大数据时代背景下的档案管理分析

姜昶鑫

大数据是一种基于互联网信息科技的从多个渠道搜集而来的庞大数据组，它具有实时性。习近平总书记在中共中央政治局第二次集体学习时强调：“大数据发展日新月异，我们应该审时度势、精心谋划、超前布局、力争主动，推动实施国家大数据战略，加快完善数字基础设施，将数字中国的建设更好地服务于我国经济社会发展和人民生活改善。”将档案管理融入大数据时代之中，对于档案管理的发展有着重要意义，基于此，下面对大数据时代背景下的档案管理进行了分析。

一、大数据对档案管理产生的影响

（一）提升了档案保存质量

在大数据时代之前，传统的档案管理是以纸质形式进行保管，这种保管方式相对于大数据时代的硬盘、云盘等保管形式来说风险比较大。传统的纸质档案在受到火灾、水灾等意外情况时会在一定程度上受到永久性的缺失或损坏。尤其是对于一些比较重要的档案，比如不动产档案，由于档案中记载的不动产所有人的所有权限可能几十年才会更换一次，因此在长时间的保存过程中很容易因为潮湿等情况造成字迹的模糊或纸质老化现象，影响到档案的查阅。而大数据时代则改为了基于大数据平台上的云盘、硬盘等储蓄方式，这些方式有效提升了档案的保存质量，延长了档案保存时间。

（二）提高了档案管理工作效率

传统的档案管理是依靠人力对档案资料进行整理和归纳，一旦档案资料在一定时间内未能进行归纳整理，造成大量的堆积，那么档案管理工作将会变得非常耗时耗力，在一定程度上增加了档案管理成本。而在大数据时代下，档案是记载于数据平台上的，通过信息技术的应用可以高效地处理相关的信息数据，且这样整理出来的数据出错率非常小，大大提高了档案管理工作效率。

（三）降低了档案管理成本

随着社会经济的不断发展，房地产业在最近几年的热度一直未减，而关于不动产档案管理数据量也在不断地增加。由于档案袋需要将相关信息资料进行长时间的保管，因此对于纸张质量的要求比较高，且大量的档案占用了大量的存放空间，这加大了档案管理成本。通过大数据可以对档案以数据的形式进行保存和处理，在节省存放空间的同时可以减少档案纸张的使用，降低了档案管理成本。

二、大数据时代背景下档案管理面临的问题

（一）档案管理标准化程度比较低

档案管理是一项非常复杂和细致的工作。大数据时代虽然简化了档案管理工作，优化了档案管理中的整理、保存、查询等相关工作，但其中涉及到的管理问题并没有得到彻底解决。目前，在各单位和机构中仍然普遍存在着档案管理标准化程度较低的情况，比如不同的基层单位中存在着不同的档案管理模式和风格，甚至是同一单位中的不同部门也未能有一个统一的档案管理标准。这就造成了档案管理部门在工作过程中出现了储存不完整的档案数据和管理水平低下等问题，各部门和单位无法协调一致，档案还可能出现重复建设的现象，这应该是大数据时代档案革新中需要注重的一点。

（二）档案信息安全保护意识不足

在大数据时代背景下，档案管理正在逐渐完成由纸质档案向数据档案的转换。档案管理可以在大数据信息技术的帮助下将信息集中化，这在一定程度上提高了档案管理的工作效率，但与此同时出现的是档案信息安全保护意识不足的问题。就目前情况来看，关于公民信息泄露的事件在媒体报导中时有出现，究其原因就是档案信息安全保护意识不足，除开企业内部人员所为之外，档案信息也可能会被黑客所获得，由此出现的档案信息外泄或信息违规修改等问题对社会安全造成了危害。

（三）档案管理人员综合素质较弱

目前，档案管理工作由于是一个“闲差”常常不受到人们的青睐，大部分单位的档案管理工作岗位仍然使用的是从前的管理人员，这些管理者年龄偏大，对于新事物的接受能力相对于年轻人来说比较弱。因此，对于大数据时代背景下的档案管理来说，大部分档案工作人员已经难以满足相关要求。大部分档案数据处理均需要有熟练的计算机操作能力，如果档案管理人员技术不达标，反而会降低档案管理效率，这就会出现虽然有许多便利功能，但无法在档案管理中获得充分有效利用的境况。

三、大数据时代背景下档案管理的对策

（一）建立健全档案管理工作制度

档案管理工作制度必须要立足于实际情况来进行制定，体现出合理性和科学性。对于档案管理来说，最需要的就是便于收录、储存和调阅查询。因此工作制度必须要方便实用、简便易行、可操作性强，从而充分发挥制度中的指导和规范作用。此外，该制度要能够同时对领导和职工的行为形成约束，要约束领导切实地执行相关制度，严格做到赏罚分明，对档案管理工作认真负责的人要予以奖励，对于存在疏漏的工作予以惩罚，体现出制度的权威性。

（二）树立档案管理工作安全意识

大数据时代在为档案管理带来众多便利的同时，也为档案管理带来数据安全性的问题。数据档案的保存不同于纸质档案，虽然各种灾害可能无法毁坏到相关信息，但是如果沒有做好防火墙或相应的保存措施，仍然可能会使信息丢失或损坏。因此，必须要注意到安全性的保障工作，档案管理人员一定要树立安全意识，在日常工作中避免使用储存的档案的计算机做一些与档案管理工作无关的事情，以防止档案储存的计算机受到病毒感染。另外相关政府部门也要针对这种情况，出台相关的档案管理规范和工作细则。

（三）加强档案管理人员培养力度

无论是传统的档案管理或是数据档案管理，都必须要依靠人来进行操作。数据档案管理对档案管理人员的个人能力提出了更高的要求，因此必须要加强对档案管理人员的培养力度。针对原有的档案管理老员工，首先要从思想上对他们进行观念的革新，其次还需要聘请专家通过开展培训会、讲座等方式对档案管理人员的技能水平进行提升。另外，在培养原有档案管理人员时，要注重为档案管理内部注入新鲜血液，吸引更多年轻人加入档案管理行业，充实档案管理领域人才。

四、结语

在大数据时代背景下，档案管理工作同时面临着挑战和机遇，档案管理工作要想乘着“大数据”这阵东风发展起来，就必须要充分利用现有的大数据和信息化技术，对传统档案管理工作进行不断地调整、革新，树立一个新的发展方向，充分发挥档案管理工作的作用，为国家的发展作出贡献。

（作者单位：北戴河区广播电视台）