论档案工作在学校后勤管理中的重要性

苏洋

【摘 要】后勤档案管理工作是后勤基础建设不可缺少的重要环节，也是衡量一所学校后勤管理水平的重要标尺之一，所以重视后勤档案的基础性工作，建立后勤档案管理体系，能够为学校教育事业的持续发展提供良好服务。基于此，下文首先对档案工作在学校后勤管理中的重要性进行了分析，然后简单阐述了后勤档案管理工作存在的问题及对策，以供参考。

【关键词】档案工作；学校后勤管理；重要性；问题；对策

后勤档案是后勤活动的直接记录，也是后勤管理、服务、项目建设、后勤经营等活动直接的信息资料来源，而随着学校后勤社会化改革的不断深入，后勤档案管理已经成为了学校后勤建设工作的重要内容。那么，如何使后勤部门所形成的档案不流失，并做到齐全完整归档，以便更好地为教学、科研工作服务是人们关注的问题。

一、档案工作在学校后勤管理中的重要性分析

学校后勤档案既是后勤活动的直接记录，也是实现学校后勤管理科学化的重要依据，下面是对档案工作在学校后勤管理中重要性的几点分析：

（一）是学校后勤事业发展的重要基础

后勤档案见证了学校后勤事业的不断发展与壮大，具有一定的历史价值，并且其是对学校后勤相关工作的过程进行客观、真实、有效地记录，以便为管理人员提供正确决策的依据，为学校各项工作的正常运转提供重要保障。同时，后勤档案工作不仅有利于加强后勤工作的针对性、时效性和连续性，不断提高后勤管理的质量和水平，还有利于指导各项工作的顺利开展，提高工作质量，增强工作效率。

（二）是实现后勤科学化管理的重要手段

由于学校的后勤档案能够真实、准确的记录后勤所做工作和所举办活动的全部过程，并为管理人员在做出正确的决策、科学的管理以及合理的沟通方面提供了重要依据，所以学校后勤档案信息的有效性能够为学校后勤工作的深入发展提供重要的参考价值，有利于指导学校中各项工作的顺利开展，不断改善学校工作人员的工作效率，从而提高学校各项工作的工作质量。此外，只有使学校后勤档案得到有效的管理，才能使学校后勤管理的服务水平得到提升，使学校后勤管理的日常工作得到合理的保证，从而促使学校后勤工作逐步向科学化、合理化、有效化、统一化管理的方向迈进。

（三）是廉政后勤和审计监察的重要佐证

学校后勤工作为学校的发展提供了有力的保障。由于要想维持一所学校的日常教学、科研和生活工作的正常运转，需要大量的资金支持，而学校的后勤工作掌管着钱与物，责任重大，而如果没有后勤有力的保障，一所学校的日常教学、科研和生活工作都很难正常运转，所以说廉政后勤是学校廉政建设的重要部门之一，并且加强对其的档案管理工作也是非常重要的。同时，加强档案管理工作，能够使一些专项资金的使用和维修项目的支出有一定的明细，并且能够做到每一项支出有凭有据，从而为审计检查和廉政后勤提供重要佐证。

二、学校后勤档案管理中存在的问题

（一）档案管理制度缺乏

后勤档案一般被视为办公室内勤兼职工作，其只是为业务部门的内勤人员传递一些相应的文件资料，缺乏各部门员工之间的沟通、互动以及协调，并且往往是突击整理，从而失去了档案管理的意味。同时，由于后勤档案管理制度缺失，很多有关责任部门不知道要如何把后勤日常活动中产生的档案，按照档案工作管理规定要求进行统一归档、集中管理，从而导致档案资料分散在各业务部门及个人手里，资料收集不及时、文件材料残缺不全等问题，并且由于档案管理制度缺乏，从而无法对档案管理工作進行合理的考核与检查，导致档案资料的收集、管理与利用受到了一定的影响，不利于档案管理工作的顺利开展。

（二）档案管理人员的专业技术缺乏

一方面，由于部分学校的档案管理人员没有系统地、科学地学过档案管理专业知识，使其对档案管理业务的各个环节与步骤不是很熟悉，从而对档案管理的质量有着很大的影响；另一方面，由于档案管理人员缺乏对档案管理相关知识的了解，从而使其在管理过程中只会进行一些简单的、相对单一的手工记录，而不会采用先进的、科学的方法，从而导致后勤档案信息化管理不健全，相关设施、设备不够完善，并且管理方法缺少相应技术的支撑，以至于在管理过程中存在档案存放无序、档案资料不完整、档案资料之间存在相互混杂的现象，不仅不利于档案工作的顺利开展，而且要想实现档案信息的数字化还有很大的难度。

三、完善学校后勤档案管理的对策

（一）加强后勤档案机构及队伍建设

在学校的发展过程中，要将后勤档案管理工作列入到日常的管理工作中，并且在档案管理过程中，不仅要建立档案主管部门，还要建立下属部门的网络队伍，并专门指派一人来负责相应的档案管理工作。同时，在档案管理工作中，不仅要搞好综合档案工作，还要协调好各部门之间的分工合作关系，对档案人员的工作职责进行明确，使其全权负责具体指导、检查后勤各部门的建档管理工作。此外，围绕后勤工作重点，有计划、有重点的搞好后勤综合档案的归集工作，及时做好档案网络电子归档和纸质移交归档的双套制工作，对常态管理和动态增补材料管理进行合理处理，并统筹安排好手上事务与档案工作，从而提高档案管理的有效性和时效性，以便为领导决策及学校的整体建设和发展提供快捷、准确的服务，充分发挥后勤档案的利用价值。

（二）提高档案管理人员的业务素质水平

在档案管理工作中，管理人员不仅要具有良好的政治素养，还要具有很强的业务能力素质，从而促进档案管理工作的顺利开展。首先，学校要定期对后勤档案管理人员开展专业培训，不断加强他们对档案管理职业知识的学习，从而使其能够具有扎实的业务基础和过硬的业务能力，不断提高他们的业务水平、管理理念、办公自动化水平，以便为后勤档案管理工作的有序性和完整性提供有力保障；其次，培养管理人员无私奉献的工作精神和认真、严谨的工作态度，使他们树立起高度的事业心与责任感，以便更好地为后勤工作服务，为教学、科研服务。

（三）建立健全档案管理规章制度

首先，根据各部门自身的特点、各类档案形成的规律以及国家的相关规定，制定出一套完整的、科学的、合理的管理制度，从而做到“依法治档”，以便使其成为后勤档案建设的重要保证；其次，建立健全档案工作的组织机构，实行责权明确、层层负责的管理方法，并建立档案接收制度，做好档案鉴定工作，把档案工作纳入有关人员的目标责任制中并进行适当的考核，从而保证档案工作的进一步落实；最后，完善档案工作规范和标准，制定文件材料形成、积累、整理和制度，确定文件材料归档范围、时间和保存期限，并且在建立健全后勤档案工作制度时要注意做到“四同步”，即布置、检查、总结、验收档案工作，从而促进档案管理工作的顺利实施，促进学校后勤档案管理工作不断走上新的台阶。

总而言之，学校后勤服务于学校的教学、科研和行政管理中，并且其对学校师生的工作、学习以及生活的方方面面有着很大的关系，而档案管理工作是学校后勤管理中不可分割的部分，所以努力构建后勤档案管理模式，不断打造学校档案管理的升级版，能够促进学校后勤档案管理工作走上新的台阶。

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