对做好新时代高校档案信息化管理工作的思考

文/蔡 杨

加强高校档案信息化建设，是提升高校工作管理水平的重要抓手。高校档案管理者应提高认识，加强档案管理人才队伍建设,加强档案管理信息化基础投入,充分利用计算机网络技术，把纸质档案进行数字化处理，实现信息化和精细化管理，更加方便存储和查阅，提高档案管理水平和高校管理工作效率

随着第四次工业革命的到来，互联网、信息化高速发展，获取信息的渠道更加广泛，内容更加全面，更加方便、快捷，全面地影响着每个人的工作、学习和生活，这一变化对高校的管理和教学提出了更高的要求。档案管理作为高校的一项基础性工作，如何加快信息化建设速度，提高工作效率，提升管理水平，已经时不我待。本文对当前高校档案管理信息化的发展状况、困难和需要解决的问题进行了调查分析,结合实际对提升高校档案管理信息化水平，提出政策、理念和方法建议。

一、高校档案管理现状分析

（一）思想理念滞后

部分高校的管理层决策仍然停留在以往工作经验的层面，没有利用互联网和数字化提供的大数据分析，应用于科学决策和管理。简单地认为互联网和数字化高速发展，只是各类信息的大爆炸，只是更加容易获取信息，对工作的指导性不强，不能将信息化技术融入到政策评估中，导致对档案管理工作不够重视，查阅也仅停留在纸质层面。有的甚至认为档案管理工作是高校整体工作的“冰山一角”，用几个兼职人员就能够干好。

(二)档案管理方法落后

档案管理仍停留在造表填表，分册保存，调阅时费时费力查找。随着档案的持续增加，不但不能及时地查阅，而且对保管的场地、维护、安全都提出了更高的要求，这些落后的档案管理方法，不能满足师生日益增长的多样化管理和教学需求，严重制约了高校稳步、可持续发展。

（三）档案管理人才匮乏

一方面，部分高校档案管理人员严重不足，人员老化现象严重，部分人员都是从其他专业转入工作，不清楚档案管理如何发展，如何提升效率。另一方面，部分高校在招聘人员时也未将档案管理人才作为招录对象，导致具有档案管理新理念、新知识的人才参与不到档案管理工作中来，各项工作仍然按照多年前的工作模式继续运行。

（四）资金投入不足

计算机、存储器、网络等硬件设备和档案信息处理系统、档案信息数据库等软件设备严重老化。部分高校仍然使用多年前的设备和系统，经常出现卡顿和“罢工”，维护和维修频发，没有及时进行更换和更新。与传统的教学、科研等工作相比,高校档案管理投入存在前期投入多，后期效果显现慢，投入和产出不成正比，导致档案管理工作更加不受重视,档案管理建设速度缓慢，管理能力严重滞后。

（五）相关制度与法律不健全

国家层面的档案信息化建设相关制度与法律不健全，目前虽已出台了《计算机病毒防治的办法》《电子文件归档及管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规,但是仅停留在各类规范约束性层面，未能上升到制度层面，同时关于电子档案真实性界定的法律等仍然不完善，这些都制约着高校档案信息化建设。

二、档案信息化管理的几点建议

（一）增强提升高校档案信息化管理水平的意识

通过请进来、送出去的方式，将高校档案管理融入校园文化，不断增强提升档案管理信息化水平的意识。邀请业务能力强、知识水平高的其他高校相关人员进行档案管理专项讲座，讲清楚档案信息化建设的重要性和紧迫性，档案管理发展的最新进展，做好这项工作对高校管理水平的重要意义和作用，如何提升高校档案信息化水平，在实际工作中具有可操作性的方法，从管理者到教师，从教师到学生，牢固树立高效使用档案的意识，不断提升管理、教学和学习效率。

（二）加强档案管理人才队伍建设

1.针对高校档案管理人员年龄偏大和结构不合理的现状,对现有人才送出去进行专业化的档案管理知识培训，学习其他高校的先进管理经验，充分考虑学校实际情况，有针对性地采取方法和措施。同时，将招聘档案管理相关人才纳入需要的招录人才计划，不仅限于招聘档案专业毕业生,也要招聘计算机、信息工程和管理方面的人才，多层次、多角度地健全和发展档案管理人才队伍体系。

2.采取多种形式的培训，如座谈会、沙龙、专家辅导、专家讲座等，鼓励档案人员强化自主学习，熟悉档案管理工作的最新发展，熟练掌握操作流程和方法。在日常工作中,通过开展知识竞赛、技能竞赛等活动营造良好学习和提升能力氛围。定期组织学习相关法律知识、新技术、安全防护措施，特别是计算机云技术、云计算、数据大平台和优化网络等，使高校档案管理水平满足快速发展的需要。

（三）加强档案管理信息化的基础投入

1.加强硬件和网络平台的建设。将提升信息化建设纳入高校的发展议程，制定工作规划，明确工作任务，加大投入力度，确定专人负责，强力推动建设工作。其中：硬件建设包括购置计算机、扫描仪、刻录机、打印、缩微设备等设备，并进行定期运行维护。积极建立高校网络平台，提升网络速度，健全网络一体化管理。

2.加强软件投入力度。因地制宜，联系专业性强的网络公司，采取开发和推广适应本单位需要的档案信息管理软件，或者直接购买已经成熟的软件系统，创新开展工作，提高效率。配置高标准的磁介质档案存储设备，采取电子密钥和移动锁等软件，提高档案信息的安全性，及时准确地将电子文件进行归档和存储，方便后续的科学管理,形成完整、准确的信息化档案资源，实现信息共享。

3.在信息化建设过程中，着重提升信息安全和防护等级，杜绝出现信息外泄情况。随着大数据、云平台、移动网络、人工智能等技术的发展和普及，特别是在数字化信息的输入、传输、存储和应用等方面，存在着信息干扰、失控、木马病毒侵入、盗窃信息和人为破坏等隐患。高校在档案管理信息化建设中，首先，要严格执行国家确定的各项信息安全建设标准和规范，从源头上提升安全等级。其次，要采取身份锁定、提升文件加密层级、健全病毒防护库、严格权限设置、多级备份等技术和方法，确保档案信息资源的准确性、安全性和时效性。再次，在充分调研论证的基础上，科学合理地确定建设规范方案，严格执行建设标准，确定监理方，保障建设质量。最后，对已建成的档案数字化系统，要充分挖掘现有的成熟经验，不断创新工作，提升效率，树立以人为本的理念，不断提升经济效益和社会效益。