水利水电工程施工过程中的档案管理简述

沙淑梅

摘 要：档案工作作为水电站工程建设与管理的重要组成部分，贯穿于工程建设各个阶段，档案专项验收更是工程竣工验收的重要内容和前置必要条件。在大规模水利建设过程中，应该积极做好在建水电站工程档案收集、整理、归档、保管和利用工作，有效保障工程档案的完整、准确、系统及安全，但是当前的水电站工程档案工作与规范化管理要求相比还有较大差距，存在一些不容忽视的问题，本文根据笔者工作实践，对水电站工程施工过程中的档案管理现状及措施进行了分析和探讨。

关键词：水电站工程；施工过程；档案管理

1 前言

现在的档案管理工作，由于时代的发展有了不同的要求。而且现在的人员越来越多，档案管理工作也越来越繁琐，所以提高档案管理工作，使其向科学化的方向发展是重要的措施。档案管理工作的科学化是我国现在档案工作的首要目标，但是现在的水电站工程档案管理工作存在很多的问题，需要我们解决。

2 水电站工程档案管理中存在的问题

一是对档案工作重视不够。工程档案作为工程建设的重要内容，一些单位对此不够重视，虽然项目法人对工程档案管理工作都有部署、有相关制度，但因疏于管理，不能很好地落实。部分单位只重视工程施工，忽视档案管理，导致档案管理混乱、不规范。一旦项目法人不重视工程档案工作，那么施工单位的具体工作人员对档案工作往往是应付了事，使得整个工程档案管理出现进度滞后、工作混乱、不够规范的状况。二是同步管理的要求落实不到位。实行“档案工作与工程建设同步开展”是水电站工程档案管理工作的基本要求，同步管理的目的就是要在工程建设的全过程中，更好地完成工程档案的收集、整理工作。但很多单位在开展工程进度、质量、安全等检查工作时，没有将档案工作纳入同步检查的范畴，对项目参建单位档案工作监督、检查力度不够；在项目合同签订、工程建设及项目验收等阶段针对“档案工作与工程建设同步开展”缺乏行之有效的保障措施，对档案整理质量及移交等缺乏相应的制约措施，使得部分施工单位在工程建设档案收集、整理以及归档工作方面开展不力，造成文件材料收集不全，影响工程档案归档的完整性。一旦施工单位离场，发现档案有缺漏而再想收集相关文件材料则基本已不可能。三是档案日常收集整理意识不强。部分参建单位档案管理意识淡薄，工程建设过程中疏于文件材料收集和整理，不注重日常积累，而是到项目验收阶段时突击收集和整理，其档案收集整理工作远远滞后于项目建设进度。这样一方面极易造成档案材料的散失，另一方面對档案材料的真实性、准确性缺乏及时鉴定把关，既影响应归档文件材料的完整性，也影响档案材料的形成质量。有的施工单位参建工程建设工期长，施工过程中稍有疏忽，就会发生档案材料遗漏情况；有的施工单位在工程任务完成后即解散，如果档案材料未能及时收集整理，则档案完整性很难保障；有的施工单位在工程建设过程中形成的相关文件材料，由档案员“一支笔”填写，档案质量难以保证。

3 有关工作建议

3.1 增强档案意识，落实工作责任

一是落实项目法人主体责任，进一步强化档案主体责任意识，加强对工程档案工作的领导，在签订项目有关合同协议时要对工程档案的收集、整理和移交、归档工作提出明确要求。二是落实工程档案与工程项目建设的同步管理要求，在研究推进水电站工程建设时，要同步研究布置档案工作；在检查项目进度、安全与施工质量时，要同时检查档案收集、整理情况。三是将工程档案纳入水利部门工程稽察、检查内容，以引起项目法人和参建单位的重视，并对发现的问题进行及时整改；在组织开展水电站工程项目稽察时，增加对工程档案管理相关内容的检查。

3.2 重视人员管理，加强业务监督指导

一是要加强对参建单位档案工作人员的指导监督，明确工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，参建单位档案人员应保持相对固定，并将档案管理工作开展情况列为项目检查与考核的内容。二是要增加档案专业人员或聘请档案专业服务机构开展档案业务指导、分类整理等工作，充分发挥专业人员在水电站工程档案工作方面的知识优势和技术保障作用。三是从水电站工程项目建设程序和工程档案规范化管理两个方面加大档案业务培训力度，要组织参建单位档案人员相互学习，提高各参建单位档案管理人员复合管理能力。

3.3 健全管理制度，强化执行力度

一是工程初期建立健全档案管理制度。项目法人在工程建设之初，根据水电站工程建设项目档案管理相关规定，即组织制定符合本工程项目实际情况的档案管理细则、档案分类方案、文件材料归档范围及保管期限等制度，签订合同时即下发给各参建单位，并要求各参建单位严格执行。在制定档案管理细则、档案分类方案时，各级水利部门的档案部门要主动发挥指导作用。二是建立档案“预立卷”管理制度。项目法人应要求各参建单位在工程建设初期就根据分类方案，将同步收集的各类应归档文件材料进行初步分类，按照文件材料形成的自然规律组卷，并严格按照水利建设项目档案管理标准进行整编，确保案卷质量。三是积极开展工程档案数字化工作。工程档案信息化建设是大势所趋，势在必行。要将传统的档案实体保管转变为档案信息的数字化存储，充分利用计算机和网络技术，做到资源共享，不断提高水电站工程档案的管理和利用水平。

3.4 加强档案验收，严把质量关

一是充分发挥监理单位对施工等其他参建单位档案收集、整理、归档等工作的监督职责。监理单位未予审核签字确认的，档案不得向项目法人移交，项目不得开展验收。二是建立档案“预验收”制度。分部工程、合同工程完工验收前，由项目法人、监理单位档案人员对相应档案进行预验收，重点检查档案材料的完整性、准确性和系统性，档案预验收未通过的不得进行分部工程或合同工程完工验收。三是各级水利部门要严格按规定程序组织工程档案专项验收。依据《水电站工程建设项目档案验收管理办法》，凡档案专项验收不合格的，不得进行工程竣工验收；对有一定问题但已经通过档案专项验收的，要按照专项验收意见的要求，完成相关整改工作后才能申请工程竣工验收。

3.5 提高水利档案人员业务素质

一是强化职业操守。通过开展职业道德讲堂、树推身边先进典型等方式，使之能够静下心、沉住气，守住清贫，耐住寂寞，忍住枯燥，默默耕耘，坚守水利档案工作的基本阵地。二是提升业务素质。通过业务知识技能培训、相关单位交流考察等渠道，走出去、引进来，使基础业务人员能够不断拓展视野，更新知识，补缺素质。三是引进专业人才。吸纳具备档案管理知识和技术的新鲜血液，选调拥有丰富档案管理经验的业务骨干，充实到水利档案基础管理一线岗位。四是动态培养管理。对从业人员进行开放式管理，针对各管理人员的特长注重积极拓展，改变人才管理机制，适时轮岗轮位，如档案管理与业务指导、库房管理与调档利用等岗位交叉，以提升其业务综合素质和技能。

4 结语

综上所述，档案管理工作存在很多的问题，档案管理虽然有很重要的意义，但是档案管理工作的问题会阻碍其进步，档案管理工作的科学化还需要进一步研究，从而做好我国水利档案管理工作。

参考文献：

[1] 水利部办公厅.水电站工程档案管理手册[M].北京：中国水利水电出版社，2001.

[2] 水利部办公厅.水利档案工作指南[M].北京：国防工业出版社，2014.