手术耗材二级库的智能化监控设计与应用

袁莹莹 顾玮瑾 复旦大学附属肿瘤医院，复旦大学上海医学院肿瘤学系 （上海 200032）

我国每年消耗的医用材料总价值约在4000亿左右，且呈现快速增长趋势。但目前大多数医院手术室耗材管理仍停留在“一级库”仓库与分发阶段，受制于信息集成能力，手术耗材的流程监控与手术耗材供应的复杂性尚不匹配，导致耗材流程与成本管控存在许多漏洞，采购和库存管理已成为相关部门亟需整改的重点[1,2]。为此，国家和地方相继出台了《关于城市公立医院综合改革试点的指导意见》《关于全面推进医疗器械“阳光采购”的指导性意见》《关于印发医用耗材专项整治活动方案的通知》，旨在梳理耗材流通、应用领域的环节管理，期望改变医院的收入结构，降低卫生材料收入所占比重。

1.手术室耗材管理现状

1.1 手术室是医院耗材消耗的集中地

手术室是耗材消耗最为集中的地方，作为耗材消耗最大的手术室，其消耗的耗材所占的比例高达耗材总量的70%。骨科、心脏等仍然是高值耗材消耗较多的科室；超声刀、吻合器等新技术因为在手术效率、改善预后方面的效果，得以快速推广；补片、支架形态性能各异技术要求高，行业缺少竞争，都导致了手术耗材支出的快速增长。

1.2 耗材管理缺乏有效的管理流程与信息系统支持

手术室的管理是一个复杂的过程，为了保证资源的合理配置，需要一个有效的组织方案以及严格的监控计划，以确保手术耗材的正常运行[3]。耗材在申领、仓储、使用、补货阶段由不同的参与者完成，且这些过程中耗材实物流转于不同的地方，导致耗材需要大量的转库交接与表单确认。随着医院医用耗材使用需求在种类、数量上的逐步增加，统一的手工交接与盘点费时耗力，数字准确性难以保证，同时，大量的表单也给后期管理带来压力。

手术耗材本身的特点仍是限制信息应用的最大原因：缺乏统一的编码系统、包装形式多样化，加上“专科耗材”与“共用耗材”等各种因素，难以在“一盒耗材”与收费之间建立一对一关系，增加了耗材的信息管理难度。多数医院在建立物资系统后，具备了基本的仓储与配送能力，并采取物资系统耗材一级库步调一致的财务核算方法，用“以领代耗”的方式进行手术室的整体财务核算。在信息能力有限的情况下，凸显“粗放式”管理的弊端[4]。

1.3 “以领代耗”不能真实反映消耗

传统的科室考核以领用为结算数据，“以领代耗”既不是科室的真实消耗，也不能客观反映库存的真实情况，“跑冒滴漏”、耗材过期、错收费等问题始终存在。科室成本核算、项目核算等存在大量的“估算”，未能形成项目核算与成本控制的有效方法[5]。

2.手术耗材管理需解决的问题分析

2.1 优化管理流程

管理流程是围绕耗材监控建立的一些列相互关联的规则。耗材管理的流程具有一定的复杂性（见图1），受制于信息条件，在二级库-手术单元之间许多“不精确”问题，所以需要对一级库的管理进行更细致的分解，特别是围绕手术室耗材建立信息系统关联平台形成医院一级库－手术室二级库－手术单元三级库的基本架构。

2.2 信息化条件

传统的医院物资系统只有对医用耗材的一级库进行简单的仓储、分发管理，主要功能有入库、出库、调拨、盘点等。其中出库数据只能反映出临床科室的总消耗数量，无法对出库后的消耗情况进行全面跟踪，从而导致耗材出现易流失、难对账、难管理的现象。为此，需要在对耗材按照收费性质的基础上形成耗材的数据字典，并对耗材进行编码贴码，形成耗材使用与收费之间的关联关系，以收费数代替使用数，计费后自动核减库存，上传对应的数据。在手术单元内形成：理论期末数=期初数+配送数-收费数，通过比较理论期末数与盘点的实际期末数进行比较，以发现消耗、损耗的真实数据，目的是以现代物流供应链的基本模式，形成保障质量追溯和控制消耗的耗材实物流、信息流。

2.3 监管平台

医疗行为依赖于多维的数据整合，医疗耗材的管理也离不开数据。而数以百万计的耗材管理的处理和执行实时操作是一项非常具有挑战性的任务。监控平台是推动耗材质量跟踪、安全存量与消耗数据准确性的重要数据集成窗口，通过监控耗材应用的过程环节达到有效警示的作用，也为后续的项目管理、绩效管理、激励措施提供必要的数据支撑。

3.手术耗材二级库的智能化监控设计

3.1 监控体系及技术实现

将传统的一级库下沉，形成围绕手术室为中心的二级库，为每个手术单元负责供应医用耗材，每个手术单元的领用、收费、盘点、退货，通过信息与手术室二级库关联，同时结合手术麻醉系统，能详细记录耗材使用人、病种类型及手术方式等，促进手术室耗材种类-消耗-耗材使用人之间的信息传递，收集其中的信息，构建智能化监控平台，为后期的补货、库存差异、使用异常分析提供数据基础。

图1. 手术室物流系统

图2. 手术室智能化监控平台

3.2 智能监控指标

追溯及自动补货。通过缺货预警提示信息进行再订购申请，保障供货及时供货；同时，也是加强耗材实物管理、效期管理、使用安全管理的客观要求，对降低耗材储备、提高资金使用效益具有重要意义。

实时二级库数据分析。应用公式：理论期末数=期初数+配送数-收费数，通过二级库及手术单元仓库盘点，计算理论期末数-实际期末数的差值。差值越大，说明损耗、错收费等情况越大。

耗材异常使用指标分析。异常使用指在手术变动的情况下，计算各手术单元在手术量变动情况的耗材使用增长，如果增长幅度大于手术量增长的速度，可以根据这种变动的幅度，查找异常手术单元、异常产品及异常人员信息。

4.建立手术耗材二级库的智能化监控平台的意义

手术室是医院医用耗材二级库管理中难度最大、信息系统最为复杂的科室。对医疗用品需求的预测直接或间接影响医疗机构提供的医疗服务的运营成本和质量。高估需求会导致库存过剩，而低估需求可能会损害患者的安全[6]。医院的医疗管理是一项流程长而耗时的工作，虽然自动化可以促进库存管理大幅改善，但是医疗信息技术的开放性较差，且由于各种内在因素的影响，医院自动化的进程缓慢，并且正受到日益增加的库存负担和不断增加的采购预算的挑战[7]。

新加坡医院的经验证明采用并实施了仪表管理系统（TIMS）可以提高管理效率。该项目包括命名规范，启动基于网络的追溯与集成系统，可以改善库存、供应和质量管理[8]。同时数据挖掘是一种已在其他行业应用的分析工具，尽管目前对真实的耗材管理是以关键绩效指标为中心的，如耗占比、折扣率、损耗率等，但传统的方法存在大量的估算，达不到精细化管理的目的。对耗材的关键环节失控导致手术室耗材长期存在“以领代消”的现象。信息的不对称导致一级库的发出量、二级库使用量、医院信息系统（HIS）的收费数据不能溯源，无法准确反映各手术业务科室的实际耗材成本。智能监控通过整合物资系统信息、HIS、手术麻醉系统等，形成智能的监控数据，这些数据有利于深度挖掘，发现流程中的质量、使用问题，优化流程的同时提高效率[9-11]。更重要的是，增加智能监控可以改进规划和决策过程，例如，促进耗材选择中的卫生技术评估的作用，增加环节管控以减少跑冒滴漏[12]。

[1] Hall N. The rise of inventory management in operating theatre departments[J]. J Perioper Pract,2016,26(10):221-224.

[2] 王晓波.手术室医用耗材二级库精细化管理的探讨[J].卫生经济研究,2017,34(1):69-71.

[3] Mitello L, DʼAlba F, Milito F, et al. Improving operating room eきciency: an observational and multidimensional approach in the San Camillo-Forlanini Hospital, Rome[J].Prof Inferm,2017,70(2):66-75.

[4] 苗润宏,马鹏华,田学辉.医院二级库的精细化管理系统[Z].2017:7.

[5] 凌牧.医院耗材建立二级库管理的重要性[J].中国市场,2016,23(10):48-49.

[6] Cheng CY, Chiang KL, Chen MY. Intermittent Demand Forecasting in a Tertiary Pediatric Intensive Care Unit[J]. J Med Syst,2016,40(10):217.

[7] Kumar A, Cariappa MP, Marwaha V, et al. Improving medical stores management through automation and effective communication[J]. Med J Armed Forces India,2016,72(1):61-66.

[8] Goh MM, Tan ABH, Leong MHW. Bar Code-Based Management to Enhance Eきciency of a Sterile Supply Unit in Singapore[J]. AORN J,2016,103(4):407-413.

[9] Quinn JG, Conrad DM, Cheng CK. Process mining is an underutilized clinical research tool in transfusion medicine[J]. Transfusion,2017,57(3):501-503.

[10] 马文娟,吴临军,陈群,等.医用耗材二级库管理模式的探讨[J].中医药管理杂志,2016,24(19):158-159.

[11] 谢小萍,罗云,颜斌,等.医用耗材二级库信息系统在医疗成本控制中的作用[J].中国医疗设备,2014,29(7):79-81.

[12] Castro L, Lefebvre E, Lefebvre LA. Adding intelligence to mobile asset management in hospitals: the true value of RFID[J]. J Med Syst,2013,37(5):9963.