关于开展房产档案数字化管理工作的探讨

张丽敏

摘 要：随着城市化进程的不断加快，近年来房地产行业取得了较快的发展，房屋交易数量不断增加，这也给房产档案管理工作带来了较大的压力。在这种情况下，需要加快推动房产档案的现代化管理，实现房产档案的数字化，以此来提高房产档案管理工作效率，更好的促进房产档案的开发利用。

关键词：房产档案；数字化管理；信息数据库；标准

近年来房地产行业的发展促使房产交易和租赁等工作量不断增加，这也使房产档案数量激增，给房产档案管理工作带来较大的挑战。随着房产档案数量的增加，单纯的依靠传统的管理方法已无法满足当前各项工作的需求，在这种情况下，运用数字化管理模式来实现对房产档案的管理，可以有效的提高档案管理工作效率，实现房产档案信息的随时查阅和调取。

1 开展房产档案数字化管理的必要性

房产档案数字化管理工作主要是运用先进的技术手段来实现房产档案信息的电子化存储，并通过网络来对存储的信息进行统一管理，构建统一的房产档案信息数据库，实现房产档案信息的随时查阅和调取，加快推动房产档案信息共享的步伐。由于房产档案数字化管理打破了传统管理模式的束缚，并进一步对传统档案管理工作中存在的问题进行了优化，为信息获取和信息获取速度都带来了积极的作用。而且通过开展房产档案数字化管理工作，实现了图文结合，通过网络和计算机来对档案信息进行存储，实现了房产档案管理的多样化。而且能够快速对档案信息进行分类、整理、排序和查阅，有效的提高了房产档案管理的水平，进一步推动了房产档案管理工作的有序开展。

当前我国大部分权属档案都以纸质档案为主，但随着城市规划及老城改造，不动产档案的数量迅速增加，对于档案信息的利用率也逐渐提高。在这种情况下，针对于房产档案开展数字化管理变得越发重要。而且在房产交易过程中，由于涉及的方面较广，对于专业具有较高的要求，交易双方掌握更多的房产信息非常重要。通过开展房产档案的数字化管理，可以使双方能够了解房产的相关信息，从而做出正确的决策。而且在房产档案数字化管理工作中，可以通过对相关信息进行分析，从而为政府部門对市场采取相关调控手段提供提供重要的依据，可以引导房地产企业能够理性投资，有效的规避风险，更好的推动房地产市场的健康、有序发展。

2 房产档案管理的数字化实施策略

2.1 提高对房产数字化管理的认识

在当前房产档案管理工作中，通过运用数字化管理模式，能够有效的提高档案的利用率，更好的满足社会的需求。在房产档案管理工作中，运用数字化管理模式可以有效的实现房产档案资料的补充，确保房产档案信息的完整性。同时在局域网及数据库环境来登记房产信息，不仅保证了房产档案资料的完整性和真实性，而且有利于全面提高房产数据的质量和房产档案数字化管理水平，使房产档案能够更好的为房产管理工作服务。

2.2 积极建立房产信息库

在房产档案数字化管理模式中，需要将档案资料和文件转化为易于保存的形式，因此在实际工作中，通过建立房产档案信息库，可以将房产档案信息录入到信息库中，这样可以实现信息的便利检索，即根据所要检索的档案信息，只需要输入关键字就能够查询到自己需要的内容，有效的提高了房产档案信息查询的速度。而且房产档案信息数据库构建后，数据库查询工具也有效的提升了房产档案资料的整合能力，为房产档案信息的共享打下了良好的基础，有利于实现房产档案信息的高效利用。

2.3 制定房产档案数字化发展与建设的策略

数字化的管理工作可以分阶段以及有步骤地开展，第一是在建立数字化系统中，必须要充分地考虑各地的房产档案实际情况，例如工作人员的配置情况、对数字化技术的掌握情况、工作人员的年龄分布等，这些因素会对房产档案中的数字化的推进带来一定的影响，因此在详细地分析了这些基本因素之后，就可以适应各个地区对房产档案中的数字化推进情况，从而有步骤地实施以及推进数字化的管理模式。第二是加快构建数字化管理模式的步伐，由于我国每年房产档案数量在不断增加，其数量之庞大也使得档案的库存出现了一定的难题，例如存储空间的有限性，因此在构建数字化的管理模式中，可以通过先进的技术把纸质化的档案资料转为电子文件的形式，从而使得电子文件能够得到高效的保存，这对房产档案的管理以及库存空间的解决等提供了良好的解决策略，在提高利用率的同时也能够在权属问题方面进行资料登记，使用户的房产资料能够得到科学的管理，除此之外，在日常工作中也能够较好地应对档案数量的增加。

2.4 完善房产档案的数字化利用以及标准

根据国家档案局对电子文件与档案所制定的标准与规范，房产档案通过数字化管理后，可以进一步促进档案管理工作的规范化和标准化。在当前房产档案管理工作中，需要在国家的统一规范中确立良好的房产管理数字化标准，从而有效地提升房产档案的管理水平，提升服务水平。同时在开展房产档案数字化管理工作中，基于用户方面而言，需要对房产档案信息数字化的利用权限给予一定的限定，用户可以自行对相关的信息进行查询，同时房产档案管理部门也能够为用户提供远程服务，不仅有效的提高了档案服务的质量，而且实现了对档案信息安全的有效保护。而且房档案数字化管理模式实现后，通过内部局域网，可以实现对档案信息的查询和利用，这对于房产档案利用水平的提升起到了极为重要的作用。

3 结束语

迅速发展的房产行业给我国的房产档案管理工作既带来机遇也带来挑战，传统的档案管理模式中存在很多不足，只有不断的进行升级优化，才能更好的与时代的发展相顺应，充分的发挥出房产档案的重要作用。因此在当前新形势下，需要加快推进房产档案数字化管理的进程，实现房产档案的科学、系统、全面、高效发展，以此来推动房产档案管理工作的不断完善。在推动房产档案数字化管理工作中不仅要加强工作人员对数字档案管理的认识，还要不断的加大投入，提升档案管理人员的专业素养，为实现房产档案数字化管理打好坚实的基础。

参考文献

[1]厚华东，陈静.浅议加快推进房产档案数字化管理[J].山东档案，2013（03）.

[2]田媛.浅论房产权属档案数字化管理的建设[J].科技信息，2012（03）.

[3]张小虹.房产档案管理中数字化技术的应用分析[J].科技创新与应用，2012（12）.