档案管理现代化探析

张文嘉 张鑫

【摘 要】 随着社会信息化和电子政务的出现，实现档案管理现代化成了历史发展的必然。现代档案管理倡导以系统论为基础，以数学计算为尺度，以计算机数字化为结构体系，进而充分发挥管理人员的积极性和创造性，达到整体动态优化的管理目标。本文明确了档案管理现代化的内容，分析了档案管理现代化中存在的问题，并阐述了具体的解决对策。

【关键词】 档案管理 现代化 分析

档案管理现代化是指在科学的指导思想和实施档案管理制度的前提下，合理有效地运用档案管理的方法和手段，实现智能管理。在档案的形成过程中，做好档案的信息管理是极其重要的，不但可以提高档案的水平，而且也可以改善管理水平。在档案工作过程中，要建立科学合理的档案管理理念，以利于档案工作在实践中逐渐完善。随着档案事业和技术的发展，采取有效措施建立现代档案工作，从而不断提高档案整理技术，达到档案现代化管理的目的。优化作用的形成过程是对档案技术的改进，对档案管理也有一定的保护作用。可见，档案管理现代化是档案馆发展的必然趋势，随之也对档案管理提出了更高的要求。

一、档案管理现代化的内容

1档案信息管理。档案管理信息是指利用信息技术进行档案管理，提高档案工作现代化水平，是新时代档案工作者的核心。管理内容包括档案信息资源建设和档案基础平台建设两个方面，通过信息渠道加强档案信息资源的开发和利用，促进档案信息资源的开发利用，有助于实现档案信息资源共享。

2档案管理的虚拟化。传统的档案管理主要是以纸张为载体，实行手工管理模式。在这种管理模式中，信息和支持是分开的，难以实现信息共享。但在管理过程中需要进行一系列的收集、整理、识别、编目等环节，不但需要大量的时间和人力，而且工作效率不高。实现档案管理现代化和促进虚拟文件管理，主要是利用计算机管理对档案管理的智能化管理模式，这种管理模式在很大程度上节省人力，也提高了工作效率。

3档案管理的数字化。应用摄影技术和数字成像技术为实现数字档案管理提供了有力的支持。所谓数字档案就是通过计算机，扫描等技术手段实现现代电子技术档案的收集。摄影是通过数码相机和光学转换实现高清晰图像的处理。摄影技术和数字成像技术的共同特点都是通过计算机识别、电子文档存储进行收集。实施数字档案馆，有利于实现智能检索，从根本上解决了纸质档案管理中的任何矛盾。特别是缩微胶片技术，通过对图片、图片的文件管理，避免了文字信息的褪色、渗入，能有效地使原貌、图像还原，有利于长期保存和准确再现，有利于推进档案管理的形象化、品位化。

4、档案管理的规范化。档案管理现代化是档案管理规范化的重要内容。档案网络的现代化管理依赖于这一载体。网络具有极大的开放性和安全性，因此需要制定相应的管理标准、数据文件、交换信息传输、信息共享等步骤。遵循详细的规范档案进行管理，档案管理工作只有统一的标准，才能取得良好的效果。

二、是档案管理现代化中存在的问题

1管理人才的缺乏。档案管理现代化首先存在的问题专门人才的缺失。长期以来，我们对档案管理的使用是传统的管理模式，忽视了现代管理人才的培养。在这种情况下少有人才掌握先进的科学技术和管理技能，大部分人还停留在传统的管理阶段，缺乏现代化设备操作技能。

2先进管理设备的缺失。由于对档案管理和资金投入有限，导致档案管理缺乏先进的软件和硬件设备。对于软件档案管理来说，自动化管理对档案管理是有益的。但是大范围的档案现代化开发技术还不成熟，所以对文件和档案提取之间的差异相当分散，很难实现集中管理。

3缺乏有效的管理方法。在一个相对较短的时间内，档案管理现代化还没有形成一套有效的管理方案，所以在无序状态下只能根据自己的理论知识进行摸索，致使档案管理混乱。

三、实现档案管理现代化的建议

1实现标准化建设。档案管理现代化是在合作的基础上建立起来的。信息时代、档案信息共享与网络化都需要和各种档案管理标准的建立现相适应。档案管理标准体系的形成是确保档案管理现代化的有效途径。

2引進先进的设施和设备。档案管理现代化的实施就是引进先进的管理方法。设备档案管理与传统档案管理现代化不同，不要产生对设备和技术的高度依赖性。在这种情况下，档案管理部门需要及时配备相关办公设备，加强现代技术的应用档案管理，有效提高档案管理现代化水平。同时各级政府应加大财政投入，档案管理部门提供更多的资金支持，帮助他们引进先进的技术和设备。

3加快复合型人才的培养。要实现档案管理的现代化，就必须加强对档案管理人员的培养。档案管理人员需用丰富的档案理论知识和实践知识武装自己，用信息素质、综合知识和写作技术丰富自己，进而不断提高档案人员素质。加强档案管理队伍建设，以优秀人才的选拔为起点，培养复合型知识型人才，丰富档案现代化管理。采用多种形式实现全方位的培养，优化档案现代化管理的知识结构，加快档案管理现代化步伐，促进档案事业的健康快速发展。

4科学决策是保证。当前，档案工作的改革与发展已进入全面进步与突破相结合的阶段，如何推进现代化建设的重任，领导权利的协调发挥着重要的作用。因此，要从档案馆的需求出发，不断提高民主行政决策的科学性。从财产权、社会效益和经济效益等多方面进行综合分析，加大档案信息化建设，规范档案建设的考核标准，以提高现代化管理水平。

总之，档案管理的信息化是社会文化发展的有效手段。现在档案管理工作人员也应紧跟时代发展的步伐，学习新的方式来和其他先进的方法，进而推进科学档案管理的规范化。

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