试论高校人事档案材料的有效收集

何宗哲

【摘 要】人事档案材料的有效收集，是实现档案数字化的基础和前提。文章阐述高校人事档案材料收集的重要性，从材料收集的困境入手，分析问题的原因，提出提高高校人事档案材料收集效率的对策，从而有效提升档案的信息服务水平。

【关键词】人事档案;材料;有效收集;规范性

【中图分类号】G273 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2018）12-0176-02

高校人事档案，指在人事管理活动中形成的记录和反映个人成长经历、品德作风、工作能力和实绩等内容的文件材料。随着数字化时代的到来，高校人事档案面临着繁杂的档案扫描工作及数据管理所带来的挑战。这就要求我们紧跟时代步伐，把握档案数字化工作特点，采取有效措施，做好人事档案材料的有效收集，为人事档案数字化工作奠定基础。

1 高校人事档案材料收集的重要性

1.1 与教职工的切身利益息息相关

人事档案是国家档案的重要组成部分。人事档案为高校教职工的聘用、转正定级、转正定职、提拔和任免、专业技术职务晋升、入党、出入境审批、离退休审批、奖励、培训、科研等方面工作提供了重要的参考依据。其内容涵盖了个人学籍、工资待遇、组织关系、专业技术职务、行政职务等方面，是维护高校教职工合法权益的可靠凭证。例如，每年高校教职工的职称评审工作均需人事档案管理部门出具个人学籍档案证明材料，如果学籍材料不全会直接影响到教职工当年的职称申报工作。同时，人事档案在高校人事任免、调配中起着不可替代的作用。通过档案提供的信息，组织可以对干部进行全面地考察和了解，从而正确地选拔和任用干部。此外，《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》（法释〔2001〕33号）对民事诉讼中不同证据对同一事实的证明力大小作出原则规定：“物证、档案等大于其他书证”。因此，作为能维护教职工合法权益的有效凭证，对其进行及时、有效地收集就显得尤为重要。

1.2 档案数字化建设的前提和要求

党的十八大以来，信息化发展受到党中央的高度重视，建设数字中国成为当前及今后的工作重点。这对档案工作产生了很大的影响。高校传统的人事档案管理模式已不能适应新时代的需求，档案信息数字化成为必然。由此，数字档案应运而生。它是现代信息技术在档案工作中的直接应用。2012年在干部数字档案采集报送工作布置动员会上，中央组织部对各地各部门档案管理单位的干部档案数字化工作提出了新要求。目前，全国各地都已经在开展档案数字化建设工作。2018年2月1日，为做好档案的安全性工作，同时提高档案信息服务水平，福建省人民政府还出台了《福建省数字档案共享管理办法》，进一步规范了数字档案共享程序，公民通过办理一定的手续，可远程利用记载有关本人婚姻登记、学籍学历、工龄、职称等证明性的数字档案。时代的发展，呼吁档案公共服务水平的提高，而要实现档案数字化，离不开对档案材料及时、有效收集。档案材料收集不全，则会直接影响到档案的整理、扫描及档案的数字信息利用，进而影响到档案数字化服务效果。因此，及时、有效做好高校人事档案材料的收集工作，才能为今后档案数字化建设提供基础和保障。

2 干部人事档案材料收集的主要困境

2.1 档案材料收集相对滞后

根据中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》规定，干部人事档案材料形成部门要求“在材料形成之日起1个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续”。但是在实际工作中，有些材料却未能得到及时收集。档案材料收集时间的特殊性则是造成其收集相对滞后的主要原因。由于每份档案材料形成时间不同，而它又需要在形成之日起1个月内移交，所以它就无法像其他材料一样能固定在某个时间段统一收集。如果人事档案管理部门与檔案材料形成部门联系不够密切，未能及时催交材料，或档案材料形成部门移交档案材料的意识不强，便会造成人事档案材料收集不及时，并直接影响后期的整理和录入工作。

2.2 收集的材料内容不完善

部分档案材料形成部门由于缺乏一定的培训或对档案收集的要求不了解，容易出现收集的材料内容不完善，如需盖章的地方未盖章、需签字的地方未签字、需填写的时间也未填写等，便直接将材料移交到人事档案室。特别是一些材料的复印件，在移交时有些手续还未完善。根据中央组织部《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》规定，“归档的材料一般应当为原件”，特殊情况下才使用复印件，如学历、学位证复印件等。使用复印件收集的材料，“必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织（人事）部门公章”。如果收集材料内容不完善，收集部门则需将其退回材料形成部门重新制作或补办手续后才能归档。这在一定程度上增加了档案整理的工作量，降低了工作效率，影响了档案材料及时入库。

3 人事档案材料有效收集的对策

3.1 广泛宣传，增强档案意识

认识的深度决定工作开展的有效度。只有在意识上充分重视档案材料的收集，才能将意识转化为行动，从而使收集工作有效开展。首先，应加强对档案材料收集工作的领导，做到认识到位、组织到位、措施到位。积极向学校领导汇报档案工作情况，争取领导对档案工作的重视和支持，这是人事档案材料收集工作顺利开展的关键。在领导的关心和支持下，才能在人力、物力、财力等方面提供保障，使人事档案工作与其他人事工作同步协调发展。其次，通过QQ群、公告栏、微信公众号等各种途径和渠道对人事档案进行深入、广泛地宣传，使人事档案工作的重要性深入人心，逐步提高广大教职工的档案意识。只有大家都充分认识到档案收集工作的重要性，才能在意识上重视档案材料的收集，形成合力，共同把人事档案材料收集工作做好。

3.2 稳定队伍，提升档案工作人员综合素质

人事档案工作人员是档案管理工作的主体，其业务水平的高低对人事档案的工作效率和利用效果有着直接影响。只有充分重视档案工作人员综合素质的培养，才能有效解决高校人事档案材料收集存在的问题，及今后档案信息化建设和发展的问题。首先，高校应为档案工作人员提供学习、培训的平台，定期举办人事档案管理培训，或让档案工作人员参加校外档案培训，以培训促成长、以培训促交流、以培训促发展。通过不断地学习和交流，拓宽人事档案工作人员的知识面，在此基础上逐步提升其业务水平，使人事档案收集、整理工作得到更好地开展，为广大教职工提供优质的档案信息服务。其次，要保持档案工作队伍相对稳定。每一项工作的顺利、有序开展，离不开工作人员经验的积累和对专业知识的储备。人事档案工作是一项严肃且繁杂的工作，工作量大，并且整理的工序较为繁琐，每一卷人事档案的整理都离不开档案工作人员的努力和付出。高校要多关心人事档案工作人员的工作、学习和生活，稳定档案工作队伍，提供专业技术职务晋升的空间。人事档案管理工作是一项专业性很强的工作，只有建立起一支业务精通、技术过硬的档案管理队伍，才能确保高校人事档案材料收集工作健康、有序开展，才能适应数字时代背景下对高校人事档案管理工作的要求。

3.3 完善人事档案材料收集制度

没有规矩，不成方圆。人事档案材料的收集同样需要规章制度进行约束。根据中央组织部《关于印发<干部人事档案工作目标管理检查验收细则>的通知》（组通字〔1998〕13号）文件精神，《干部人事档案收集制度》是干部人事档案管理部门需建立健全的八项制度之一。因此，根据上级有关规定，并结合高校实际情况，建立行之有效的干部人事档案材料收集制度是非常必要的。制定的人事档案收集制度应涵盖收集的范围和要求，明确指出材料移交的时间，使档案材料及时入库并整理。只有建立行之有效的档案收集制度，才能使档案收集工作做到有章可循、档案整理工作顺利开展，同时这也是档案材料内容完善的保障。

3.4 畅通档案收集网络

作为高校的行政人员，每个人都承担着大量的行政工作任务。而档案材料的收集只是这繁杂工作中的一项。档案材料形成部门的工作人员由于各项行政事务繁多，有时难免会出现忘记收集材料和不按时移交档案材料的情况。为加强档案材料的收集工作，我们可以借鉴其他行政工作经验，建立收集网络，如充分利用QQ群、微信群等，适时在群里发出材料收集通知;经常与档案材料形成部门保持联系，及时督促、催交、移交。档案管理部门与档案形成部门协同合作，畅通档案收集网络，才能确保档案材料及时归档，为人事档案的合理利用提供保障和支持。

4 结语

总而言之，做好高校人事档案材料的有效收集，不仅可以充实和完善教职工人事档案内容，确保教职工人事档案的真实可靠，同时可以提高档案收集的规范性，使档案更好地为组织、人事工作服务，为人事档案数字化建设服务。虽然现阶段人事档案收集工作仍存在一定的不足，但随着档案管理的不断规范化、科学化和制度化，必能推动高校人事档案材料的有效收集、有序存档和有效利用。

参 考 文 献

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