文书档案管理中存在的问题与对策研究

张鹤

【摘 要】文书档案管理是档案管理中十分重要的组成部分，文书档案管理是一个单位档案管理水平衡量的重要指标，文书档案管理的水平直接影响到档案管理资料的完整性，文书档案管理对档案管理工作具有十分重要的意义。

【关键词】文书档案管理；存在问题；解决对策

文书档案管理的水平能够直接反应单位档案管理的水平，随着社会的不断发展和科学技术的不断进步，信息化、现代化的档案管理已经逐渐替代了传统档案管理的方式，也影响着文书档案管理工作的进行，文书档案管理工作在现代单位中的作用越来越大，但在文书档案管理中还存在着一些问题。

一、文书档案管理中存在的问题

（一）文书档案管理工作没有给予足够的重视

文书档案管理工作对整体的档案管理工作具有十分重要的意义，文书档案是一个企业或者单位的极为重要的文件，关系到企业部门或单位的长远发展和日常经营，但很多事业单位都还没认识到这一点，对文书档案管理工作不够重视，很多部门都没有做好档案的相关工作，档案管理中存在着一些不规范的问题，从一般的企业部门或者事业单位来看，档号、档案标题都普遍存在着填写问题，目录方面也不够科学规范，相关的档案管理制度也不够健全，这些问题导致了文书档案管理效率的低下，是档案内容问题时常方式的根本原因，由于对档案管理工作的不够重视，在社会的不断发展中，也没有及时的跟上时代发展的步伐，很多的事业单位并没有及时更新文书档案管理方面的思想，仍然采取传统的文化档案管理方式，无法做到管理模式以及管理方式的更新，使得文书档案管理工作逐渐落后实际发展情况，使得整个档案管理工作的效率过低。

（二）文书档案管理工作人员素质问题

每个部门的职能的体现都需要工作人员去进行操作，工作人员素质的高低直接影响到文书档案管理工作的质量，但从现在的事业单位来看，虽然文书档案工作人员大都具备专业的职业证书，但真正掌握文书档案管理知识的人却不是很多，很多人都都缺乏对专业文书管理知识的学习，这些人虽然对文书档案管理工作有初步的认识，但由于专业知识的缺失，使得他们在工作中很难满足社会发展的需求，对文书档案管理的理念做不到及时的更新，跟不上现代化档案管理发展的步伐，这就导致了单位档案管理水平难以得到有效的提高。现代计算机网络技术的发展，利用计算机对档案管理工作现代化的建设是文书档案管理管理工作发展的必然趋势，很多工作人员以往都是通过手工整理的方式对文书档案进行整合和管理，在现代化档案管理技术的应用上和软件的操作还存在着一些不娴熟的问题，档案管理工作人员的专业知识已经对软件的操作培训工作还需要加强。

（三）文书档案管理工作和档案管理工作的衔接存在问题

文书档案管理工作的水平高低会直接对单位档案管理工作的水平产生直接的影响，两者直接存在着必然的联系又有着不同的区别，因此两者之间在工作衔接是要做好相互配合的工作，才能让档案管理工作水平不断的上升，提升档案管理工作的效率，但现在很多单位在实际的工作中并没有将两者很好的结合起来，而是采用了分开管理的方式，分开管理的方式虽然能够很好的区分各自的工作内容，但是却由此拉开了档案管理工作与文书档案管理工作之间的距离，使得两者之间衔接存在的一些问题，不能做到高效实时的工作交接，大大的降低了档案管理工作的工作效率。

二、文化档案管理改进对策研究

文书档案管理工作对企业是单位的长远发展来说，具有极其关键的作用，因此，必须要对文书档案管理工作展开深入的研究，努力的提升文书档案管理工的效率与质量。

（一）提高重视，健全文书档案管理制度

一个企业或者单位的发展与领导者的决策是不可分割的，想让文书档案管理工作效率得到有效的提升，领导决策者的重视尤为重要，认识的转变是提高管理能力的思想基础和保证，只有思想上给予文书档案管理工作的高度重视，才能够保证文书档案管理工作的有效进行，首先领导者要引起足够的重视，立足于时代的发展，同时充分的考虑企业或单位的自身情况，建立起相关的管理体制，再制定相关的规章制度去进行管理，帮助文书档案管理工作走向正确的发展道理。没有规矩，不成方圆，制度是一个组织内大家都需要共同准守的行为规范，有了相关的规章制度，就可以为员工提供一个做事标准，按照规章制度的引导，让文书档案管理工作规范有序的进行，从而提法文书档案管理的总体水平和工作效率。

（二）提升员工素质

企业或者单位的人才是改善和发展企业或者单位的关键所在，文书档案管理工作的工作人员也要提升自己的专业素质，信息技术的发展给文书档案管理工作带来新的发展机遇，也给相关的从业人员提出了更高的要求，文书档案管理员工要及时的对新知识新理念进行学习，主动的去学习计算机信息技术以及现代管理方面的知识，掌握运用计算机信息技术的运用，努力的让自己成为管理型，技术性的复合人才。企业单位也要积极的对工作人员进行相关知识技能的培训，不断的为员工补充现代化的管理知识以及创新理念，为员工和企业或单位的共同发展打下坚实的基础。

（三）做好文书档案管理与档案管理工作的衔接

文书档案管理工作的质量是直接影响到档案管理工作的质量的，所以在实际的工作中，保证文书档案管理工作的质量，实现科学有效的档案管理是提升文书档案质量的重要基础，对文书档案管理工作做到足够的认识，使之规范化。加强文书档案管理工作与档案管理工作之间的协调与沟通，切实做好两者之间的衔接工作。

（四）做好文书档案的基础工作，调整文书档案的结构和内容

文书档案的物质基础和前提条件是资料的收集、鉴定以及保管和统计工作。因而，工作人员除了要善于收集单位和上下级之间的各种有用的文件和资料之外，还需要善于收集和整理单位在活动中形成的生动的能够有效的反应细节的档案资料，并认真的进行整合，对其进行综合的分析、筛选、研究和整理，促进档案信息功能的发挥，不断的丰富档案的资源，明确不同时期的单位的工作重点和任务，以服務全单位和单位大局来开展文书档案工作，从而形成服务大局的强大合力。文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。

三、总结

综上所述，文书档案管理工作是各个企业或单位都不可缺少的重要工作，然而文书档案管理工作是一项系统性的工程，提升文书档案管理的工作水平与工作效率需要单位领导和从业人员的共同努力，坚持做好文书档案管理的基本工作，一次来促进档案管理工作水平的提高。在文书档案管理工作进行的同时，要加强对文书档案管理工作的重任，深刻的认识到它的重要性，加大文书档案管理规章制度的完善力度，并曲面的提升员工的综合素质，真正的提高文书档案的有效利用，推动企业或单位更好更快的发展。

【参考文献】

[1]赵琳. 文书档案管理中存在的问题及对策研究[J]. 办公室业务，2013（13）：110+117.

[2]朱埕瑶. 浅析文书档案管理中存在的问题和对策[J]. 办公室业务，2017（16）：133.