信息化背景下企业内部控制方式研究

2018-07-12李炽

中国乡镇企业会计 2018年6期

李炽

一、信息化背景下企业内部控制存在的问题

1.控制环境薄弱。现阶段，大部分企业均重视信息化建设，将信息技术作为提高企业管理效率的重要手段。但是，企业内部控制环境却未引入信息化管理内容，导致内部控制环境建设没有紧跟信息化建设进程。如，企业没有设立专门负责信息管理的部门机构，难以找到信息化管理与内部控制的契合点；企业现行内部控制制度与信息化环境脱节，没有针对信息化建设细化相应的控制内容；企业管理层和员工对信息化环境下的内部控制认识不清，风险防范意识淡薄，部分员工未能掌握信息管理技术。

2.关键活动控制乏力。信息化背景下，为企业经营管理提供了便捷高效的管理手段，但与此同时，也使得企业一些关键活动暴露出内控缺陷。如，企业业务流程不合理，财务部门与其他部门缺乏协同运作，使得财务部门无法及时获取相关信息进行账务处理，经常发生账实不符问题；企业财务部门没有落实系统操作责任制度，使得财务人员在操作系统时未能明确自身权限，易出现财务工作混乱、责任界定不清；企业缺乏对各部门执行预算的动态监控，使得企业预算执行偏差得不到有效控制，弱化了预算对企业资金支出的控制职能。

3.风险管理缺位。企业只是关注信息化建设在提高经营管理效率方面的作用，而没有认清信息化环境对企业经营管理带来的影响，导致企业风险控制出现疏漏。

4.信息沟通不顺畅。在企业大力建设信息系统的背景下，各个管理系统之间缺乏统一的接口标准，导致部分系统不能有效连接，只能满足各个部门的管理需求，难以实现信息在各个系统之间的有效传递。同时，企业信息系统建设只针对内部管理需要，而不重视对外部环境信息的收集整理，难以满足企业战略发展需求。

5.内部监督机制不完善。信息化背景下，给企业内部监督增加了新的工作内容，但是企业却仍然执行以往的监督审核机制，使得企业部分内部控制活动处于监督真空状态。如，企业缺乏对信息系统安全性、稳定性的审计，没有对信息系统内部控制制度的执行情况作出客观评价；企业内部审计部门仍采用传统的审计技术，没有将审计系统模块嵌入到企业信息系统中，导致审计工作效率偏低。

二、信息化背景下企业强化内部控制的实施方式

1.重构内部控制环境。企业应对原有的内部控制环境进行重构，促使内部控制环境与信息化建设相适应，具体措施如下：一是完善治理结构。企业应增设风险管理委员会和信息委员会，由企业董事会直接领导。其中，信息管理委员会要引入既精通信息技术，又懂企业内部控制的复合型人才。二是加强宣传培训力度。企业要通过宣传培训，提高企业全员对信息化环境下内部控制的重视程度，宣传培训包括职业道德教育、信息技术培训、风险意识灌输等内容，提高各部门参与内部控制的积极性。三是完善内部控制制度。企业要将信息标准融入到内部控制制度中，拓展内部控制制度的覆盖范围，使其能够满足信息化环境下的企业经济活动控制要求。

2.加强关键活动控制。企业要加强信息化环境下的关键活动内部控制，具体措施如下：一是优化业务流程。企业应借助于ERP实现财务与业务的协同化运作，并在协同化运作中落实授权审批制度、岗位责任制度、会计工作制度，规范财务处理流程。二是加强财务系统控制。财务部门可利用ERP进行财务活动管理，如应收账款管理、固定资产管理、票据管理等等，企业要明确财务人员对ERP中财务管理模块的操作要求，授予相关人员操作权限。三是加强预算控制。财务人员可通过ERP数据库获取预算信息，对各部门执行预算的情况进行实时监控，快速查找出产生预算执行偏差的原因，并提出纠偏建议。四是加强信息系统控制。企业信息管理部门要定期维护更新信息系统，检测信息系统是否存在运行漏洞，保证信息系统的安全性。

3.加强信息环境风险控制。企业要在原有的风险管理机制中加入信息环境风险控制内容，重视对新问题、新情况的风险控制。一是建立风险评估机制。企业可依托EPR系统，构建异常管理机制，具体而言，就是建立预警系统对风险进行管理，从而达到防患于未然的目的。可在系统内设定一些常见的状况及相应的处理方式，并对预警区间进行划分，在开展风险管理时，通过输入相关的数据及条件，并利用信息技术及模型，对各种风险问题进行识别，并对风险发生后给企业带来的损失进行评估，在定性与定量分析后，给出具有可操作性的处理意见，为企业决策提供参考，由此可降低人为判断失误的几率。二是加强信息系统风险控制。企业可针对不同的用户划分安全级别，并对系统进行定期检查，做好维护和更新工作，确保录入信息的正确性及合法性，任何人员不得越权操作，这样可以使系统安全得到保障。此外，应加强内控制度建设，加大对财务部门的职权控制力度，提高内控效果。

4.建立信息共享机制。信息化背景下，企业应实现信息化战略与经营战略的对接，建立起信息共享机制，加快信息沟通与传递速度。在信息共享机制下，一方面企业可借助信息系统及时获取与经营相关的外部环境信息，包括市场价格、行业政策、竞争对手等方面的信息。如，企业工地服务部门可借助供应链管理系统与客户加强沟通联系，掌握第一手的客户信息，了解客户对产品和服务的需求，并将这些客户需求进行汇总，为企业管理层制定生产策略、管理策略、营销策略提供依据，便于企业以市场为导向不断改进产品和服务。另一方面，企业可借助信息系统实现集成化管理，通过连接财务系统与业务系统，统一数据口径，使财务部门能够及时获取业务信息，进行相关账务处理，并生成电子化会计信息，避免信息失真。同时，财务部门还要将财务信息及时传递给企业决策层，提高财务信息利用的时效性。

5.加强内部审计监督。在信息化的背景下，企业应当加强内部审计监督，具体可从如下几个方面着手：其一，完善监督机制。企业可建立独立董事制度，由独立董事负责对企业内部人员及关联交易进行监督，借此来达到约束高层管理人员的目的。同时，应对监事会加强内部控制的职责进行明确，发挥出其监督和制衡作用，为企业战略目标的实现提供保障。其二，实行信息系统审计。这种审计方式是信息时代的发展要求，审计可分为两个方面，一方面是对系统本身进行审计，其目的是确保系统运行稳定、数据安全、完整，可将审计的重点放在系统的保密性和安全性上。另一方面可利用系统开展相关的审计工作，由此能够使审计的准确度大幅度提升，审计效率也会随之增加。在实际审计中，可利用U盘等设备获取相关信息，通过对信息的分析，找出企业运营中存在的风险，借此来提高内部控制效果。