5W2H分析法在高校化学试剂调剂中的应用

2018-07-03张青青上海交通大学资产管理与实验室处上海200240

实验室研究与探索 2018年5期

杜骁，张青青 (上海交通大学资产管理与实验室处，上海 200240)

0 引言

化学试剂是指具有一定纯度标准的各种单质和化合物(混合物)[1-2]，其使用与管理是高校科研工作的重要组成部分，也是实验室管理及实验室安全的重中之重。近年来，随着我国科学技术的高速发展以及高校规模的不断扩大，从事科研工作的人员和研究课题越来越多，化学试剂的使用量也在快速增长，由此而引发的管理和安全问题越来越突出。

化学试剂的种类繁多、规格不一，同时具有固有的危险性。如何对现存化学试剂进行科学有效管理并进一步实现调剂，使其在相对独立的各实验室、课题组之间流动起来，最大限度地减少存量，从而降低危险、避免浪费，是高校化学试剂管理亟需努力的方向之一。

1 高校化学试剂管理现状

化学试剂的管理是一项关系到科研实验结果和实验人员安全与健康的系统工程，是实验室安全管理体系的重要组成部分。在国家新的安全形势下，安全管理的要求越来越高[3]，各高校对化学试剂的管理也越来越重视，但仍存在一些不容忽视的问题[4-6]：

(1) 采购缺乏计划性，多渠道采购监管不严。随着互联网技术和电子商务的发展，国内外试剂公司纷纷建立网络平台借助网络信息传播的优势销售化学试剂[7-8]。化学试剂购买渠道逐渐增多，订购方式也趋于多样。方便快捷地购买途径虽然为化学试剂采购提供了便利，但也带来了一定的隐患。试剂公司在网络平台发布的试剂信息杂乱繁多，信息的有效性以及试剂的品牌、质量和售后服务均无法很好地得到保障。需要注意的是，无论通过互联网的“线上购买”，还是通过实体商店或电话订购的“线下购买”，国家对化学试剂、尤其是对危险化学品和易制毒、易制爆等管制化学品有着严格的经营范围以及资质要求，购买时必须履行必要的审批或备案手续[8]。

就目前高校的实际情况来讲，师生在购买时往往只看重是否“买得到”，忽视了是否“可以买”，从而导致违规购买的行为时有发生，难以监管。同时，师生购买时经常忽略已有的试剂库存，加上考虑到留存备用、特殊试剂及进口试剂采购周期长等因素，会加大一次性的购买量，采购缺乏计划性。

(2) 保管和取用制度不健全，落实不到位。虽然各高校都有化学试剂的保管和取用制度，但细化落实到实验室层面，仍普遍存在制度不健全、落实不到位的情况。有相当一部分实验室存在化学试剂随意取用、登记不完善的现象，致使整个实验室中无人了解试剂的使用和存量情况。为使用方便，经常有学生将自己常用的化学试剂未经登记拿离储存地点，放置在实验台备用，导致实验试剂管理混乱[9]。

随意取用的不规范行为极大地增加了实验室安全管理的难度。虽然各高校不断通过各种层面的安全检查、专项整治等方法进行督查，但“补制度”“补规章”乃至“补登记”的情况仍无法避免。如何建立健全试剂保管和取用制度，更加有效地将制度细化落实到每个实验室，仍将是高校化学试剂管理面临的问题之一。

(3) 闲置堆积现象严重。闲置堆积的化学试剂是实验室中极大安全隐患，不仅占用储存空间、浪费资源，而且放置太久、过期失效还会产生大量处理成本，一旦处理不当甚至可能危害师生的身体健康，造成污染。

目前高校试剂闲置堆积现象仍然较为严重。采购缺乏计划性、更换研究课题、更改实验方案、实验人员更调整从而对试剂储存信息掌握不清等，都有可能使得某些化学试剂不再使用而被闲置。在购买化学试剂时，师生对试剂是否有剩余、是否可以重复利用也考虑较少，很容易出现重复购置或闲置浪费现象。此外，实验过程中经常出现只需要极少量某种化学试剂，而供应商都是整瓶或整桶出售，师生不得不按照供应商提供的试剂包装购买，实验结束未使用完的试剂就会储存堆放，在较长时间内可能都不会再使用。

(4) 信息无法有效互通。高校实验室管理的互相独立使得化学试剂相关的各类信息难以共享，各实验室在购买试剂时无从得知也不会考虑其他实验室该种试剂是否有闲置的情况。而当师生因为将要购买的化学试剂比较昂贵、购买手续复杂，希望得到共享，或自己有冗余试剂希望共享给其他人时，也往往因为无法了解到相关信息而难以进行。

因此，各高校普遍存在一种现象，同一学校的同一校区，一些实验室的某种化学试剂闲置不用，占用空间的同时甚至处理起来都要付出较大的代价和精力，而另外一些实验室却因为同样一种试剂未能及时到位无法进行实验。

(5) 废弃物管理有待完善。使用化学试剂必然会产生化学废弃物，目前高校在废弃物管理方面仍存在制度不健全、流程不清晰、处理不及时不到位的情况。具体到实验室中，不重视废弃物处理、随意乱扔乱倒现象时有发生。化学废弃物中含有很多有毒有害的物质，长期积存在实验室或随意排放，都会带来环境的污染，危害师生身体健康。

2 5W2H分析法简介

5W2H分析法又叫七何分析法，由二战中美国陆军兵器修理部首创。该方法是用5个以W开头的英语单词和2个以H开头的英语单词进行设问，发现解决问题的线索，寻找思路，进行设计构思(见表1)[10]。

表1 5W2H分析法的7种设问及解析

5W2H分析法具有简单方便、易于理解使用、富有启发意义等优点，利用该方法可以准确界定、清晰表述问题，有效掌控事件本质，有助于思路的条理化和弥补考虑问题的疏漏，被广泛应用于企业管理和技术活动中[11-12]。

3 利用5W2H分析法对高校化学试剂调剂进行分析

化学试剂调剂即各科研个体之间通过一定途径实现的化学试剂的交互与流动。根据化学试剂的需求信息与冗余试剂的供给信息进行匹配，通过剩余试剂的流动实现试剂资源的重新配置。

利用5W2H分析法，结合高校化学试剂的管理现状，从为什么(Why)、做什么(What)、何地(Where)、何时(When)、由谁做(Who)、怎么做(How)和做到何种程度(How much)7个方面，对高校化学试剂调剂工作进行深入分析(见图1)。

图1 利用5W2H分析法对高校化学试剂调剂进行分析

(1) 化学试剂调剂的原因(Why)。为降低常用化学试剂的购买频率、方便开展实验，高校各实验室通常会购买存储一定数量的化学试剂备用。化学试剂的闲置堆积，除了浪费资金和储存成本，也增大了实验室安全隐患。一旦过期，还会给后续处理工作增加难度。

事实上，许多不同研究方向可能会用到相同的化学试剂。在妥善保管的情况下，某些化学试剂可以保持物理及化学性质长期不变，仅需进行简单的检验，就能判断该试剂是否可以使用。将剩余的化学试剂进行调剂，有助于减少实验室试剂的大量堆积，节省储存成本，降低实验室安全隐患。此外，当师生急需或仅需少量化学试剂时，进行调剂也能够最经济快捷地得到需要的试剂，避免因试剂不到位影响实验进度。

(2) 化学试剂调剂的目的(What)。化学试剂调剂的本质就是化学试剂的交互与流动。对高校而言，化学试剂调剂有助于学校掌握各实验室中化学试剂的储存及剩余情况，通过调剂促进试剂流动，实现共享，形成化学试剂资源配置的良性循环。对师生而言，化学试剂调剂不仅能够帮助他们互通试剂供需信息，多种途径协同解决试剂储存和使用的问题，又能加强交流，在实验室间形成合力，为进一步的合作创造条件。

(3) 化学试剂调剂的“地点”(Where)。化学试剂调剂的“地点”分为两个层面。① 信息层面，指的是化学试剂调剂信息的发布和获取平台。这个平台就是一个信息载体，可以是一个系统、一个网页、一个实时通信群，也可以是一个宣传栏、一块黑板、一个公用笔记本。只有了解到试剂剩余或者需求的信息，才有可能进行调剂。② 实施层面，指的是实际进行化学试剂调剂的地点，也就是从一个实验室，到另一个实验室。化学试剂易对人体健康和自然环境造成危害，无论是出于法律法规的要求还是安全管理的要求，在没有经公安机关备案的专业运输车辆及人员的情况下，高校都必须坚决禁止进入校区的试剂再次流出。也就是说，化学试剂调剂仅应在某一个校区的场内进行。

(4) 化学试剂调剂的时机(When)。化学试剂调剂应遵循自愿原则，由各实验室师生自愿决定、随时可以发布信息。

当某个实验室的化学试剂库存较多或者闲置时，师生可以将剩余试剂的信息发布出去。通过与其他实验室共享试剂，既能减少实验室内化学试剂的储量，降低安全隐患，又能减少后期的处理成本。

此外，当有紧急试剂需求、所需试剂量较小或需节约试剂采购、运输成本时，师生也可以发布化学试剂的需求信息，让更多有剩余试剂的实验室了解到自己的试剂需求，为自己提供试剂资源，节省因订购、审批或运输等消耗的时间和费用。

(5) 化学试剂调剂的参与者(Who)。高校化学试剂管理属于实验室或物资管理中的一部分，因此化学试剂调剂的管理和统筹协调也应由学校实验室或物资管理的部门负责。化学试剂调剂的管理人员除了要有相应的行政职权外，还需要具备足够的专业知识和技能，对化学试剂有充分的认识，能够灵活有效地处理试剂调剂过程中出现的各类问题，方能保障师生的人身安全以及试剂调剂工作的顺利开展。

化学试剂调剂实施的主体应为在实验室工作的广大师生和工作人员，包括课题组导师、实验室管理员、科研助理、学生等。作为最了解实验室中化学试剂储存使用情况和实验试剂需求的人，只有以在实验室工作的师生和工作人员作为实施化学试剂调剂的主体，才能有效地满足教学科研工作对试剂的需求，最大限度发挥试剂调剂的作用。

(6) 化学试剂调剂的实施(How)。化学试剂调剂可分为4个阶段，如图2所示。

第1阶段是信息交互阶段。师生可公开发布剩余或所需化学试剂的信息，发起试剂调剂；或通过浏览信息，选定想要参与的调剂，表明接收或提供试剂的意向。

图2 化学试剂调剂流程

第2阶段是调剂确认阶段。参与调剂的双方共同查看化学试剂的储存和使用情况，协商具体调剂事宜并检验试剂是否满足要求，就试剂共享达成一致共识。

第3阶段是协议备案阶段。调剂双方签订调剂协议和安全责任承诺书，明确调剂的原则、运输储存方案以及各自的安全责任，并至学院及学校相关管理部门进行审查备案。相关管理部门在试剂调剂过程中应起到监管和辅助作用，帮助师生顺利完成调剂，避免出现安全问题。

第4阶段是运输储存阶段。化学试剂由试剂接收方或试剂提供方根据相关管理部门审查过的运输方案进行运输，并储存在通过备案的储存地点，试剂调剂结束。

(7) 化学试剂调剂的原则(How much)。为了达到调剂的目的，有效保障试剂调剂中师生的人身及财产安全，学院及学校相关管理部门作为试剂调剂的监管方，应对试剂调剂的原则加以明确。① 平等自愿。化学试剂的调剂应建立在平等自愿的基础上，无论调剂的方式是有偿、无偿还是交换，调剂双方均应充分沟通，达成一致共识后方可进行调剂。② 分类要求。按照不同类型化学试剂的危险程度，试剂调剂应限定在不同的范围内。一般性化学试剂的调剂范围可适当放大，但仍需控制在本校区范围内。若需调剂二三类易制毒、易制爆试剂，可根据实际情况允许师生在本院系楼宇内调剂。一类易制毒及剧毒试剂仅能存放在合法合规的仓库中，不能进行调剂[8,13]。③ 质量合格。进行调剂的化学试剂应有质量保证，被污染或已过期的试剂不能参与调剂。未开封使用过的试剂，只要在有效期范围内，均可进行调剂。已使用过的试剂，无论是否妥善保存，均需试剂的需求方检验确认后方可调剂。④ 储运合规。化学试剂在调剂过程中，会经历储存—运输—再储存3个阶段，无论储存还是运输时均应满足试剂对其周围环境的各项要求，避免发生安全事故。⑤ 使用得当。试剂调剂的接收方应具备相应的专业知识，并对使用试剂的注意事项有所了解，有具体的实验操作规程，满足使用该试剂的各项基本要求方可进行实验。⑥ 安全监管。学院及学校相关管理部门应对化学试剂调剂的各项信息进行审查备案，例如试剂的书面质量确认、运输方案以及调剂后的储存地点、保管人等。⑦ 责任转移。试剂调剂完成后，试剂的安全责任由试剂的提供方转移至接收方，安全责任的转移说明及新的安全责任人的安全承诺均应在调剂协议中有所体现。

借助5W2H分析法，了解到对化学试剂进行调剂可以让试剂在高校内部流动起来，一定程度上降低了试剂的总存量，优化试剂资源配置、节省成本。与此同时，化学试剂在高校有着良好的使用基础和管理基础，通过逐步实现调剂，可以加快试剂管理的信息化进程，降低化学试剂管理的难度和安全事故发生的风险。

4 构建高校化学试剂网上调剂平台

在信息化程度高度发达的当今社会，结合高校实际情况建立化学试剂网上调剂平台，为师生提供试剂调剂的信息和途径，既有助于解决试剂剩余问题，又有助于管理部门掌握信息、加强管理，为教学科研活动保驾护航。

4.1 平台的作用与意义

目前高校各实验室的化学试剂信息相对独立，为试剂的调剂共享带来了难度[14]。让高校内广泛分布于各实验室的师生畅通发布、获取试剂信息是实现试剂调剂的关键，而这正是互联网的优势所在。潜在的调剂双方有一方希望将剩余试剂的信息传递出去，而另一方希望获取所需试剂的信息，网上平台相当于搭建了一座信息互通的桥梁，使试剂调剂成为可能。

通过网上调剂平台，既可以让师生方便快捷地了解到各实验室化学试剂的剩余和需求情况，又可以加强管理部门的监管力度，逐步形成高效、规范的化学试剂内部管理与流动体系。同时，在调剂过程中各实验室不仅能够互通试剂信息，实现试剂共享，又能增加彼此之间的交流，相互了解科研方向与课题情况，创建和维护友好和谐的科研协作关系，为进一步潜在的学科交叉和深化合作创造条件。

4.2 平台的功能设计

化学试剂网上调剂平台是试剂科学化管理和信息化技术的有机结合，更是试剂调剂共享的载体和基础。只有从学校实际情况出发，结合管理流程设计简单易用的网上调剂平台，才能逐步实现化学试剂的校内调剂。网上调剂平台的系统功能为：

(1) 权限分配。网上调剂平台应以实验室或课题组为单位设置权限，只有通过负责人的授权和审批，成员方可发布信息或接收某种试剂[15-16]。学院及学校相关管理部门作为监管方，应有审查备案调剂协议及运输储存方案的权限。

(2) 信息交互。信息交互功能具体应包括信息的发布与修改、信息搜索、接收调剂意向等[15-16]。师生可以通过网上调剂平台公开发布或接收试剂剩余信息或试剂需求信息，并且在试剂被需求方或提供方确认前能够随时修改。除了信息详尽的发布功能外，分类搜索、关键字搜索等搜索功能可以帮助师生简单快速地定位所需信息，节省时间成本。

(3) 协议备案。化学试剂名目繁多，各类试剂存储的条件不尽相同，一旦发生安全事故，轻则造成财产损失，重则出现人员伤亡。为明确试剂调剂中的安全责任，在调剂双方基本达成调剂意向后，可在网上调剂平台选择调剂协议和安全责任承诺书的模板并做适当调整。经打印签署后，至学院及学校相关管理部门审查备案。

(4) 跟踪统计。调剂完成后，化学试剂的储存地点由试剂提供方转移至试剂接收方，相应的保管人和责任人也都发生了变化。通过网上调剂平台，学院及学校相关管理部门可以跟踪调剂的试剂，实时掌握试剂储存和流动情况，并进行统计分析。

5 结语

只有安全、有效地使用化学试剂，才能更好地使其为教学科研服务。在未来的化学试剂管理工作中，试剂调剂作为提升管理水平、降低试剂存量、减少安全隐患、增进学科交叉的一种有效途径，将会越来越重视。

目前各高校在化学试剂的信息化管理方面已经取得了一定的成绩，并逐步开始探索试剂的调剂与共享[4,15-16]。结合实际工作利用5W2H分析法对化学试剂调剂进行分析，可以帮助高校从科学化管理和满足师生实验需求的双重角度出发进行全面思考，逐步形成较为完善的试剂调剂和共享模式。同时，通过建立网上调剂平台，利用信息化手段推进化学试剂调剂的工作进程，进而达到加强试剂管理、提高试剂资源使用效率的目的，实现试剂管理和使用的良性循环。

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