浅析ERP系统环境下的企业内部控制

2018-07-14刘盈

中国集体经济 2018年2期

刘盈

摘要：随着时代科技的进步，许多企业从传统企业管理过渡到适应现代市场发展的企业内部管理。企业内部管理含有5大重要要素——内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督。基于这5项要素作为企业内部管理标准与发展前提，目前，企业有推行将ERP系统运用到企业内部管理当中，使得企业内部管理有了更加宽广、更多方向的发展道路。只是目前ERP系统还处于起始发展阶段，在应用过程中产生不少企业管理、信息系统问题，如何解决问题的发生、改善ERP环境下企业内部管理质量、提升企业内部管理效率等就是本文所讨论的方向。

关键词：ERP系统；企业内部控制；信息系统

许多企业为了在这样竞争强烈的经济社会下生存下来，不得不选择千变万化的手段，维持企业稳定发展，稳中求胜。ERP系统环境下的企業内部管理，就是现代企业正在尝试且发展的一种企业管理、运营方式。ERP系统建立在信息技术发展的基础之上，如何结合ERP系统，从而改善企业内部控制方式、管理结构等，都是需要深入探讨与研究的重要问题。

一、ERP系统概述

企业资源计划的英文简称就是ERP（Enterprise Resource Planning）。以信息技术作为建立基础，再结合信息系统管理思想，帮助企业发展计划制定以及企业工作实施作出决定性的计算与规划，使得企业管理更加规范化、正式化、效率化。MRP（物料需求计划）是ERP形成的前身，ERP拥有MRP的基本理念与基础管理模式，但相较之下，ERP更加完善，功能更加丰富，其主要管理理念是供应链形式的管理模式。与传统企业管理模式不同的是，ERP通过优化每一层供应链、每一个环节来筛选资源，保证企业资源都是优秀的，节约了物力人力资源，使得企业管理，企业运营更加的有效率。ERP系统可以通过信息技术与网络技术的结合，将企业各部门各成分联系起来，从客户、供应商、销售等各个环节进行针对性的管理，最后将各个环节整合起来，形成完整的产业链，推动企业正向持续的发展下去。企业的ERP系统能力更成为评判一个企业是否具有足够的核心竞争力的标准。

二、ERP 与企业内部控制之间的关系

企业内部控制简称企业内控，针对财务、人力、物资、企业操作流程进行深度监管的企业制度，以求达到企业可持续发展、正确经营、连续有序运营等目标。企业内控围绕5项主要的影响因素（内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督），对企业、企业员工、企业经营实行实时、真实、准确、有效的监控与督促。

企业内部控制与ERP之间存在许多共同点，使得两者之间存在许多联系。两者之间虽关系复杂，但对于结果目标的要求是相同的，二者共同目标是实现企业高效率的持续发展，提高企业核心竞争力，使得企业具有持续发展的能力。虽然二者操作模式不同，但其根本目的是相通的。ERP与企业内部管理都可以将企业分类成一个个单独的小部分，然后在对各个部分逐一进行管理，可以使管理者工作更具逻辑、更加方便。无论是ERP系统还是企业内部管理，如果单独只有一方进行管理工作，却达不到所预想的要求，虽然可以系统对各部分进行笼统的管理，却达不到全面性，其中还存在许多漏洞，使得企业管理无法高效率的完成，所以二者需要共同作用，共同制约，弥补彼此在企业管理中的不足。二者作为企业的管理系统，制定程序流程使企业管理、企业运营更有效果、更有效率，所以无论是ERP还是企业内部控制，也都更重视流程程序的设计，将各级工作、操作都制定为更具逻辑性的操作环节，是企业管理、监督工作都更加有条理的进行下去，使得企业能够按照系统指定的流程，规范工作方式并达到持续发展的目的。ERP系统与内部控制都对信息与沟通有着高度的敏感性，通过对各项成功或者失败的案例来分析，ERP系统与内部控制都必须对信息的摄取和与外界的沟通有着高度的重视。信息的及时获取，可以使企业根据外界的改变做出反应，跟上时代的脚步，不会被时代所淘汰，多沟通可以使企业拥有更多的可能性，与外界与各领域交流经验与技术，也是成长进步的一部分。评价作为ERP与内部控制实施最终获得的结果，却不仅仅是一项结果，可以通过评论反思ERP系统与内部控制在执行过程中是否存在漏洞。

ERP系统与企业内部控制本就是互相影响、互相制约的良好关系，ERP系统既是企业颞部控制重要的操作工具，又是其实施计划工作的承载体。在企业内部控制的条件前提下，ERP能够更加精确地制定设计从程序流程，在内部控制的标准制约下，可以快速的进行操作实践。

三、ERP系统环境下的企业内部控制策略

（一）明确差异，确立 ERP 系统内部控制体系建立所需要的内部控制框架

ERP系统下的企业内部控制较传统内部控制系统增加了IT控制项目，与原有的管理控制与会计控制相结合，快速有效地推动企业经济财务管理工作。只是IT控制本身就存在着巨大的风险，如何避免IT控制给企业带来巨大的隐患，这就不需要制定并建立起严格的内部控制框架，获得更适应企业发展的ERP系统企业内部控制方法。建立正确规范的框架一定要制定严格规范的员工、工作制度，并通过ERP系统的优势制定准确有效的工作流程，且安排相应的严格的监督系统，监督每一阶段的工作质量与工作进度。

（二）在已确定的内部控制框架内对具体的内部控制方案进行细化设计

在已经建立起的内部控制框架下具体的制定详细的内控方案，将一项庞大的方案细化到一个个细小可操作的单项内部控制任务。一般制定内部控制方案使用的设计方法有部门设计、按项目设计还有按流程设计，而目前指定的内部控制方案是在ERP系统环境之下制定的，所以一般使用按流程设计的方式来制定单项内控方案。在企业自身程序执行基础较好的情况下使用ERP系统建立起按流程设计出来的单项内控方案。以不同的角度制定不同的流程及方案，按照员工、业务工作项目等将项目进行分类，向每一个部门、指定的员工分配相应且能够高效完成的任务，并设定相应的业绩指标，以便对员工、部门进行较为准确的评论。项目被细化为一项项细小的任务后，就可以高效率的推动工作，使管理人员能够及时掌握工作信息。

（三）重视与开发商充分沟通

ERP系统是随着应用企业的变化而变化的，并不是一项固定不变的系统模式。然而无论系统与企业如何变化，与开发商沟通这一点是无法被改变的，特别是在一些失败的企业案例中，尤其能够发现ERP系统脱离与开发商沟通，一定是造成企业失败的一项重大原因。不仅仅需要与开发商进行产品、技术、销售模式的交流，更要开展更大的研究方向、未来发展的积极沟通，并开展与用户、管理层、员工执行层的基层交流，从中获取大众对企业的意见与信息反馈，快速认识到企业自身的短板，及时制定改善方案，反思自身问题，正面自身问题，使得企业在ERP系统中进化改变成一个更适应社会发展的企业个体。

（四）从重点模块入手，逐步扩展完成整个 ERP 内部控制系统的融入

ERP系统中的内部控制系统已经将一项项庞大的任务细化为一个个任务和模块，但整个ERP系统依然是一个庞大的整体，企业管理者一个具备敏感的企业内部控制工作经验，在流程化的ERP内部控制工作流程中，快速发现并标记重点模块，将重要的模块先个个击破，使工作流程形成一个大致的轮廓，再来细化工作，完善不足，使得企业内部控制工作在一个成熟完善的ERP系统环境中快速完成。

五、结论

ERP系统是目前建立起较传统内部控制系统更加完善、更加高效的系统执行模式，然而ERP系统毕竟是一个刚刚出世的一项新兴系统形式，在工作的过程当中难免产生许多对企业造成影响的巨大风险，如何解决，如何规避，是目前企业管理者都面临的巨大挑战，然而这种挑战也是一种积极的动力，使企业在总结经验的过程当中拥有更强大的企业竞争能力，使企业可以面对这样庞大的经济市场，仍旧发展自身的可能性。