探讨如何加强印章管理

罗有聪

（中国人民银行肇庆市中心支行，广东 肇庆 526000）

印章是机关或单位行政管理中行使职权落实的主要凭证，象征机关或单位的权力和职能的标志，具有一定的权威性，这种权威性来自机关或单位及其领导人的法定性。一份文件，一经盖上机关或单位和领导人的印章，就表示已经受到该机关或单位的认可并正式生效，就会产生法律的效力，如没有盖印章的行文，很难取信于人，因而不能产生法律效力，所以印章的管理工作应该得到高度的重视，因此，加强和规范印章管理具有重要的意义，在长期印章管理实践工作中，本文从印章的作用、保管与使用及失效印章的管理开展探讨。

一、印章的作用

（一）印章在使用过程中具有标志的作用

机关或单位及个人的印章是权力的象征和职能的标志，任何一个机关或单位的印章，都要标明这个机关或单位的法定全称，代表该机关或单位的正式署名，让人一眼就能看出该机关或单位的性质、级别和职权范围。用印，是这个机关或单位及个人的合法性标志。

（二）印章在使用过程中具有权威的作用

印章象征着机关或单位和个人的权力。由于各级机关或单位都要依法按照一定的审批程序而成立，具有法定的地位，机关或单位的领导人都要经过法定程序产生，担任一定的职务，具有法人代表资格，具有一定的权威。因此，印章代表该机关或单位及领导人的职责权力的象征。

（三）印章在使用的过程中具有证明、凭证的作用

所有文件、合同、各种文凭证据以及各种证明要使人们真正相信它具有效力，就必须加盖印章，加盖印章是表明这个机关或单位对此负有责任，也象征着这个机关或单位的合法性、权威性，人们才会相信它的效力，不盖印章，就很难取信于人，因此就不能产生法律效力。

二、印章的保管与使用

（一）保管使用印章是管理的重要环节

要确保印章安全有序，就要严格落实印章保管和使用制度，机关或单位的印章都应指定专人负责保管，合规使用，印章保管人必须是诚实可靠、忠于职守、认真负责、原则性强的员工，印章必须存放在安全的专用保险柜内保管，应做到随用随取随锁。不得委托他人代盖章，不得擅自将印章携带出保管室以外使用，要严格执行双人保管的原则，实行AB角负责制，保管人因故需临时委托他人保管和使用印章时，要严格履行交接登记手续，防止印章被滥用或盗用，因人事变动或其它原因调离工作岗位，要办理印章移交手续，要填写《印章移交登记表》，注明移交时间、移交人、接收人、监交人和印章（印模）图样等信息。平时要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印清晰。中途离开办公室和下班后要关好门窗，严防印章遗失、丢失和被盗，因发生失职、渎职行为造成严重后果的，要按照规定追究有关人员的责任。

（二）严格执行用印审批和登记手续，确保用印安全

使用印章要办理必要的审批程序，必须有本机关或单位的负责人或被授权的其他责任人签批方可使用，并按规定填写《使用印章审批表》和《用印登记簿》，登记内容包括日期、部门、用途、审批人、经办人等。印章保管人要做好用章审批材料的登记和收集工作，并不定期进行整理，装订成册，以作为印章使用登记的原始凭证归档保存，便于日后查验。盖印时应在落款日期的中间偏上位置，上不压正文，下要骑年盖月，压住年、月、日中间四至七个字，且要盖得端正、清晰、美观、严防错盖、漏盖，严禁在空白证书和各类空白凭证加盖印章。与其他单位联合发文套印的，必须凭主办单位出具套印介绍信，凭《联合发文表》经领导审批会签后，由会办科（部）室主管负责人和办公室主任签批，专人监管使用，套印介绍信由印章管理人员登记《外单位主办联合发文用印（印模）登记簿》，以备查验。

三、失效印章的管理

由于机关或单位的改革，名称变更，印章的式样改变或其他原因停止使用，要及时发出印章停用通知。这些失效的印章，曾经发挥过特殊的功能作用，若处置不当，将会引发较严重的后果，甚至造成严重的经济损失，所以我们应该对失效的印章进行规范管理。

第一，收缴失效的印章时，收缴人和上缴人应共同验证印章，确认无误后分别在《印章制发、收缴、销毁登记簿》登记失效印章的全称，并在登记簿上留存印模、图样等信息，注明移交人、停用日期、变更的文号、接收人签名等内容。

第二，有保存价值不能销毁的失效印章，经请示主管领导审批同意，应切角封存保管；或填制失效印章卡片和失效印章一起移交档案室立卷备查。对于重要机关或单位的、具有保存价值的失效印章，要分期妥善保存。对于一般性机关或单位的、保存价值不大或没有保存价值的失效印章，经请示主管领导签字同意后，由本机关或单位指定两名以上人员进行监督销毁（用沙轮磨平），同时在《印章制发、收缴、销毁登记簿》记录销毀情况。所有销毁的失效印章都要留下印模保存起来，以备日后备考；属于领导个人的名章，应该退给本人。

总而言之，加强印章使用和管理工作，进一步提高印章管理规范化水平,印章管理人要加强法律、法规以及有关规章制度的学习，自觉遵守用印的相关制度,所以印章的有效性和安全性应充分引起高度重视，制定规范的印章专用管理流程，建立印章专人管理和安全存放制度和印章专用登记、审核审批制度，确保印章管理和使用的规范化。