新形势下基层单位档案管理标准化建设的思考

李凡

摘 要：近年来，随着科技的不断发展，对基层单位档案管理標准化建设提出了更高要求。推进国有企业档案管理工作的标准化，不仅能够促进国有企业的科学发展，还能在根本上提高国有企业工作的精细度，以避免发生决策性的失误。国有企业档案管理工作的标准化能够保证国有企业更加有效率的开展工作，进而提高国有企业决策的合理性。本文主要介绍了档案标准化体系的主要特征以及实践意义，分析了档案标准化工作中存在的主要问题，并针对上述内容提出了几项改善档案标准化工作的主要措施。

关键词：档案标准化工作；问题；措施

在信息技术高速发展的今天，互联网信息技术在社会范围内得到普遍的应用，国有企业传统的档案管理工作已经难以满足档案管理工作的现实需求，不利于档案资源的有效利用和国有企业综合管理工作的开展。基于信息技术对档案管理工作的影响，我们应该积极探索档案管理工作规范化标准化建设的措施，增强档案管理工作的稳定性，为国有企业的高效发展提供更加及时准确的信息支持。

1档案标准化体系的主要特征

1.1完整和配套

档案标准化体系是指将所有档案的管理标准组成在一起，形成具有一定联系的完整体系，并且各项管理标准之间具有互相补充、互相依存的关系。在制定和实施具体的标准时，必须有和它相匹配的管理标准，不然在实施过程中会受到一定的限制。比如在对档案实施标准检索时，如果没有标准的档案著录规范、标识符号以及目录组织等，就没有办法进行档案的标准检索，而且会对正常利用档案带来一定的影响。所以，档案的标准是相互统一、相互配合的，不可以分散的、独立制定。

1.2协调和联系

在建立档案标准化体系时，要充分考虑其他相关的内外部标准体系，使它们之间能够更好的衔接起来，一起协调发展。比如在对文书档案进行检索时，要使“分类号”与“档案号”在深度上保持一致。在和其他体系如OA系统、管理体系等进行衔接时，要保持协调性，并建立一定的联系。

1.3合适的比例

在建立档案标准化体系时，要按照国有企业的实际状况、业务特征以及档案工作重心等因素，针对档案的不同类型和数量进行科学合理的划分，使各类档案管理制度在体系中占有合适的比例。

2档案标准化工作中存在的主要问题

2.1单位使用过程中混淆标准和法规的适用条件。

档案行政指导的主要特点包括经常性、非强制性以及普遍性，而我国各级单位在开展档案工作时一般都是集中统一、分级管理，这些都促进了行业标准的大力推广，越来越多的单位开始重视档案的标准化工作。那些涵盖面比较广泛的标准虽然提高了档案管理人员的标准化意识，也改进了档案的标准化工作，但是一些档案管理人员在使用标准的过程中，经常会分不清楚标准和法律法规的适用条件以及效力，出现行业标准具有强制性，一旦发布就必须贯彻实施的错误认识。

2.2档案资源开发利用与管理设施有待加强。

部分国有企业不能将档案的潜在作用加以发挥，忽略档案资源的开发及利用，只关注档案的整理、收集等，片面认为档案不破损、不丢失即可。国有企业的档案室库房相对简陋、空气污浊，甚至堆放易燃杂物；借阅室、办公室、档案库房未实现三分开，档案保护设置缺乏齐全的配置。这些都从基础上制约了档案资源的开发利用以及标准化建设的实施。

2.3档案管理人员专业水平有所缺失

基层单位的档案管理人员并非都是专业人员，其中不乏有很多兼职人员和其他部门人员来兼管的情况，这些人员对专业技能有所缺失，不能够达到档案管理的标准化。有的单位即使配置了专业的档案管理人员，其素质和能力仍需要加强。当前不少基层单位的档案管理人员年纪较高，不能够有效掌握计算机知识，就使得档案管理工作不尽人意。因为没有对档案管理标准化提高重视，也就没有对人员进行定期的培训，指导和检查的能力也不够充足。而随着信息化建设力度的加大，对档案信息化查询也更加频繁，也就对档案管理人员提出更高的要求。

3改善档案标准化工作的主要措施

3.1加大标准的宣传力度

国有企业的领导要加强对档案管理工作的重视，充分认识到它的重要性，在选派员工的时候，要挑选责任心强、能力强、做事严谨的员工。在编制档案行业的标准规范以及颁布标准化管理规定时，档案行政管理部门以及标准管理部门可以经常发布相关规范性文件或者组织档案管理人员进行培训，促进相关单位不断学习标准编制的主要原则以及法规编修原则，有效减少编修标准过程中经常出现的方法和法规等方面的问题，提高标准的编修质量。

3.2加大档案信息资源的开发力度

国有企业要想达到档案的规范化和标准化管理，必须要打破传统的管理形式与工作理念，形成良好科学的管理意识，充分利用资源信息。同时单位落实档案工作时，应该对相应的档案进行参考，根据企业实际情况，合理有效编辑企业大事记及组织机构沿革，进而提高档案有效利用率，保障不同部门的便利使用，推动单位的良性发展。在档案管理工作中适当启用现代化信息设备及软件系统，为企业提供更高效的档案服务。除此之外，相关人员对档案资源进行使用时，需要积极完善和优化档案管理制度，进一步提高自身的专业能力及管理水准，满足档案规范化标准化管理的目标。

3.3强化基层单位档案管理人才建设

基层单位要为档案管理人员提供更多培训和学习的机会，可以举办一些上岗培训、远程培训、专题培训等活动，这样就能够强化档案管理人员的知识系统，掌握更多管理的方法和技巧，提升其自身的素质和能力，这样在实际的档案管理工作中才能够提升标准化。也可以通过聘用和合作等方式，引进和培养能够组织数字档案馆建设、档案服务产品开发的人才，优化档案管理人才队伍建设，保证其在实际的档案管理工作中具有较强的责任意识和管理能力，这样才能够不断促进档案管理的标准化。

3.4加大宣传教育，深化认识水平

国有企业档案管理工作的规范化和标准化建设是保障国有企业档案管理有效提高的重要手段。所以新时期在积极探索档案管理规范化标准化建设的过程中，应该借助有效的宣传教育让国有企业档案管理人员和其他部门的相关工作者能够认识到档案管理的重要性，以及国有企业档案管理工作中对档案管理规范化标准化建设的迫切需求。这样在宣传教育的作用下，国有企业的相关工作人员重新审视档案管理工作的重要性，一方面档案管理工作人员能够从多角度积极探索档案管理规范化标准化的建设，推动档案管理规范化标准化建设工作的稳步开展；另一方面，国有企业内部其他部门的工作人员也能主动配合档案管理工作的开展，自觉加强对档案资料的搜集和整理，切实加快国有企业档案管理规范化和标准化建设进程，增强国有企业档案资源的利用效果。

4 结语

综上所述，在社会经济的不断发展中，我国档案管理标准化逐渐成熟，也能够为基层单位的实际工作提供支持和帮助。但是，其中依然存在不少的问题，使得档案管理要想实现信息化就显得极其困难。所以，在全新的发展形势下，要结合基层单位的发展情况和实际需要，对档案管理中存在的问题进行详细分析，并提出切实可行的对策，这样才能够满足实际要求，更好地实现档案管理信息化建设，为基层单位的发展打下坚实的基础，做其坚强的后盾。

参考文献

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