浅谈卫生和计划生育局档案管理的优化措施

陈凤玲

摘 要：卫生与计生局档案实施现代化管理，不仅有利于档案内容的存放以及增强实用性，而且能够有效提高卫生与计生局的工作效率，具有非常重要的意义。与计生执法档案实施科学化与制度化管理，是卫生与计生执法规范及依法行政的重要基础。档案管理人员只有具备一定的档案专业知识与计算机知识，并具有创新理念，才能够胜任案管理工作，也才能够实现档案管理现代化。

关键词：卫生与计生局；档案管理；优化

随着我国计划生育二孩政策的实施，卫计部门越来越注重对群众的医疗健康服务，而做好其档案管理工作是卫计工作的基础所在，能够为后续工作的开展及研究等查询、检索、决策等提供准确权威的数据及文字信息。因而以下针对当前卫生和计划生活局档案管理中存在的问题及优化措施进行研讨。

1 卫生和计划生育局档案管理工作概述

任何一项工作都离不开档案管理，作为贯彻 落 实计划生育基本国策的卫生与计生部门更是如此，做好档案管理工作，至少具有以下三个方面的重要意义。

第一，档案管理能够促进卫生与计划生育工 作 的开展。做好卫生与计划生育档案管理工作，确保档案资料信息收集的准确性、真实性和完整性，能夠为后续工作的开展及研究提供权威的原始资料信息。通过档案管理工作可以促进卫计工作的规范化、科学化水平的提升。第二，档案管理是关系群众切身利益的民生工作。卫计档案管理所记载的信息资料，关系着每个家庭的卫生健康与 生 活 幸福。如 果 档 案 管 理 不 到 位，档案信息记录不够准确及时，就可能会给群众带来诸多麻烦。有的甚至出现信息丢失、泄密等，还可能严重影响群众的生活。第三，档案管理是推动卫计事业发展的坚强基础。如通过对卫计档案信息资料的分析比较，能够发现卫计发展历程中的特点，找到相关规律，发现不足，从而为后来卫计事业的发展决策提供权威的参考。通过加强档案管理，不仅可以促进卫计工作的改进，还能够给卫计部门树立良好的社会形象，促进卫计事业更加健康科学地发展。

2 卫生和计划生育局档案管理存在的不足

2.1 档案管理的技术落后。

技术是档案管理的一个关键的因素，它往往与档案管理的水平有较直接的联系。目前我国卫生和计划生育局的档案管理技术落后，主要表现在以下几个方面： 一是纸质档案仍然占据较大的比重，而且一段时间内这种情况无法扭转； 二是数字档案大大方便了管理，却在现实中没有完全替代纸质档案； 三是数字档案的管理水平仍然十分有限，而且也存在着许多安全隐患； 四是与国外先进国家档案管理技术相比，我国卫生和计划生育局的档案管理仍存在很大的差距。这四点技术方面的问题都限制着我国卫生和计划生育局档案管理的发展与进步，使我国在这一方面仍处在较落后的地位。

2.2 管理设施不能满足档案管理的需求

档案管理的设备不能满足档案管理的需求，因此档案管理在硬件设备方面存在很大的漏洞。随着时代的不断发展，对档案管理的要求也越来越高，人们希望档案管理更加方便、快捷、准确、全面等，但事实上档案管理发展的速度却很慢，远远不能满足人们的需求。由于一些地方的卫生和计划管理局在档案管理方面投入设备资金有限，因而不能及时买到先进的技术设备，这样的话使得档案管理不能跟上时代发展的步伐。另外，也是由于我国有关档案管理设备的更新换代较慢，无法达到人们想要的效果，这样的话，管理设备陈旧就成为很普遍的现象，直接导致我国在档案管理设备方面落后。

2.3 并未建立起一套较完整的档案管理系统

建立一套较为完整的档案管理系统是档案管理发展进步的明显标志，它能极大提高档案管理的效率，但是目前我国多数的卫生和计划生育局并未建立起一套这样的档案管理系统。档案管理方面的工作人员对档案的收集、鉴别、整理工作缺乏完备有效的工作流程，并未对工作人员进行明确的工作分工，而且一个步骤与前后步骤之间缺乏很好的配合与协调，这样的话大大降低了卫生和计划生育局档案管理的工作效率，而且很容易出现差错，不利于档案管理工作的发展。

2.4 档案管理人员的素质偏低

缺少人才是档案管理目前面临的一个重大问题，毕竟人才才是发展的最大动力。长期以来，人们都认为档案管理不需要太多的专业性知识，而且没有多大的发展前途。在这样的观点的影响下，我国大多数的卫生和计划生育局在人事安排方面，往往把一些能力不太强或者资历浅的人安排到档案管理方面，这样的话，导致了档案管理方面缺少能力强并且专业性技术过硬的人才，十分不利于档案管理的发展。另外，档案管理人员忽视了自我专业水平的提升，往往在工作后就较少去提升自身的能力，这样导致档案管理人员的见识较浅、专业技术较差、不能跟得上时代发展的步伐，阻碍了档案管理的发展步伐。

3 基层卫生和计划生育档案管理问题的对策

3.1 强化档案管理认识与观念

基层卫生和计划生育档案管理水平密切联系着每一个人的工作和生活，关系到我国基层卫生和计划生育工作资料保存的完整性与真实性，单位领导与档案管理的工作人员应该提高对档案管理的重视程度，树立强烈的工作责任意识，拥有良好的工作使命感与积极性，这要求档案管理人员具备扎实的专业知识和业务技能。为了提高档案管理人员的工作技能，相关单位应该定期对人员进行培训，开展经验交流会，让有经验的工作人员向新入门的人员传授经验，让年轻的工作人员向不会计算机操作的人员提供技术指导。

3.2 改善档案管理基础设施

基层卫生和计划生育档案管理的日常工作繁杂，涉及到诸多细节，劳动量与劳动强度较大，传统管理模式下的档案管理会耗损人力、物力与财力，因此，改善档案管理基础设施、提供档案管理技术手段是基层卫生和计划生育档案管理现代化的重要步骤，利用计算机处理档案信息不仅快速便捷，更容易长久保存，减少档案丢失率和损坏率，计算机还可以模拟人工立卷，按照类别把相应条目内容打印出来，或者按照文件形成的先后顺序排列打印，这有利于提高基层卫生和计划生育档案管理的工作效率与准确性。

3.3 建立健全档案管理系统

要建立较为完善的档案管理系统，就要从以下几个方面对现有的工作加以改善：首先，要对档案管理人员进行统一指导，使其熟知自己工作岗位的职责，强化员工工作责任意识，资历高的工作人员可以为资历低的人员传授经验，能力强的工作人员可以分享自己的业务处理技巧；其次，要规范工作流程并明确工作安排，加强员工间的工作交流，协调好各部门间的工作关系；再者，要建立科学合理的监督机制，对相关工作展开抽查与监督。

3.4 提高档案管理人员素质

基层卫生和计划生育档案管理需要专业化人才，无论是档案学相关的理论知识，还是数字档案建设所需的计算机技能，档案管理人员都应该不断地学习并掌握，只有不断提高员工的专业素质，才能从根本上提高基层卫生和计划生育档案管理的工作水平，因此，督促档案管理人员学习知识并投入实践是档案管理发展的重要基础。

4 结束语

档案管理水平对基层卫生和计划生育工作有较大影响，推动档案管理从基础设备、管理理念和相关制度上快速发展是十分重要的。因此，档案管理人员与相关领导要强化对档案管理认识与观念，改善档案管理基础设施，建立健全档案管理系统，提高档案管理人员素质，这样才能更好地推动基层卫生和计划生育工作的发展。

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