企业档案管理创新与服务模式的探究

姜璐

摘 要：现代化数据处理技术在各领域的深入应用，使得企业单位的档案管理工作逐步成为企业加强内部控制，实现战略目标的重要基础。然而，现阶段，受传统观念与管理体制的限制，档案管理创新模式的转变还面临着诸多难题。

关键词：信息平台；服务意识；管理理念

现代化、信息化社会的快速发展，使得企业单位的内部管理与资源开发效率成为影响企业核心竞争力的重要因素。在此基础之上，优化档案管理、服务体系，提升信息资源的开发力度，成为企业单位实现阶段性发展目标的关键所在。

1当前阶段档案管理的常见模式与面临的主要问题

1.1档案管理常见的三种模式

现代的企业单位档案信息管理模式按照执行方式的不同，主要可以划分为以下几种：分散管理、集中管理以及信息一体化模式的档案资料管理。其中，分散式的档案信息管理主要是指将企业的档案信息按照分类不同，下发到各部门，由部门自行管理的模式。该种档案管理方式由于没有固定执行的管理制度与标准化的管理手段，企业信息资源的使用与开发都是基于部门的实际需求，因此管理较为灵活。通过分散式的信息管理机制，可以使档案开发、利用工作兼具实践性与高效性，对信息的记录、处理更贴合部门的档案开发需要。但与此相对应的，由于档案分散在不同部门之间，因此在总体信息资源管理体系上存在管理不连贯，经常会发生档案管理协同调动效率不高，程序管理繁杂等问题，降低了信息资源开发利用的企业效益。第二种管理模式属于集中模式下的档案开发工作，是指企业将档案管理的工作集中在一个或多个管理部门，按照单位制定的档案开发流程，对信息资源进行统一管控的模式。这种管理模式尽管实现了系统的信息资源开发，但由于管理的档案涉及企业多个部门，内容较多，信息资源的种类也较为复杂，实际的档案信息管理工作难度较大。第三种现代档案信息管理模式以信息一体化系统为主。该种模式是将传统档案管理与互联网信息处理技术结合起来，建立起一体化的信息管理模式，对各部门的人力档案资源进行开发与利用，充分发挥出档案信息的潜在价值。

1.2档案管理服务模式在转型阶段面临的主要问题

1.2.1管理阶层对档案信息管理理念的认识不全面

现阶段，部分企业管理人员对档案服务工作的认识不全面，在信息资源的开发利用方面存在问题，一些员工认为档案管理部门无法创造出相应的经济价值，没有实际意义；还有部分员工认为档案服务只是对信息资料的收集，可以应付借阅服务就可以。由于受档案利用的固有思维影响，使得信息资源的潜在价值得不到合理的开发，这种思维的局限性，为现代化档案开发、管理技术的有效应用提升了难度。当前阶段，档案管理服务普遍存在将档案数据收集、制度管理放在首要位置，但忽视创新管理、信息技术引进的问题。

1.2.2管理制度的相对滞后，硬件管理设施的不完善

目前，部分单位在档案管理服务体系的建设方面还存在着诸多不足，尤其是档案信息管理机制的建立与执行方面，不仅缺乏行之有效的档案信息数据服务平台，对基础硬件设施的建设也相对落后，使得企业内部信息资源的开发工作效率较低。无法满足以信息资源为核心要素的市场需求。与此同时，管理阶层对档案开发与服务工作的不重视，也在一定程度上降低了档案监督管理工作的实际效率，造成重要信息数据遗失、损毁等问题。对影响企业单位战略规划的经济数据以及基础数据了解不全面，还可能会导致企业决策失误，从而为企业运营发展埋下安全隐患。

2当前阶段增强企业单位档案信息资源管理、开发效率的有效途径

2.1通过建立行之有效的激励制度，提升工作人员的服务意识

提升工作人员对档案管理工作的积极性，是深入开发信息资源的有效举措之一，在具体实行过程中，一方面，管理阶层应转变传统的服务理念，合理安排档案的信息录入、分类、处理等工作。档案信息的重要性在于档案数据蕴含的信息知识、现实价值、情报性内容等，通过现代化的信息处理技术，不仅可以缩减原有的数据收集、管理的工作量，简化繁琐的工作流程，还能够通过信息平台的搭建，为用户提供更好的信息服务；另一方面，应该建立起行之有效的激励制度。通过薪酬管理、岗位福利的调整，保证工作人员的主观积极性，提升档案服务工作的实际质量。

2.2对档案管理工作进行规范化管理，引进先进的数据处理技术

档案信息处理的滞后性问题在很大程度上是由于管理内容过于繁杂、工作效率达不到相应标准引发的。为此，提升档案信息处理效率，引进现代化的大数据处理技术，成为减轻工作人员数据处理工作量、提升档案信息资源配置效率的关键。在技术引进的过程中，首先要明确不同档案类型服务的范围与对象，通过档案信息平台的建设与授权管理，区分不同对象的服务范围，进一步提升档案数据处理的实际效率；其次应该创新档案数据的服务模式，为企业单位提供更加具有针对性的服务。如，用户可以利用档案信息共享平台上的检索服务，及时获取需要的档案资料。

2.3创建行之有效的管理制度，提升管理工作的高效性与规范性

高效、科学的管理制度，不仅可以保证档案信息数据记录、存储、使用等工作的规范性，还能提升档案信息资料的安全防护水平。首先，应该成立专门的档案信息收集小组，各部门、基层单位安排档案收集人员，划分档案管理的责任范围。由收集人员对本部门的档案资料数据进行收集、归类、处理，然后将档案上传到管理中心，保证各部门档案数据处理的高效性；其次，制定行之有效的档案数据管理模式。要保证档案管理人员对信息数据的处理符合管理制度，规范工作流程，确保各管理环节的衔接顺畅；第三，创建合理的激励制度，通过薪酬、绩效等方面的调整，激发职工的主观积极性，提升工作人员的档案服务理念，完善企业内部档案管理、服务体系的建设。

2.4完善档案管理硬件设施的建设，增强管理系统的安全防护力度

实行档案管理服务模式的前提在于硬件设施的合理建设，在此基础上，管理部门需要从以下几方面入手，为档案的开发、管理提供客观条件：首先，强化对档案室的监管力度，保证档案室的温度、湿度等环境条件符合管理标准，降低纸质档案虫蛀、腐蚀、发霉等问题发生的可能性；其次，大力推行现代化信息技术的应用，使用计算机、硬盘等设备对视频、音频、图片等档案信息进行存储。與此同时，为了保证网络档案信息安全，一方面要加强防护信息技术的应用，建立动态监管机制，避免病毒植入、网络入侵等问题；另一方面，单位应加强档案数据库的安全防护建设，实行模块化的档案管理模式，通过权限控制，降低信息数据遗失的可能性。

3结语

当前阶段，社会的整体经济水平在处于飞速提升的过程中，信息化与网络化技术的大范围普及，对企业内部的信息管理工作提出了更加专业化的要求。档案管理作为企业内部信息管理工作的根本，具体内容涉及到人力资源调培、财务信息、管理销售、岗位待遇等诸多要素，并对企业的战略决策提供重要的参考数据。为此，针对目前档案管理过程中面临的制度不健全、认识程度不深、硬件设施落后等问题，应该创新管理模式、规范档案工作的管理流程，为企业建立以信息化技术为主体的内部控制体系夯实基础。

参考文献

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