国企档案管理路径探析

文/田媛

“陕投集团”为推动档案工作与集团各项事业同步发展，探索了一条管理科学、流程合理、定位准确并行之有效的“四高”管理途径：高起点搭建管理架构，高要求夯实业务基础，高定位推行档案信息化，高标准配备档案设施。这些举措对加快档案信息化换挡升级，促进国有企业持续健康发展具有借鉴指导意义

随着市场经济的持续发展，现代企业经济制度的不断完善，国有企业也随之迅速发展，而以往传统的档案管理模式已不能满足新时期企业的发展需求。因此，进一步优化并创新国企档案管理已呈现必然趋势。本文通过分析当前我国国有企业档案管理存在的问题，以陕西投资集团有限公司（以下简称“陕投集团”）为例，探析了我国国企档案管理的有效路径。

陕投集团作为陕西省首家国有资本投资运营公司，注册资本100亿元，总资产1400多亿元。近年来，在推动陕西经济发展、提升国企社会影响等方面发挥着重要作用。为推动档案管理工作与集团各项事业同步发展，我们在档案管理工作方面做了大量有益的探索，逐渐摸索了一条管理科学、流程合理、定位准确并行之有效的管理途径。

一、提高国企档案管理的重要性认识

国企档案的资料信息由运营、管理以及生产等多个方面汇聚而成，其中详细地记录了企业经营至今的发展历程。随着社会经济环境不断优化，各类新型技术层出不穷，国有企业的档案内容载体也变得更为多样化，这些档案内容除了记录国企以往的所有历史活动，同时也对企业未来的发展提供了有效、科学的参考及指导。

二、国有企业档案管理存在的问题

（一）管理方面

当前我国国有企业处在深化体制机制改革中，档案管理部门的地位有所削减，档案人员流动性大，管理队伍不稳定，基础工作不够牢固，管理不够规范，利用不够广泛。有些企业思想认识不够，认为档案归档案，管理归管理，在实际应用中缺乏应用意识，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去做好档案管理工作。

（二）使用方面

部分国企依旧存在手工归档的情况，容易出现笔迹不一、书写潦草、内容和目录填写不详等一系列问题，降低了档案的参考价值。此外，还有部分国企档案存在重保管轻利用现象，没有充分发挥档案资料为企业经营管理提供服务的作用，出现大量信息资源闲置，工作效率低下等现象。

三、原因分析

（一）档案管理队伍不强

随着国企改革的持续推进，经营管理方式也产生了巨大的转变。许多国企的档案部门遭到削弱，领导不够重视，资金投入较少等现象普遍存在，多数企业没有设置专职档案人员，普遍存在兼职情况，对于档案管理工作系统化、精细化、科学化管理而言仍是杯水车薪。

（二）档案管理人员业务素质不高

当前国有企业中有许多文书岗位兼任档案管理工作，大多没有经过上岗培训和继续教育，系统知识缺乏，创新力不足，综合素质有待提高，无法满足企业发展需要。

（三）档案工作设备设施不足

有些国有企业管理层认为把纸质文件收集整理进行保管，就是档案管理工作的主要内容，没有考虑到数字档案管理对扫描仪、服务器、安全设备等信息处理设备的需求。认为对档案管理设施的投入，没法在短期内得到回报，造成档案信息化管理的后续工作没法开展。

四、改进措施

（一）高起点搭建管理架构

1.建立强有力的档案管理队伍。陕投集团档案实行“统一管理、分级负责、专兼职档案人员结合”的管理模式，由一名班子成员分管档案工作，综合办公室统筹指导，档案室负责档案工作各环节，对集团本部档案统一管理，同时指导下属公司规范档案工作。目前集团系统专职档案人员48人，兼职档案人员154人。管理架构清晰，体系顺畅，人员稳定，结构合理，为提高档案工作管理水平打下良好基础。

2.强化档案管理队伍素质。陕投集团通过“请进来，走出去”等方式，为档案人员提高业务素质创造条件。一是主动邀请档案部门专家现场指导、上门授课；二是每年安排档案人员参加各级档案部门培训，培训率100%；三是从集团系统抽调经验丰富的档案人员，定期驻点到新建项目指导；四是每逢项目档案验收，组织新建项目档案人员参加验收会议，现场学习实践；五是定期组织各单位办公室主任、专兼职档案人员召开座谈会，研讨档案工作；六是通过组织档案知识竞赛、表彰先进等方式，激发档案人员争先创优意识；七是采取多种方式开展《档案法》的宣传，进行档案管理意识教育，提升企业所有员工对档案管理的认识。

3.实施档案工作精细化管理。将集团推行的精细化管理理念融入档案工作，并归纳总结出各个环节的最佳工作方法，实现了档案服务功能的最大化。近年来，陕投集团努力探寻档案工作的新方法、新途径，通过档案精细化管理与实践，带领系统各单位圆满完成了档案目标管理认定等多项工作任务，实现了陕投集团档案工作的跨越式发展，并获得多项荣誉。

（二）高要求夯实业务基础

1.加强建设项目档案管理。建设项目从筹备期开始，陕投集团就明确提出要求，保证档案工作与项目建设同步推进。通过跟踪监管、法规引导、专项验收等多种方式，加强对建设项目档案工作的监督和指导。近年来，集团投产的重大建设项目均通过了档案验收，凉水井煤矿还被国家档案局评为“全国建设项目档案管理示范工程”。

2.开展档案目标管理认证。集团要求所属企业积极开展档案目标管理认证，以目标管理为契机，进一步提高档案管理综合水平。目前，陕投集团系统档案工作通过国家二级认证1家、通过省级AAA认证7家、通过省级AA认证2家。

3.开展人事档案信息化管理。国有企业人事档案为企业选贤任能提供着有力的数据支持，详细记录了企业干部职工的基本信息以及特长、工作业绩、道德品质等方面的内容。因此，完善人事档案管理是企业档案管理工作不可忽视的重要环节。陕投集团积极探索并不断加快人事档案信息化工作，将人事档案信息网络化，使人事档案全面应用现代信息技术，提供快速、高效、优质的档案利用服务，进一步降低了企业成本。

（三）高定位推行档案信息化

2014年集团本部投资建设了数字档案管理系统，与集团协同办公进行对接，对1991年以来永久保存的60万张档案进行数字化加工，录入案卷信息7198条、文件信息55446条，挂接电子文件37615件。系统运行以来，档案查询量已达38142人次，极大地提高了档案的利用率和办公效率，实现了档案信息资源共享。下属企业逐步推广使用了先进的档案管理系统，基本建立档案数据库。其中汇森煤业板块化管理已实现了档案信息联网、资源共享。

（四）高标准配备档案设施

陕投集团要求所属企业在筹备期间必须提供档案保管场所和装具，同时合理规划投产后档案库房的选址，确保库房和档案安全。集团本部及下属企业都建立了综合档案室，严格实行档案库房、阅览和办公“三分开”，配置了齐全、先进的档案保护及现代化管理设施设备，使企业档案的信息安全得到有效保障，避免了病毒入侵导致档案信息泄露的情况发生。如煤田地质公司档案用房总面积达480平方米，实行24小时监控，很好地满足了档案管理和利用需要。

总之，国有企业在很长时间内仍然是我国经济的重要支柱，国有档案是企业发展的无形资产,对于国有企业的生产经营具有重要的参考价值。本文“四高”具有较好的总结指导意义，但“创新”是个长期课题，有待进一步深化探索，以便加快档案信息化换挡升级，促进国有企业持续健康发展。