浅析油田企业物料编码优化与管理

范勇兴

物料编码是ERP系统中各种数据和信息最主要的标识和特征，是企业数字化管理的基础；统一、规范的物料编码是实现物资需求标准化、采购标准化的前提。油田物资部门通过管理现状调研、专家评审、可行性及效果分析，积极探索物料编码管理的新途径，为规范提报、科学编制、有效使用奠定了基础，促进了物料编码管理水平的新提升。

一、物料编码管理存在的问题

（一）管理要求与实际应用之间的矛盾日益凸現

随着ERP系统的深入应用，原有物料编码库存在的问题日益显现，标准化、精细化的物资管理要求与实际应用之间的矛盾越发突出，主要表现为：物料描述不准确、不规范，使用时容易产生认识上的歧义，引起沟通上的困难；编码分类标准不统一和信息重复，存在跨大小类、跨部门、一物多码现象，造成管理的混乱；编码长期不使用，标准价偏离当期市场规律，给标准化采购管理带来诸多问题；技术淘汰、不符合安全、环保及相关政策编码的大量存在，给油田的安全供应带来潜在隐患。

（二）新增物料编码提报质量不高

一是新增编码的申请是一项技术性较强的工作，需要提报人员具备一定的专业知识，了解掌握该项物资的相关技术参数、特征量、用途、大类界定等信息。二是没有完善的考核标准和健全的考核机制，造成需求单位提报新增编码随意性较大、填报申请基础资料不全、相同物资重复提报、新增编码不使用、工作效率低下和人为因素影响等现象。

（三）新增编码申请流程冗长、效率低下

物料编码管理涉及业务、管理、信息、质检、财务、支持中心等多个部门，而新增编码申请工作由各业务部门计划人员兼职；一条编码的申请需经过多个业务流转环节及各部门的层层审核，个别审核人员由于缺乏全面、专业的知识，未能有效发挥岗位职责，没有真正起到监督把关作用，导致整个新增编码申请流程冗长、环节复杂、信息不畅、效率低下、过程失控。

二、物料编码优化与管理措施

（一）全面梳理物料编码库

1.对物料编码分类建库。对ERP系统内的全部编码进行遴选，以18个月内是否发料为条件，分别选出非常用物料编码和常用物料编码，做出标识，分别建库；由业务部门对列入非常用库和常用库的编码逐条分拣梳理，提出处理建议。在物料编码梳理过程中，有重点的开展工业标准化提升工作，进一步规范物资品牌、规格型号、价格体系和执行标准等内容。

2.广泛征询使用单位意见。为深入查找问题编码，使编码梳理工作达到预期目的，向油田生产单位发放《问题编码调查统计表》，征询使用单位的意见和建议，重点查找生产常用物资无编码、价格信息不合理、物料描述不准确、跨大、小类编码等问题，使普遍意义的问题针对化、集中化，为解决问题提供方向。

3.专业评审确定最终结果。在油田范围内抽调生产、管理、专业技术人员组成专业评审小组，发挥专业技术优势，对编码初审结果进行综合技术评审，最终确定编制意见和审核结果。

（二）强化新增编码提报及日常考核

1.规范编码提报审核。为提高新增编码提报及时率、准确率和使用率，对需求单位新增编码提报审核程序及附带材料进行了完善和规范，要求二级单位在提报《物料主数据维护申请表》的同时，必须附带能准确反映新增物料编码特征量所需的产品说明书、技术参数、制造工艺、设计图纸等技术文件及书面需求计划。其中，书面需求计划用于掌握新增编码的必要性和可行性，技术文件用于物料主数据管理员审核编码的属性、特征描述及唯一性，确保物料编码提报的准确性和一次通过率。

2.强化日常管理考核。修订完善绩效考核标准，将二级单位新增编码使用率和新增编码日常基础资料管理纳入油田物资系统年度绩效考核范畴，进一步提高二级单位对新增编码管理的重视程度。同时，对新增编码使用率采取“月度通报排序、季度考核公布、年终指标兑现”的考核方式，实行业务部门与二级单位双向考核，促进业务部门与物资需求单位的业务对接和工作协调，强化服务与管理并重的管理模式。

（三）优化新增编码工作流程

现有流程因环节多、流程长、审批程序复杂、信息传递不畅，造成了工作效率低、编码质量差、责任不清，直接影响到了下步采购、供应工作的正常运行。针对现有流程存在的主要问题，从申请发起、材料提交、权限转移、后期维护等方面进行了优化改造，形成了物资编码的闭环管理，强化了部门责任，利于下步的监督、管理、考核和责任追究，达到了提升物料编码综合管理水平的目的。

（四）专人专岗专业化集中管理

针对物料编码管理职能分散、职责不清的问题，从转变管理思路入手，整合内部资源，设置专人专岗，对物料编码实施专业化集中管理，提高了物料编码管理效能。

1.专业岗位设置。针对编码管理职能分散、职责不清的问题，将原来分散在业务、管理、信息等部门的物料编码业务、管理职能整合归并，设立专物料主数据管理岗，集中负责收集、审核、向中国石化代码网站提交新增物料编码申请、编码的下载与维护、组织物料编码评审、属性界定、信息反馈及管理考核等工作。

2.建立专家联合评审机制。对大类归属模糊需界定的新增编码，物料主数据管理岗组织提报单位、业务、质量、技术、管理等部门成立专家组进行专业评审，确认物料属性、物资归类、标准描述、特征量、计量单位等要素，解决因归类标准不统一而造成的跨大、小类重复提报编码的问题。

3.建立编码库日常管理机制。物料主数据管理岗负责定期对编码库进行维护，有计划的开展编码的梳理工作，内容包括物料描述、计量单位、工业标准描述、采购组、MRP控制者、质检属性、评估级别、标准价等属性信息维护；标准价的问题收集；常用编码与非常用编码的系统管理；编码相关问题的组织调研与研讨；评审结果的应用；形成了常态化的日常管理机制。

4.加强基础资料管理。物料主数据管理岗负责建立《新增编码管理台账》，跟踪记录新增编码提报单位、提报人、提报时间、提报资料、完成时间、反馈时间及内容等信息，确保全过程的可追溯性，为新增编码管理考核提供可靠依据，利于前期工作效果的评估和下步工作的持续改进。