浅谈会计电算化对内部控制的影响与对策

郭秀红

【摘要】会计电算化是会计工作的发展趋势，本文主要分析了会计电算化对会计业务内部控制的影响，并提出了在会计电算化下如何完善会计内部控制制度，以确保单位实行会计电算化后，系统能够正常、安全、有效地运行。

【关键词】会计电算化 内部 控制 影响 对策

会计内部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全，确保有关法律法规执行的控制措施与程序，会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式，本文仅对此进行简单的分析。

一、会计电算化对会计内部控制的影响

在计算机会计中，由于会计处理高度集中在计算机内部，其处理高度自动化，而且会计信息主要载体变为磁介质，因此，与手工核算相比内部控制发生了很大变化。

（1）内部控制的形式发生了变化。手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不同，我们通过以下分析了解会计电算化核算下会计内部控制形式的变化。会计电算化工作流程：原始凭证～授权批准～财务审核～对合格凭证进行凭证输入（制单）～电算审核～机系统处理～账表输出。从以上工作流程可以看出，会计电算化后，会计帐务的集中化处理，除原始数据的收集、审核、编码、输入由会计人员操作外，经济业务的记录和加工、会计报表的生成和查询等工作都可以通过计算机完成。因此，手工条件下行之有效的内部牵制制度在电算化条件下己难以发挥其作用。

（2）内部控制的内容发生了改变。电算化会计系统是一个人机交互系统，再加之计算机系统更具隐蔽性，因此，其控制的内容更加复杂。大致可以概括为以下几方面：计算机会计人员的重新分工和新的内部牵制；系统安全控制以及系统开发、系统资料文书化控制；系统的组织和操作管理控制；系统的输入控制、处理控制和输出控制。

（3）内部稽核机制发生变化。实行电算化后，由于会计电算化的工作自动化、控制的程序化，各种手续都由计算机自动处理统一执行，会计工作的分工、岗位职责、权限也发生了变化，许多业务处理程序被大大简化，会计人员无法直接参与和控制，一些内部牵制措施无法执行，其审查、稽核机制被削弱。

（4）内部控制的重点发生了变化。在电算化环境下，除了人这个执行控制的主体外，许多内部控制方法主要通过会计软件来实现。因此，在计算机会计中，控制的重点己不再仅仅是人，而变成了第一，人工处理控制；第二，原始数据进入计算机控制；第三，会计信息输出控制；第四，人机交互处理控制；第五，計算机系统之间连接控制等多方面。

（5）会计信息存储介质、存储方式的改变。在手工会计核算下，会计数据的存储介质是纸介质，会计数据的文字、符号直接记录在纸上，这些纸质原件的数据若被修改，则容易辨别出修改的线索和痕迹。但在电算化系统下如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个崭新重要的问题。

二、电算化下会计内部控制的基本对策

国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错几乎为零，但人为造成出错和舞弊的现象有增无减，而且一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度既是会计电算化信息真实可靠的保证，也有助于防止违法行为的发生。

（1）明确职责分工，加强组织控制。所谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。

（2）加强会计核算控制。会计核算控制内容应包括：原始凭证经过审查，在录入处理前一切经济业务处理必须经过相应的权级审批，简明、准确、完整地填制与录入；会计数据输出必须进行严格审核并签章，无论是静态审核，还是动态审核，都要仔细核对输出的账务凭证与实际发生的经济业务是否一致。

（3）加强操作程序的控制。会计电算化操作应严格遵照会计业务和处理流程进行，会计电算化系统操作管理制度的内容主要是系统使用管理、上机操作规程、帐务处理程序，这些规定是为了保证会计电算化系统安全可靠的运行，保证所有进入会计电算化系统的数据真实、有效。

（4）加强系统安全控制。主要的控制措施包括：明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件；操作人员身份的密码控制；操作人员离开机器时，应执行相应的命令退出会计软件；设置接触与操作的日志控制，各单位应根据本单位的实际情况，设专人保存上机操作记录进行“日志管理”；数据存储和处理相隔离，严格控制系统软件的安装与修改，对系统软件进行定期的预防性检查；工作环境保护则是为了尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行等。

（5）加强会计档案控制。会计档案管理制度应包括以下内容：①实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行；②全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截止至该系统停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有会计信息的磁性（光）介质或其他介质的措施。④科学规定会计档案的有关权限。⑤保证会计档案安全与完整的措施。

（6）加强内部审计。内部审计必须包括以下几个方面：①对会计资料定期进行审计；②审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；③监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；④对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。

总之，电算化是实现会计工作现代化的根本途径，加强会计电算化的内部控制，对于更好地组织会计工作，为单位决策提供准确的会计信息，防止违法违纪现象发生，提高企业的经济效益具有重要意义，必须引起我们的高度重视。

参考文献：

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