高中电子档案与纸质档案并存管理的思考

张文杰

摘 要：当前高中学校在电子档案和纸质档案并存管理中仍然存在一些问题，对工作的开展造成一些不利影响。因此，高中档案管理工作人员应对电子档案与纸质档案并存管理进行积极的研究与分析，改进管理模式等，将存在的问题合理解决，从而更好地衔接电子档案和纸质档案的管理工作。

关键词：高中；电子档案；纸质档案；并存管理

中图分类号：G63 文献标识码：A 文章编号：1673-9132（2018）21-0183-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2018.21.118

电子档案的产生改变了存储档案的介质，逐渐由电子档案代替传统的纸质档案。当前高中的档案管理工作正处于过渡阶段，而且两种档案管理方式并存容易出现一些问题。因此具体研究高中电子档案与纸质档案并存管理具有非常重要的现实意义[1]。

一、电子档案的特点

1.高密度性和共享性。电子档案通过对计算机中多媒体技术的利用，将人类的社会活动全面记录和完整复活，通过融合文字和声音等将纸质文件无法表达出的信息内容生动的展现出来。而且，与传统的信息介质相比，其具有更大的信息储存空间，不但更加方便存放，同时可以将存储空间节省下来。

2.依赖性和不可识别性。现代化档案的重要标志主要就是电子档案，其也是信息技术发展中的必然产物，其主要是通过对计算机进行利用的存储于特定介质上的档案，存储的形式主要是代码[2]。只有通过计算机软硬件和数据库等相关技术才能够识别出电子档案，如果缺少相应的技术设备和技术条件，则电子档案就无法存在，因此说其具有一定的依赖性和不可识别性。

3.信息与载体的可分离性。从电子档案的角度来说，可以将其信息和载体分开，其拷贝工作可以在不同的介质之间进行，可以将其信息和记录方式、载体完全的分离开。但是，这种可分离性会将修改和销毁信息的风险性大大提升。与电子档案相比，纸质档案具有实质的载体，其稳定性比较强，由此可知就信息稳定性方面而言，纸质档案的优势要强于电子档案的。

二、高中电子档案和纸质档案并存管理中的不足

1.没有足够的认识到电子档案管理的重要性。许多高校在正式的文件中并没有包含电子档案，没有将其作为重要的信息资料来对待，这样使其在管理中的规范严重缺乏[3]。另外，在形成电子档案的过程中，软件管理的标准化目标并没有实现，相应的档案管理工作人员对收集和积累电子档案的工作并不重视，在档案的编制和积累中缺乏规范性，在完成电子档案的处理程序以后法定的身份存在，更多的是将打印的文件作为凭证，从而会无法有效的保管系统中的电子档案。

2.电子档案管理的标准化和规范化不完善。虽然，我国对与电子档案管理的标准和方法进行了颁布，但是具有很少的数量，而且具有较差的配套性和较弱的操作性，因此其在高校档案管理中并没有取得理想的执行效果。另外，由于电子档案管理的标准性没有统一，各个地区的高中在管理规范和方法的制定中一般都是根据自身的理解和技术水平进行的，同时对大量的异构电子档案管理系统进行了研发，因此各个地区高中电子档案管理中使用不同的档案格式和数据结构等，加上系统平台互补性，出现了更多的孤立存在的电子档案，使电子档案资源共享的目标无法实现，从而造成割据信息的现象，这样将电子档案信息孤岛性的风险大大提升。

3.电子档案落后的管理模式。相互对应的电子档案和纸质档案是双套制和双轨制得以实施的基础和前提，而且档案办理和管理模式各自为政的分段式管理为两者的实质。但是，当前在高中档案管理机构内部并没有真正形成文档一体化的管理理念和管理模式，依然对传统的管理模式进行使用。

三、高中并存管理电子档案和纸质档案的对策

1.档案管理人员要将传统思想观念及时转变。高中档案管理人员要将自己传统的思想观念及时转变，充分意识到电子档案管理的重要性，要在同一高度上看待纸质档案和电子档案，对整合管理电子档案和纸质档案的方法合理实施，将三统一（统一分类方案、统一排列顺序和统一编号）的目标在操作过程中实现[4]。首先并存管理电子档案和纸质档案的基础主要是分类方案的统一；其次是排列顺序的统一，当前在档案查准率和快速检索方面的应用计算机处理功能的优势是无法比拟的，因此高中档案管理人员可以根据印发的时间顺序排列同一保管时间和年度的纸质文件，将电子档案利用系统制法形成，将两者真正统一起来；最后是编号的统一，将相应的章盖到纸质档案首页上方的空白处，同时将其位置及时固定。

2.将电子文件管理标准体系积极构建。要妥善保管电子档案和将其合理使用，需要将规范的制度和统一的标准体系不断的建立和完善，主要体现在以下几点：（1）将管理性标准建设的力度不断加强，主要是及时确认管理电子档案人员的职责和义务等。（2）将业务性标准建设的力度不断加强，其中电子档案管理的标准规范、电子档案的保管期限以及电子档案的术语标准等都是其包括的内容。（3）将技术性标准的建设力度要加强，其中移交电子档案技术要求以及存储压缩数据格式规范等都是其包括的内容。在对这些标准规范制定的过程中，要统一协调各个标准，使其能够组成相应的体系，使联系性的整体结构得以形成，为管理电子档案各个环节提供保障，使其标准化和制度化的目标逐渐实现。

3.将管理模式及时改进。（1）高中档案管理人员要从一开始参与设计电子档案，将计算机软硬件的配置以及档案格式等相关的要求及时的提出来，这样可以根据规定要求规范的归档相应的电子档案。（2）在保管和归档的过程中，档案管理人员要将设备环境和相关数据及时的登记，同时要进行备份，同时归档电子档案和具有相同内容的纸质档案以及生成电子档案的专用软件。（3）要通过严格的制度和有效的技术措施，为已经归档电子档案的真实性和原始性提供保障。

参考文献：

[1] 徐丽伟.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].科学技术创新，2016（24）：161.

[2] 张翠翠.电子文件与纸质文件并存期档案管理工作的思考[J].黑龙江档案，2015（5）：55.

[3] 宋敏，白丽娟.电子档案与纸质档案并存时期的档案管理工作辨析[J].蘭台内外，2014（1）：55.

[4] 朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报（医学版），2012（2）：278.