企业档案管理工作的实践与思考

文/童燕

企业改制给档案工作带来困境也孕育生机，要适应新形势下档案管理工作的新要求，对企业档案管理现状以及存在的问题进行深刻分析，进一步探讨和思考新的管理方法，在工作实践中总结经验，提出合理化建议及解决措施，推进企业档案工作规范化进程，使之更好地为企业的改革发展发挥重要作用

近年来，随着企业体制、管理模式制约以及体制改革等诸多因素影响，企业档案工作发展的现状不容乐观，这就要求我们及时研究解决档案管理工作中遇到的各种问题，切实加强档案管理工作规范化，探索创新企业档案管理机制的新路径。

一、当前企业档案管理现状

笔者所在单位“西安华清科教产业（集团）有限公司”（以下简称集团公司）成立于2002年，是当时收购了按政策性破产企业资产之后重新创建的集房地产开发、教育业、制造业、服务业四大板块经营的一家股份制企业。收购同时组建集团公司“综合档案室”，根据国家相关要求及破产协议内容，按照“基建档案、设备仪器档案随其实体归属”的要求，综合档案室接收了原破产企业下属29家单位的基建、设备类档案5000余卷，并承担着集团公司下属9个职能部门、16家成员单位的企业档案管理工作。迄今为止，企业档案内容涉及党群、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科学研究技术、基本建设、仪器设备、财会、特种载体和实物档案等十余类，库存档案已达到2万余卷。

二、企业档案管理中存在的问题和原因

（一）遗留档案管理不善，给各项工作开展带来了困扰

1.原企业在濒临破产的一段时期内疏于管理、人心涣散，出现了档案后期收集、归档不齐全现象，绝大部分档案处于未整理、散乱状态，如原企业基建档案为集团公司整个科教园区的基础建设开发和重建提供了很大的利用，但是由于以上原因导致的部分基建档案不齐全，基建图纸少页、漏页及图纸破损等情况给建设工程带来了一定程度的不便。这些类似问题导致综合档案室在接手后档案工作一度无法顺利开展，给后期档案整理工作带来了一定困难。

2.集团公司接手后转换经营体制，原企业的设备类档案利用率较低。只有制造业四家成员单位还在使用原有的部分设备，其余大部分设备或变卖、报废已不复存在，但是档案还有留存，并且备份档案和重复档案存在，这些无用档案占用资源，亟待认真核对后整理销毁。

3.档案观念落后，管理方式陈旧。接收的遗留档案采取的是传统的人工记录、纸质记录的档案管理手段，实行手工检索，对后期的档案整理及开发利用工作带来很多不便，管理水平相对落后。

（二）综合档案室初期管理工作存在的问题

1.集团公司成立初期，领导主要精力都用在了对新公司的基础建设及新项目开发建设上，对档案管理工作重视度不够，导致档案管理方面投入较少，出现档案设施不齐全、保管条件和保管手段落后的情况，同时也影响了档案管理工作人员的工作态度和工作效率。

2.集团公司管理人员对本单位档案构成缺乏足够的认识，档案管理职责不清，对档案工作流程不熟悉，无企业档案规章制度的约束，也缺乏档案工作标准，不知道如何开展新企业的档案管理工作。

3.综合档案室保管条件差，安全隐患大。综合档案室选址地点较偏僻、交通不便，库房阴暗潮湿，房屋陈旧、线路老化，容易引发火灾；很多亟待整理的档案与其它杂物堆放在一起，没有任何保护措施，存在发生虫害、霉变、褪变乃至失盗的重大安全隐患，档案的完整与安全面临着严重威胁。

4.档案管理人员水平参差不齐，素质普遍偏低。集团公司的档案管理人员都不是档案专业出身，学历偏低，且岗位变动频繁，缺乏档案业务知识和操作技能，管理混乱，业务工作基础薄弱，工作意识淡薄，同时还滋生了工作人员的懒惰思想和不作为情况的发生，难以胜任档案工作。

三、思考新的管理方法，加强并实施企业档案工作的措施

（一）引起领导重视，完善档案工作体制

领导重视是做好企业档案工作的重要保证。集团公司领导高度重视档案管理工作，将档案工作纳入集团公司的工作责任目标考核之中，明确档案工作分管领导，成立了档案工作领导小组，定期召开档案工作会议，及时纠正和解决档案工作中存在的各项问题；档案室工作人员在日常管理工作中多次向领导汇报当前档案工作进展情况，使领导对档案工作的进展了如指掌，以实际行动取得领导的信任和支持。

集团公司综合档案室集中统一管理集团公司党群、行政、经营管理等十余类档案。机构专门设专职档案管理员3名，各职能部门、成员单位均为档案立卷部门并确定一名或数名兼职档案员负责本单位资料的收集、整理、归档工作，综合档案室负责对集团公司所有档案工作实行统筹规划和组织协调，充分发挥综合档案室的监督、指导作用，加强对立卷部门的业务指导，定期督促检查。

（二）建立健全规章制度，强化制约机制

建立健全规章制度是档案管理工作的一项重要内容，集团公司综合档案室参照《档案法》及相关规定，结合实际制定出一套符合本企业特点的档案管理体系，建立健全集团公司档案管理制度，如《档案立卷归档制度》《档案查借阅制度》等，后期将根据实际情况不断充实并完善相关内容。

建立健全档案工作岗位责任制，对各级岗位职责进行合理分工，结合每年的工作任务、工作目标、职责权限和应遵守的各项纪律作出明确规定，将其列入年度目标考核内容，促使档案管理人员能够积极主动、遵章守纪地做好档案管理工作。

（三）强化宣传教育，明确企业档案的重要性

集团公司通过制作档案宣传栏、荣誉展、《档案法》知识竞赛等一系列创新形式的宣传教育活动，积极强化档案宣传，加强档案工作指导，从而提高全集团公司干部职工对企业档案重要性的认识。

（四）针对遗留档案，建立合理保管机制并实现利用最大化

对原企业遗留档案，综合档案室建立了良好的管理机制，设专人专项负责，按照档案新标准进行严格管理，实行集中统一保管。对之前已整理好的遗留档案按照保存价值、保管期限等进行分类保管，以期实现其利用最大化；对于未整理、散乱状态的遗留档案进一步细化，按照档案工作基本流程进行整理，在整理过程中剔除无用档案，鉴定销毁到期档案，节省库房空间，对还有利用价值的档案、图纸破损严重的积极采取防护措施，达到减少档案的自然损坏、延长利用之目的。

（五）加强企业档案工作需求分析，规范化管理，提高档案质量

在工作实践中，发掘和做好档案工作需求分析，针对不同单位具体状况进行分析研究，根据国家档案局10号令要求编制和完善了《集团公司各类档案分类编号类目设置方法》及《集团公司各类档案归档范围及保管期限表》，使档案归档工作有据可依，提高了案卷归档质量，保证档案资源收集齐全、管理规范。

（六）创新企业档案管理模式，逐步实现档案现代化信息管理

集团公司档案工作人员通过借鉴外来经验和自身专业技术，利用现代化管理手段研究档案管理软件，探索建立电子档案的新途径，开发出《华清集团公司综合档案信息管理系统》，及时录入新数据，适时更新信息，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化。与此同时，还不断加强档案数字化工作的安全保密管理，积极开展重要档案备份保管，档案存储介质及时进行检验和认证，确保档案长期可用、绝对安全。

（七）加强档案室基础建设，建立完善档案安全应急管理机制

结合集团公司实际情况，按照档案室建设标准要求对档案室工作场所进行升级改造，做到“办公室、查借阅室、库房”三分开，把档案室列入重点保护范围，认真落实“十防”措施，加强档案保管保护专用设施、设备的维护、更新和升级工作，建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度，制定应急预案，注重搞好应急演练，确保档案安全受到危害时能得到优先抢救和妥善处置，使损失降到最低限度。

（八）加强档案管理人员队伍建设，强化培训，提高管理服务水平

集团公司平时注重强化各个阶段档案管理人员的培训工作，在不断加强档案人员自身素质的同时，还要求加强档案专业理论知识和业务技能培训。企业领导也提高了对稳定档案队伍重要性的认识，配备必要的合格的档案管理人员，科学设置职务、职称，调动管理人员工作积极性，鼓励档案管理人员终身从事档案管理工作，以保证档案管理工作的相对稳定。

企业档案的发展是一个综合性的过程，在实践的过程中，取得企业领导的关心与重视，加大企业档案管理工作的宣传力度，营造档案管理工作的良好氛围，努力优化档案工作人员的知识结构及业务技能，提高档案工作人员素质，结合实际强化企业档案管理制度建设和规范化管理，提高档案工作的规范化水平，始终把为企业服务放在企业档案工作的突出位置，从而适应新形势下档案管理工作的新要求，使之更好地为企业的改革发展发挥重要的作用。