浅谈水电工程项目档案管理中存在的问题

杨健萍

【摘 要】水电工程档案能够如实反映水电工程建设管理的全过程，是水电工程建设周期中各项计划、决策的重要凭证和原始依据，对于水利工程安全运行并充分发挥效益具有重要意义，另外，水电工程档案管理还是一项系统化的工作，在水电工程管理中占据重要地位，加强对项目档案管理研究，对提高项目管理水平具有重要意义。

【关键词】水电工程项目；档案管理；问题；对策

新能源开发和利用，使水利工程建设进入了快速发展时期，不同规模的水电工程项目投入建设。项目档案管理作为水电工程管理的重要内容，既是水电工程建设的记录，也是项目投产后运行、维护、改建、扩建及维权的重要依据，直接关系到工程竣工验收和达标投产。但是，在水利工程项目档案管理过程中，还存在一些问题，为此，文章将以项目档案管理的重要性为切入点，对水电工程项目当前管理中存在的问题进行分析，并提出具体的应对措施。

一、水电工程项目档案管理工作的重要性

（一）项目档案是工程建设的过程记录

项目档案主要是由工程建设各个参建方整体和出具的，贯穿工程建设全过程，是工程质量评定、事故分析、维权索赔、验收考核、日常管理、日后运行维护的重要参考依据。项目档案是工程建设的真实依据，具有一定的法律效力，其客观上记录了工程建设过程中的各项工作、文件材料、来往信函、签字盖章及声音图像等，为工程项目建设提供了参考，一切工程问题都可以通过项目档案寻找其真实的答案。

（二）项目档案是工程建设的关键环节

项目档案是一个静态的概念，而档案管理则是一个动态的过程，其不是单独、孤立的行为，是工程管理中的重要环节。换句话说，从工程质量控制角度出发，其主要表现为施工组织和现场质量控制。影响质量控制的主要因素有人、材料、机械、方法和环境等五大方面，而这些方面的资料收集、编制都在项目档案范围之内，所以，工程质量控制的五大因素离不开项目档案管理。

（三）项目档案是工程建设的质量反映

工程质量是否符合设计文件和合同规定，应该从其适用性、耐久性、安全性、可靠性等方面进行考证。项目档案是工程竣工验收的重要内容和依据，直接反映工程质量。从深层次意义讲，当前进行隐蔽工程验收过程中，这部分工程竣工后看不到、摸不着，难以检测，只能根据其被掩盖前的照片、录像、图纸及各种现场记录进行评价，而工程项目档案资料的作用不可替代。

（四）项目档案是建设水平的提升手段

项目档案管理在行政上体现强制性，与行政职能相融合，其既是竣工审查的关键环节，也是行政执法检查的内容。加强项目档案管理能够大大提高工程建设质量，其将完成记录工程建设全过程，通过档案资料能够进一步研究和总结工程管理成果。同时，加强项目档案管理工作，建立真实、完整、系统的档案资料，能够更好地服务于项目建设，营造和谐的工程建设环境。

总而言之，项目档案对于工程建设来说具有重要意义，相关单位要做好档案管理工作，并保证档案资料的真实性，为工程管理提供依据。

二、水电工程项目档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识淡薄投入不足

水电工程档案管理是一项专业性较强的工作，参建方要给予高度重视，但是，有些单位领导忽视了水电工程档案管理的重要性，在水电工程实施阶段，很少问津工程档案管理工作，有些单位为了节省人工费开支，不愿配备专业的档案管理人员，认为档案管理就是整理文件，不用指派专人进行管理。由于重视程度不足，导致档案管理人员疏忽大意，平时不注重工程档案资料的整理和归类，直到工程项目建设后期，工作人员才开始着手进行档案资料收集、整理工作，导致档案资料复印件多、原件少。另外，由于投入不足，设备落后，特种载体档案严重缺失。这样的管理方法既影响档案工作质量，又不能及时有效的将资料归档，影响工程管理效果。

（二）管理机制不健全

水电工程具有规模大、专业性强、人员流动性大等特点，因此，赋予了档案管理复杂性的特点。再加上水电工程建设参建单位较多，主要为施工单位、监理单位、设计单位和建设单位，各个相互独立又相互联系，在档案管理过程中，如果管理制度不完善，责任划分不明确，没有有效约束档案管理工作，档案资料的完整性、准确性、真实性难以得到保障，甚至还会出现档案丢失的情况，无人承擔责任，影响档案管理水平。

（三）缺乏高素质的档案管理人员

当前，工程项目档案资料管理人员大多是临时调配、没有经过专业培训的人员，缺乏专业的档案管理知识，不熟悉也不了解水电工程档案，且身兼数职，档案收集、整理、分编工作不规范。而且水电工程档案管理人员流动性大、资料交接不规范，部分工作人员缺乏爱岗敬业精神，对深入收集和整理工作视而不见，导致档案资料长期堆压、更有甚者，在工程竣工验收前几天，临时“抱佛脚”，甚至采取写回忆录、资料作假等极不负责的手段对工程资料进行突击整理，致使档案管理水平较差，也给日后的工程维护带来很大影响。

三、解决水电工程项目档案管理问题的对策

（一）加大投入力度实现现代化管理

当前，知识和信息时代来临，信息成为重要的战略资源，档案作为工程信息的重要组成部分，能够为工程管理提供重要依据。现在化的方案管理将成为必然趋势，因此，建筑企业要加大投入，增加新设备，在保管、翻拍、复印和装订等方面实现现代化，做到咨询业务智能化，实现档案资料的数据化管理和网络化报送、传递，可满足水电工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水电工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的档案服务，充分做到资源共享，不断提高水利档案管理和利用的水平。

（二）建立健全档案管理制度

水电站档案管理工作要想有计划、高标准的开展，建立健全档案管理制度是首要工作。建设单位在水电工程项目开展前，就要以国家及水电行业档案管理规定为基础，并根据水电项目实际实施情况，制定科学、合理的档案管理制度，明确和落实各个参建单位档案管理职责，规范化参建单位档案管理工作。各设计单位、监理单位、施工单位要根据本单位的工作性质和实际情况，也要按照国家和行业主管部门的有关规范、标准，制定一套完整的管理制度，并严格贯彻执行，按高标准做好基础资料管理，避免材料不规范、文件遗失等现象发生。

（三）加强档案队伍建设提升人员综合素质

各参建单位要加强对档案管理工作的重视，配备专业的档案管理人员，并保证档案管理人员相对稳定。为了提高档案管理人员的综合素质，要定期对其进行培训，使档案管理人员系统化的掌握档案管理相关知识，并要求持证上岗，保证工程项目档案资料的真实性和可靠性。各施工单位还要让技术人员了解相关档案管理工作或介入到档案管理工作中，并对其进行相应的档案知识培训，让技术人员注重资料的管理，做好施工资料管理。

四、结束语

项目档案管理对水电工程建设来说具有关键作用，在档案资料管理过程中，要严格执行行业标准、法律法规等，保证档案资料的真实性和准确性，提高档案资料管理水平。当前，我国社会发展速度较快，虽然档案管理工作没有发生实质性的变化，但是由于各种新技术以及新方法的应用导致项目档案管理工作更加复杂与繁琐，因此，要想做好工程项目档案管理就要加大投入力度，实现现代化管理，建立健全档案管理制度，约束档案管理工作，加强档案队伍建设，提升人员综合素质。

【参考文献】

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