精细化管理在医院档案管理中的应用分析

文/朱晓伟

医院档案精细化管理模式是把医院档案管理工作中的每个环节细化分解，将精细化管理思想融入医院档案管理工作中，以达到档案管理功能的最大化应用，提高医院病案的利用效率，促进医院整体运营水平提高

随着我国医疗水平以及现代医学技术的不断发展，传统的档案管理方式已经不能满足现代管理需求。创新改革医院档案管理制度已经慢慢成为提升医院档案管理水平以及工作效率的重要途径。医院档案精细化管理模式是把医院档案管理工作中的每个环节细化分解，将精细化管理思想融入到医院档案管理工作中，以达到档案管理功能的最大化应用。传统医院档案管理只重视管理模式和制度，不重视总体服务与人员分配管理，并且在精细化档案管理的总体规划和实施中存在着一些缺陷和不尽如人意的地方。本文通过分析档案精细化管理工作现状，对精细化管理模式、思想及制度进行归纳总结，旨在将医院档案管理信息化、自动化，将精细化管理应用在医院档案管理当中，利用精细化管理模式帮助医院档案进行细致化管理，提高医院病案的利用效率，缓解医患关系，促进医院整体运营水平提高。

一、精细化管理模式内容和特点

精细化管理是企业管理中最常用的一种管理模式，根据企业日常管理与运行中各个部门的管理内容，对工作职责进行细化分配，使企业整体管理工作科学化、系统化和专业化。精细化管理模式首先将管理规则进行重新细致化制定，再通过收集数据的方法，完成精细化管理的准确、高能、协作和连续运行。精细化管理模式是由开放型管理和集约化管理相互融合发展而成的，是现代科学经验管理累积过程中的产物，其目标就是将日常管理变得精益求精，改变传统管理中职责分工不明确的缺陷，完整规划管理模式流程，有效提高整个团队的工作能力。

二、医院档案管理现状和存在问题

随着现代医学科技的不断发展，医院传递信息的方式由传统纸质形式转化为计算机网络形式。现代信息管理形式的创新改革，要求医院档案管理模式也必须跟得上时代的脚步。我国医院的传统档案管理通常都是以管理人员的经验为主，且得不到足够的重视，很多医院管理者思想落后，认为医院只需要将医疗工作做好就可以将档案管理工作做好，忽视了档案管理工作对整个医疗团队的促进作用。主要表现：一是医院档案保管相对封闭。很长一段时间，医院档案施行封闭式管理，档案信息内容只允许在本单位审阅，相关资料基本都是本单位人员可以使用，医院只是负责收藏档案，并没有对档案资料公开共享的意识，使医院档案发挥不了其应有的价值。二是医院档案利用服务被动单一。医院档案管理者只提供档案原件借阅、档案复印、档案证明关系等服务，不能够对档案进行全面的利用。三是档案管理经费投入不足。档案资源收集范围受限，收集整理的方式与利用服务的设备落后，无法满足医务人员的档案信息需求，严重影响档案利用率。四是档案管理人员能力不足。目前很多医院的档案管理人员都不是专门负责人，不能将全部精力放在日常档案管理上，也没有接受系统的档案专业培训，专业水平和技能都不是很高。因此，需要大规模改革医院档案管理工作，实行精细化管理，通过岗位选拔、外聘等方式，大量引入精细化管理能力强、专业知识储备量多的医学人才。

三、精细化管理模式在医院档案管理中的应用和推广

一是医院档案管理机构相对独立。依照医院的整体规模设置独立的档案管理办公室，由医院上级部门直接对档案管理工作进行垂直管理，这种精细化管理模式能最大限度地保证医院档案管理服务的推进落实。二是档案管理服务精细化对每一个环节全方位规划，严格遵照拟定的制度执行以及调整，将精细化管理应用到医院档案管理中，向管理人员灌输精细化思想，结合医院实际，对医院所有档案进行大范围收集和全方面整理，特别是种类不同的档案需要采用特殊方法来进行整理和收集，以保证档案的类别条理清楚。三是有效避免档案丢失、损坏以及解决档案还原的问题。确保档案循环使用的准确性、系统性和专业性，使医院档案管理透明化，在补充传统医院档案管理模式缺点的基础上，提升医院管理的专业水平，为医护人员实施医疗工作提供较方便条件。

现阶段，创新改革医院档案管理制度已经慢慢成为提升医院档案管理水平以及工作效率的重要途径。一是将精细化管理应用到档案管理制度结构中，提高档案管理工作人员的专业水平以及工作效率，规范医院管理制度，重新制定管理标准。二是督促医院档案管理人员利用科学合理的方法来规范档案管理模式，最大程度地发挥档案管理的有效性。三是医院其他相关部门也要积极配合档案管理中各个环节的精细规范及分配，同时实行严格的考核制度。四是根据精细化管理模式特点，把医院档案管理归纳为档案实体管理阶段、档案信息传输管理阶段和档案知识再利用管理阶段。五是利用现代检索技术构建网络信息化平台，对档案信息及时更新。六是医护人员要遵守规章制度，将每天的管理工作内容严格进行量化处理，做到实事求是的记录、检查以及审核，确保精细化管理在医院档案管理中的有效实施。精细化管理模式为档案管理者创建了一个和谐的人际交往关系，使档案管理中的复杂内容变得简单化，提高了管理工作人员的工作效率以及团队的服务质量。