建筑工程档案资料管理中的问题及解决措施

宫臣

摘 要：随着经济的不断发展，社会在不断的进步，在工程整体项目中，建筑工程档案资料管理起到了非常重要的作用，为竣工后的验收工作、改扩建工作、工程检查等提供详细的资料。改革开放以来，我国的建筑行业发展迅猛，企业的规模也在不断的壮大，工程相关技术资料保存也得到了广泛的关注。因此，建立起完善的工程档案管理制度可以有效的帮助企业对工程的质量进行有效的监管，也是做好工程竣工后相关工作的重要保证。

关键词：建筑工程；档案资料管理；问题；处理措施

1 建筑工程档案管理的重要意义

1.1建筑工程资料建筑工程的真实记录

工程内部的资料是贯穿施工整个过程的真实记录，工程施工过程的每一步都会对内业资料产生重要的影响，因此，必须要收集起来才能全面的了解工程的进程。建筑工程施工的过程中需要做的工作有很多，所以，必须要掌握更多的内业资料。只有根据这些材料并与工程现场进行比较，才可以更好的了解施工队伍的具体流程。在工程竣工之后，必须要进行验收工作，同时，真实有效的进行记录。除了对相关的数据进行记录之外，还可以通过照片和录像等影响资料来反应工程的进度。

1.2工程档案资料为工程信息的查询提供相应的依据

工程档案资料为工程信息的查询提供了重要的参考依据，通过查找工程档案资料，项目负责人可以做到有据可依，而不仅仅是凭借记忆来控制整个工程。

1.3工程档案资料可以成为将来的工程施工起到借鉴的作用

建筑工程档案资料可以对过去工程中采用的技术和采取的措施以及反馈信息等进行记录，这就为以后的工程施工提供了很多的借鉴和参考。比如，工程资料当中的“竣工报告”和“施工小结”等总结的部分，会提供有关的工程数据资料信息和其中的优点、缺陷等等，借鉴和学习这些档案资料可以为以后的工程管理工作提供很多的依据和信息，进而大大提高施工的效率和质量。

2 工程档案资料管理存在的问题

2.1收集整理滞后

企业的工程档案资料管理意识薄弱，档案工作并没有引起各部门的重视，各部门经常不能主动上交相关的工程档案资料。档案资料管理人员往往有一定的档案资料管理的专业知识，但缺乏对项目过程的了解；而项目部门工作人员虽然有很强的项目管理经验，但是对于档案资料的管理缺乏必要的档案资料管理意识。档案资料管理人员与部门工作人员之间缺乏及时有效的沟通机制，从而使得企业档案资料管理工作难以顺利进行。

2.2记录内容失真

有的随意填写检查数据，认为数据只要不超过规定的标准范围就可以了。比如某企业的一个项目，进行循到冰管自测时，测量误差基本上都在0mm到3mm之中，可是管道周长允许误差11mm，施工单位不知是担心自测不准还是不自信，便将资料数据改成偏差7mm，结果乙方监理人员验收发现数据有误，马上停止验收，后经复测发现工程并没有问题。数据精准是决定工程档案资料是否具有使用价值的重要因素，施工中形成的档案资料，必须如实、精确的反映工程各个环节的实际情况，工程档案资料的管理要避免含糊不清、随意编造数据。

2.3项目残缺不全

工程档案不同于一般档案，工程项目具有周期长、流程长的特点，所以工程资料必定存在多样性和复杂性的特点。工程档案资料管理要求用严格的科学态度和专业的管理水平对工程资料进行动态控制和有序管理，根据工程的先后进展过程及施工流程，对项目过程中产生的各项资料进行全面收集、编制整理，并做好核对工作，为其归档做好充分准备，实现全面、系统、真实地展现工程项目施工过程的技术水平和质量状况。漏项缺件违背了全面系统的管理原则，给工程建设后期的各项工作造成诸多不便。由于工程档案资料管理存在以上方面的问题，所以必须从实际出发，提出解决工程档案资料管理问题的策略，为工程档案资料的管理工作提供参考作用，保证工程建设更好发展。

3 提高建筑工程档案资料管理的措施

3.1完善档案管理制度

首先，在进行工程档案资料管理工作时，政府的相关部门应建立起科学有效的管理制度和管理法规，这些制度法规还应具有一定的实操性，适合在建筑企业中运行，帮助企业提升工程档案资料管理工作的能力；其次，应建立健全工程档案资料管理工作的相关管理制度，使制度更适合市场经济的发展，更加科学化、规范化。最后，建筑工程档案资料管理人员应重视建筑工程中的每个施工环节，做好相关的管理工作，保证档案资料管理的有效性。因此，在工程进行前工程档案资料管理人员应对施工现场进行实际的勘察，做好科学合理的档案资料管理工作的计划。在工程完工后更要做好档案资料管理工作，对工程中所搜集到的相关资料进行整理和分析，并做好存档工作。

3.2重视管理人员的培训

首先，建筑施工企业要想保证档案资料管理工作的质量，就需要对相关的管理人员进行相关的培训工作，保证其可以熟练的掌握档案资料管理工作的流程。培训结束后还应做好考核工作，只有考核达到标准的人员才可以进行档案资料管理工作；其次，要想保证档案资料管理工作的合理化，应对档案资料管理人员进行关于档案资料管理工作具体流程、实际操作步骤的培训，保证档案资料管理工作的内容与施工内容一致；最后，政府职能部门也应定期组织建筑企业的档案资料管理人员进行培训、参观、学习，向其发布最新的管理理念，将其融入到企业现有的档案管理工作中，更好的提升档案资料管理工作的质量。同时各企业也应积极参与到培训活动中，将学习成果转化为企业发展的动力，提升企业在市场中的竞争力，促进企业的良性发展。

3.3增强资料编制的专业性和质量

一是，在进行工程档案管理工作时，应进行专业的培训工作增强相关管理人员的管理水平，这样既可以保证在所收集的资料的质量，也可以在出现专业性较强的资料时可以及时理解；二是，制定规范的资料搜集流程，保证资料的来源，确保资料的准确性、完整性、有效性和实用性；三是，在对相关资料进行编制时，应保证其编制的格式统一，保证编制的质量。

参考文献

[1] 杨丽娜.建设工程檔案管理与工程质量的关系及管理要点[J].企业改革与管理，2016（21）：20+23.

[2] 龚志军.市政工程档案采集与管理中存在的问题[J].中国管理信息化，2015，18（14）：207-208.