刍议如何做好水电站工程建设项目档案管理工作

粟玲

摘 要：在现有的技术支持下，工程项目档案保存的载体发生着快速的变化，已经由原本单一的纸质档案转变为电子文档、图纸等多种形式并存的档案保存媒介，在新的技术支持下，档案管理的规范性和一致性要求更加严格，工作量和工作规范的要求也更加紧急。本文根据笔者工作实践 ，对如何做好水电站工程建设项目档案管理进行了分析和探讨。

关键词：水电站；工程；建设；项目；档案；管理

1 前言

由于水电站项目工程建设周期长、工序多，因而在项目的长期建设过程中，各个工序和团队项目的相关建设文件会产生比较多的档案存量，特别是一些涉及建设工序的图纸、报表等文件更是影响工程建成验收和之后的投入使用，如果不能形成完整的档案管理体系，水电工程项目的顺利进行就会受到阻碍。可以说，做好档案资料的规范归档，已经成为工程成败的重要因素之一。

2 水电站档案管理现状

一般情况下为将更多人员安排在人员需求量较大的位置， 在各单位的档案管理处都尽可能地削减人数， 水利工程单位也不例外。所以在水利工程的档案管理处的工作人员少之又少， 通常是抽调其他部门的人员去兼管档案的管理工作， 甚至不会对没有档案管理专业知识的人员进行培训， 这会造成档案管理因缺乏科学的排列而混乱不成体系， 从而对后续的查找、审阅以及研究工作增加难度。比如， 工作人员未能将某个工程中的每一个实施阶段的记录档案归类整理， 档案存放也没有清晰的思路及标识， 那么时间久了， 工作人员不能准确记忆每一份资料的放置位置， 要快速且准确的找到该工程记录档案的某个阶段记录， 就会成为难于上青天的任务， 届时， 劳心伤力。另外， 兼管档案管理的人员因为有其他工作在身， 常常感到无暇分身， 这时就会萌生将“不太重要”的档案管理工作暂且搁置的想法， 导致该项工作效率低下。

在过去档案管理的工作之中， 档案的记录一般都是以纸为载体， 所以要管理的一般都是纸质文件， 随着时间的推移， 还有保存环境中各种不利因素对纸质的破坏， 或者是突发事件导致档案容易损坏或者丢失。随着科学技术的发展， 电子计算机已在各行各业得到广泛应用， 我们已经进入了信息化管理时代， 将信息化引入档案管理工作本能够大大提高档案的保存效果及工作效率， 但是由于档案管理者自身对于信息化管理认知不足， 也缺乏与时俱进的工作思想， 囿于传统不愿尝试新方法， 或者是对于计算机的应用不够熟练， 而导致高效便捷的信息化管理档案迟迟不能够落实。

3 水电站工程项目档案管理办法

强化档案管理体系建设，夯实档案管理基础。该水电站工程项目建设过程中，为了加强工程项目管理，在项目组建之初就成立了项目现场管理机构，建立了工程项目档案管理体系，明确了分管领导，归口部门和专职档案人员。随着工程项目的推进，配置了档案管理相应人员设备设施，并及时根据雅砻江公司档案管理界面及权限划分，按照“统一领导、统一制度、统一标准、分级管理”的原则，建立了“一把手”总负责，分管领导主抓，部门主任负责，全员参与的档案管理体制。建立了由业主、设计、监理、施工等单位组成的官地电站工程建设档案业务管理网络，督促各参加单位明确了分管领导和配备了相应的档案专职人员以及相应的设施设备，保证档案管理“无缝衔接”。

发挥业主档案管理主导作用，加强档案管理责任。在合同方面，公司将项目档案的整理移交要求统一纳入到了招标文件、合同文件范本，明确规定各方档案管理职责，为项目档案工作的顺利开展提供了法律依据；在项目管理方面，建立健全了管理局和电厂相结合的内部档案管理网络和由业主、设计、监理、施工等单位组成的官地电站工程建设档案业务管理网络，并将有关档案管理职责列入相关人员的岗位职责，使项目档案管理工作做到了横向到边，纵向到底，实现了项目档案管理上下左右联动，确保了项目档案管理的稳步推进；在具体保证措施方面，为保证档案的完整、准确、系统，在微觀上，对每卷实行了三方会审四检制，承包人自检，监理审核，业主代表复核，档案人员最终确认；宏观上，对整个合同项目的档案也实行了三方会审四检制，以严把项目档案归档质量。

切实落实管控措施，奠定档案管理坚实基础。将档案管理作为业务考核的重要内容，坚持以考核抓落实，以考核倒逼进程，督促监理和承包商制定翔实的归档工作计划，将计划完成情况纳入月度支付考核，不断强化档案的验收，明确了相关工作要求和任务进度，档案规范管理质量。

汇总归纳先进档案管理经验。每个工程项目都有自己独特的档案管理模式，在水电工程项目档案管理中，必须不断借鉴其他工程先进的档案管理经验与在建的项目管理实际相结合，不断完善档案管理的各项制度与实际操作办法。

建立完善的档案管理制度。完善的管理制度是档案的管理工作中举足轻重的要素，如果缺乏完善的档案管理制度，那么难免会出现档案丢失的问题，要么是因为安放系统不完善，管理人员自身找不到某档案的存放处所，要么是没有完整严谨的借还记录，借出查阅过后没有按时归还或者档案有损坏没有及时发现等问题。所以在档案的管理体系中一定要设置完善的管理制度。比如，针对需要借阅的档案设计专门的借阅登记表，以免出现借阅者不按期归还或者归还后管理人员未及时发现损坏，之后找不到责任人的现象发生；还要考虑要求档案管理者每天对档案的相关工作做出总结并将其归纳到个人工作表现的考核当中，这又要求监管者提早做好考核标准的预案，并设置奖励和惩罚相关措施。

提高管理者的专业技能和素质。在如何提高管理者自身的专业技能和素质方面，提高档案管理者专业技能，经常性不定时的组织技能学习及培训，并对培训学习成果进行考核。其次，在学习及培训过后仍然迟迟无法提升自己的管理技能与实践水平者，上级部门可以考虑将其调岗或者做其他安排，对于通过学习培训后不仅提升自身技能还能够举一反三的并落实到工作中的工作人员要予以一定的奖励。再次，建立奖惩分明的激励机制。为了提高工作者的工作积极性，促进工作者主动去寻求专业化的技能学习，可以按照该水电站机制定期组织考核并评选出不但工作表现优异，而且能够对当前工作中存在的问题予以指出和提供有效建议者，监督部门可考虑予以物质奖励与精神表彰。最后，应设立并完善淘汰与晋升机制，给认真负责且业务能力强者进一步的发展空间。档案管理虽然只是一项常规性工作，但是由于水电工程项目建设的特殊性，其涉及的档案资料比较杂乱，需要对档案资料有全面把握的专业档案人才参与管理，必须通过组织相对集中的专业培训，不断提升档案管理人员的专业素养和管理水平。

强化水电工程项目档案管理的顶层设计。由于每个地区的水电工程管理涉及的实际情况不同，因此在工程项目建设初期，必须做好规划的顶层设计，确保项目档案资料的管理能够按照设计方向不断强化管理，提升档案管理水平。

4 结语

水电站工程项目的档案管理对项目建设具有非常重要的意义，档案管理水平的高低在一定程度上可以反映工程建设和使用的真实情况，因此，在新的发展形势下，不断探索完善项目档案管理办法，提高档案管理水平势在必行。

参考文献：

[1] 余弦.云南省现有三个全国建设项目档案管理示范工程比较研究[D].云南大学，2014.

[2] 鲁姣艳.大型水电站工程建设期档案管理技术研究[J].云南水力发电，2013（1）：136～139.