企业财务会计档案管理问题及对策探讨

刘传科 四川九洲电器集团有限责任公司

所谓的会计档案就是企业在生产经营过程中形成的各种报表、账簿以及会计凭证等，是记录和反映企业经济业务的证据和资料，对财务会计档案进行分析，能够有效了解企业的各项业务情况，对企业的经营决策具有非常重要的影响，而财务会计档案的有效管理，则是保证其有效分析和利用的前提，因此，有必要针对企业财务会计管理方面的内容进行深入的研究。

一、企业财务会计档案管理当中的问题

（一）会计档案整理的标准化不足。通常情况下，会计档案主要由两种形式构成，一是电子形式的资料，包括企业经营活动的相关数据备份等；二是纸质资料，涉及到会计凭证以及会计账单等资料，但很多企业在对这些档案资料进行整理时，往往会将重点放在纸质资料上，对于电子资料却存在收集、整理不到位的现象，导致一些重要的经济数据被忽视，在一定程度上影响了会计档案的完整性，档案资料在数据方面与企业实际的经济活动存在偏差。

（二）各类档案资料管理无法保持同步。企业财务会计档案一般都会分为两份，分别储存在计算机和纸质档案室当中，但在实际管理过程中，却经常会遇到两者之间管理不同步的问题，导致企业经济活动信息混乱，加上企业对于计算机当中的会计信息疏于管理，未能及时做好信息更新工作，甚至存在储存介质损坏导致信息丢失的现象，除此之外，目前会计电算化的相关软件具有较快的更新速度，部分企业对于这些软件的系统及板式未能进行妥善的保管，导致后期档案调阅存在困难的问题较为普遍。

（三）未能对财务会计档案进行充分的利用。对财务会计档案进行管理主要是为了对这些档案资料进行更好的利用，但很多企业却未能对这些财务会计档案进行充分的利用，在生产经营过程中，对于会计档案缺乏分析，并且在对会计档案进行收集时，不能保证财务活动分析、企业合同以及财务报表等资料的全面归档，档案资料存在完整性严重不足的现象，不能准确反映企业的经营状况，而企业也无法通过会计档案的有效利用，对自身经营状况进行客观的分析。

二、企业强化财务会计档案管理的主要对策

（一）对财务会计档案方面的管理制度加以完善。对财务会计档案方面的相关管理制度加以建立，并对其进行不断的完善，能够使财务会计档案缺乏完整性的问题得到有效的解决，而通过制度的完善与落实，能够提升管理人员对于本职工作的重视程度，使各项管理工作的落实获得一定的制度支撑，有利于档案管理工作严谨性的提升，同时也能使企业账目保持清晰。因此，需要落实以下几点：第一，企业应该结合相关法规以及自身章程对档案管理制度进行完善，通过制度来提升档案收集、储存、归档、整理、移交以及查阅的规范性，确保财务会计档案的完整性，在此过程中，需要对会计档案的鉴定以及维护等工作进行重点管理，要根据会计档案的价值对其进行分类整理，并对出现损坏的档案进行及时的修复，而不具备利用价值的档案应该做好定期销毁工作；第二，要对财务会计档案方面的管理团队加强建设，积极引入具有相应计算机操作水平和管理能力的工作人员，使管理团队的整体水平得到有效的提升，使其能够在制度保障下，将专业技能充分的发挥出来，提升档案数据整理和管理的专业化，实现档案的妥善管理；第三，企业领导应该对档案管理工作加强引导，定期对管理工作进行巡查，使管理工作的落实情况得到有效的监督，并帮助管理人员对工作中的难点问题加以解决。

（二）对管理的同步性进行加强。通过会计电算化，能够有效提升会计档案管理的便利性，在具体管理过程中，应该对档案文件及软件系统的共同提升保持重视，要采取有效措施对会计档案的储存和管理进行强化，第一，可以对档案储存介质进行多样化处理，除了磁质介质、纸质介质之外，还要将异地备份工作做好，同时要对网络安全进行强化管理；第二，对电子档案的相关保存措施进行完善，要对磁质档案进行定期的检查和复制，而纸质档案则需要做好防尘、防火、防潮等工作，确保各种储存形式的财务档案具有较高的一致性；第三，要规范电子档案管理，针对电子会计档案建立相应的管理制度，借助光盘进行电子档案的刻录，使档案及数据实体安全得到有效的保证，每年都要对会计档案进行归类整理，对管理人员、档案目录以及归档日期进行详细的记录，并由相关领导及管理人员签字，确保各项管理责任的有效落实。

（三）对财务会计档案进行有效的利用。在企业财务预算完成以后，可以利用现代科技，将会计档案转换成网络信息，将会计档案开放到生产经营各环节，促进管理决策更优化，生产经营高效化。要对会计档案加强开发和利用，对其进行及时的更新，使各项会计信息能够具有较高的时效性，同时要采用服务理念对会计档案管理进行优化，通过强化宣传，对服务内容加以丰富，推动档案利用条件的有效改善，此外，还要在财务会计档案的管理和利用方面加大投入力度，做好档案的跟踪调研工作，使各项信息反馈能够得到及时的收集，通过与企业需求的有效结合落实管理工作，进一步的提升管理效果和利用效果。

结语：综上所述，对财务会计档案加强管理，能够使相关档案信息得到有效的利用，对企业决策及发展具有很大的推动作用，因此，企业一定要对该项工作保持重视，对其进行有效的落实，以此来实现自身的发展目标。