就可以完成。同时也避免了手工查账时存在的数据断链情况的发生，在审计过程中能够迅速地把握审计对象的会计信息，将可疑点确定为审计重点，引导审计方向。

此外，该操作通过信息化审计手段直接对审计对象的财务和业务数据进行采集分析，可以发现普通手工审计中难以发现的问题。以2013年第四季度为例，经过数据比对发现财务系统与医院HIS之间存在量化差异。在这4个月的数据中，财务录入差错出现了7次；HIS数据处理差错出现了1次；信息科测试导致的差错出现了3次，手工退单导致的差错出现了4次。利用上述信息化的审计方法，可以简化大数据中寻找小概率事件的审计任务，并快速把握审计对象的会计信息质量，运用信息化手段确定审计重点、引导审计方向。通过信息化审计直接对审计对象财务和业务电子数据进行采集分析，发现普通手工审计难以发现的问题。审计信息化操作流程见图1。

图1 审计信息化操作流程

4 财务系统与HIS系统的结合在医院内部审计中的优势与展望

4.1 促进审计信息化的发展

随着医院的不断发展，医院的经济流动、项目合作、科研发展、临床诊治等各方面的数据将会体现出流动性快、数据量大等特点。HIS系统作为一个强大的数据公共平台，对于医院内部很多的技术发展到了至关重要的作用。这其中就包括了审计信息化，审计信息化是审计在原有基础上，进一步通过计算机应用对会计信息的分析和处理，超越了以往仅仅是数据核对的概念，真正通过这些数据和信息对医院的各项经济效益进行风险防控[11]。因此，HIS系统与审计信息化是相辅相成的存在。

4.2 变革传统审计工作方式

审计信息化使审计从计算机外围审计转变为计算机内在处理，而HIS系统则更好地使审计信息化的优势突显出来，这主要体现在以下两个方面：①可以同一时间处理更多的会计信息，减少工作流程。以往的审计大多依赖人力劳动，降低了工作的效率。在HIS系统这个大数据集成的平台下，审计通过信息化可以一次性获得大量的数据。甚至同时可以对不同时间段，不同数据的比对和分析[12]。②医院的高效管理不仅仅体现在经济管理，风险管控也是很重要的一部分。随着医院管理层对于审计要求的提高和审计项目的增多，审计工作也比以前更复杂。就一个项目而言，相较于以前的传统审计只能从一个点切入进行审计，信息化的审计可以让你从一个面了解项目的全部，更快地把握审计重点，制定审计计划[13]。

4.3 为新审计模式的探索创造条件

4.3.1 结合HIS系统的动态审计 随着医院经济项目的越来越多样化，基建，科研等耗时长，流程复杂的项目越来越多。建立在传统手工审计基础上的审计已经无法全面有效地对这些项目进行审计。新形势下，信息化的动态审计是对新的审计工作模式的探索。基本动态审计是建立在审计信息化的前提下对一个项目实施事前、事中、事后、全方位、全过程的审计。为医院在提高项目质量，降低耗用成本，甚至在风险管控上起到了一个监督的作用[14]。

4.3.2 结合HIS系统的追踪审计 目前，医院的审计工作都还处于基础阶段。特别是面对一些金额比较大，内容比较复杂的项目往往都是事后的静态审计。基础追踪审计，就是对一个项目的全过程审计。一个项目的成立往往是伴随着大量的信息和数据，传统的审计无法进行全面有效的监督和控制。HIS系统的发展为审计初级阶段的信息收集和整合提供的很大的帮助，避免了以往通过人力来收集数据的耗时耗力。HIS系统对于信息和数据的集成和整合，使我们可以在最短时间内获取所需要的信息和资料，也为之后的全面审计打下了良好的基础。

5 结论

通过将财务软件与HIS系统的结合运用，提高了审计工作效率，使操作更为简单。通过一定的计算关系式、SQL语句，便可借助于计算机的计算功能审核财务数据的真实、合规性。同时审计人员只需要按照需求，修改适当选项，就可以对电子数据进行全方位、多角度的透视分析。

充分利用现有软件资源，结合医院HIS系统，实现审计软件与HIS系统无缝连接，利用系统提供的操作权限控制功能，在各审计环节设置质量控制点，实行实时监控，从而有利于审计责任的跟踪调查，使审计监督更加实时有效。

医院审计信息化的建设还处在初级阶段。结合HIS系统，审计的信息化建设正日益成熟与多元化。HIS系统对于数据的处理和分享会冲击传统审计只看到一个点而无法统揽一条线或是一个面的弊端，使审计能站在更高的平台了解一个经济项目流程。同时HIS系统大大增强原有数据的流动性和整合性，使得审计可以通过数字这一直观经济效益表现，更好地了解审计的切入点[15]。通过财务软件与HIS系统相结合，将更加充分发挥审计在医院管理中的风险管控和监督的职能。