关于高中档案管理工作有效实施的研究

李艳

【摘 要】高中学校档案管理工作是学校管理体系中不可分割的组成部分。高中档案的安全存放与科学管理能促进档案资料的有效利用，对学校未来的发展和建设规划都大有裨益。本文将对如今高中档案管理工作的现状进行分析，发现管理工作中存在的问题，探究解决问题促使高中档案管理工作有效实施的策略。

【关键词】高中档案管理；有效工作；实施策略

高中学校档案是国家档案的重要组成部分。它既是用来记录学生的个人详细信息、学籍成绩和在校生活情况的相关文件，也是学校在各个历史阶段的工作内容与完成情况的反馈，具有很高的保存和参考价值。目前，我国大多数高中没有充分意识到档案资料的作用，常常只是把它们收集整理后就闲置在一旁，未能将其有效利用。而且，档案的管理人员们人均素质普遍较差，导致管理工作效率低下，未能取得良好效果。

一、高中档案管理工作现状

（一）对档案管理工作的重视程度不足

在如今一些观念里，档案被认为是过去式，不过是一堆庞杂的文字资料而已，它对于管理学生和规划学校未来的重要意义被忽视了。人们在执行档案管理工作时，常常只是例行公事，缺少对档案管理的热情和钻研。而且，某些高中的档案管理工作者们不是档案管理相关的专业出身，未接受过系统的档案管理培训，所以他们综合素质会有欠缺，业务能力不够强。因此随着社会发展，当学生人数激增，档案管理任务愈加庞大时，不积极提升自我能力的档案管理工作者便出现了工作效果不理想的情况。

（二）档案管理工作的协调性不足

在当今社会上，很少有哪一所高中拥有自己独立完整的档案管理体系。由于整个学校的档案资料量非常庞大而且涉及到方方面面的信息，所以这些工作通常需要多個部门的相互配合，共同整理[1]。但又因为每个部门已有自己常规的主体工作内容，收集或整理档案资料只是他们部门工作的附加项。因此，各个部门的工作人员们对档案管理工作一般只是完成任务，难以拥有热忱。

（三）管理工作中智能化程度低

随着社会科技水平的不断进步，信息化智能技术也已渐渐渗透到教育领域，很多教师们已逐步利用科技提升教学效果，但档案管理的工作者似乎是个例外，他们中很少有人会主动更新自己的观念，去学习新的档案管理智能化的知识与技能。大多数的他们仍沿用着传统的人工方式去进行信息的收集整理。所以，面对巨大繁杂的档案任务，现在的档案管理工作者们往往感觉压力很大。

二、高中档案管理工作有效实施的策略

（一）领导应增强管理意识，健全管理制度

档案管理是件任务量重大、涉及到的部门众多的综合性工作，它对培养学生和规划学校发展都有重要的参考指导意义。学校领导理应首先增强对它的重视，了解自己学校档案管理的现状，运用智慧，去精心地构建适应学校发展的档案管理体系。学校领导应单独设置专门的档案管理部门，让他们全职负责档案的整理维护工作，让他们去与其他各部门沟通协调以此得到需要的档案信息。并且校领导在指导档案管理团队时，应运用科学的人才管理方案，设定有效的管理制度。比如说，在对档案管理工作者的考核上，可以采用“能者多得”的绩效考核方式。在评判档案管理者的薪水时，不应再单按他们的基本工资和工作时长进行累加，而应从工作者的工作总量以及效果来评估。领导可将学校所有需被登记在案的人员、物品与事件分成同等适当分量的若干份，再给每份编号并做好记录，之后在每月初，让档案管理工作者们根据自身能力情况去领取自认为能胜任的合适份数的工作，同时对他们的领取情况做好登记，再在每月末时，直接对每位管理工作者所登记的每份工作进行打分，最后让他们各自的工作份数与每份的分数相乘，所得到的即为他们的最终总分。每位管理工作者的薪水便由那个最终总分的高低决定。

（二）加强培训管理工作者，提升人员素质

与档案直接接触的管理工作者们对档案管理工作的质量起着最关键的作用。他们的业务能力如果不足，那么繁多的学生与教师的信息将无法被统计完整；他们的办公态度如果不够严谨，那么珍贵的信息资料将无法被妥善保存；他们的管理技巧如果欠缺，那么复杂的档案资料将无法被高效利用。所以，学校领导必须对提升档案管理人员工作素养一事高度重视。首先，学校可以成立一个专门的档案管理委员会，从一开始档案工作人员的选择上就要“高要求严标准”，让他们与当地专业的档案管理培训机构取得联系，招聘一些专业素质优秀的管理工作者，为接下来的档案管理工作的有效实施打好人员基础。接着，管理委员会还应继续紧密关注一线档案管理工作者的工作情况，随时在适当时机对档案工作者进行心态调整，提出工作建议或者为他们安排适合的工作上的拓展培训。

（三）管理工作者应积极运用现代信息管理技术

在科技水平已经足够优异的今天，信息技术完全可以融合进档案管理工作中，为档案管理工作者快速提升工作效率。首先学校应加大智能化硬件设施的建设，实现办公自动化，接着档案管理工作者管理再逐步推进档案资料的信息数字化，建立全面稳固的网络档案库。举个例子，在收集庞杂分散的档案信息时，管理工作者可事先创作一个档案信息收集的网络系统，在系统中发布要调查的信息类别的问卷，再给每位要进行信息采集的学生和教职人员分发一个登录系统的账号和密码，让学生和教职人员们自行登录网络系统进行信息问卷的填写。并且在系统中还设置一个网络咨询频道，由专门的某位档案管理工作者进行问答管理，让学生和教职工们在填写过程中遇到问题时可以随时利用互联网进行询问，以此增强信息收集工作的灵活性、便捷性和准确性。

三、结语

高中档案管理是复杂艰巨却意义重大的事务性工作，如今的大多数高中学校在这此方面还有非常大的进步空间。学校领导应从根本意识上引起重视，建立更为科学完善的档案管理的制度与体系，打造出更为优异的档案管理工作者团队。档案管理工作者们也应不断更新自己的工作理念，跟上信息化时代的步伐，努力提升自我素养，使得高中档案管理工作有效实施。

参考文献：

[1]胡敏.高中档案管理工作有效实施及细节问题把握[J].长江丛刊，2017（35）：285-285.

[2]章雷芬.高中档案管理工作之我见[J].卷宗，2015，5（10）：33-33.

[3]宣勇.高中学校档案管理工作存在问题及档案创新管理的探讨[J].中国高新区，2017（14）.