数字化技术在房地产档案管理中的应用

摘 要：作为一种新型的管理方式，数字化技术应用于档案管理可以在极大程度上提高档案管理的质量，为房地产市场的发展提供更多的数据资料作为其坚实的支撑。本文通过数字化技术对档案管理的作用的分析和对应用原则的说明，提出了在应用过程中的几点思考。

关键词：数字化技术；房地产市场；档案管理

传统的档案管理是通过纸质化的人工操作进行的，进行档案管理时需要大量的人力物力投入，但是工作效率十分低下，且容易出现差错，造成档案资料的不可逆损坏。而数字化档案管理技术因其存储量大，失误率低的优点可以极大地填补人工管理的不足，提高档案管理水平。

1 数字化技术对房地产档案管理的意义

所谓数字化管理手段，就是利用信息技术和互联网技术来开展档案管理工作，其优势在于一来可以提高数据录入速度，有利于后期对数据信息进行整合，提高档案管理效率；二来则是实现档案资源的保存与后期使用的检索便利，运用数字化手段将房地产档案的纸质文件数据存入电子数据库，以便以后进行库房管理的时对信息进行检索；最后则是可以实现信息查询突破时间和空间的局限，对信息进行异地查询，或是对过去资料信息查询。

2 数字化管理原则

2.1 真实性

档案工作最基础的工作是保证所记录的数据真实性。如果在档案管理中对某些档案的数据错误置之不理，不能做到及时纠正，那将会对以后的使用产生巨大的阻碍。在房地产档案管理工作中，也需要档案管理工作中数据的真实可靠，这就要求管理人员不止要在技术上做出保证，管理方法上也应当做出适当的调整以保证房地产数据信息真实可靠。

2.2 安全性

房地产档案管理必须保证其安全性，这是其工作中最为重点的内容，再进行数字化档案管理时也应当注意对安全性原则的遵守。首先，进行数字化档案管理的工作人员应当严格遵守职业道德，不对外泄露档案信息，保障房地产信息档案的安全性。其次，要保证数字化档案管理工作中使用到的软件与硬件的安全性，防止有人恶意窃取或是损毁信息档案。

2.3 便捷性

数字化档案管理模式实现了由传统的手工的纸质化管理向现代数字化管理的突破，它利用计算机使用很短时间储存较以往更多的数据，为日后的查询阅读提供了更多便利，这就是其便利性的重要体现。此外，数字化档案管理在资源共享方面也为其提供了非常大的便利，即使档案资源使用人员分处两地通过一台联网的电脑即可浏览权限内的全部文档资源。

2.4 可读性

开展档案管理，就是为了方便日后对其进行查阅，从而对数据进行分析、对形势做出判断，所以可读性就成为了档案管理的重要原则之一。而数字化技术则是指将档案资料在通过电脑软件对其进行压缩、复印和转化之后以数字化的形式展现在使用者的视野中，为使用者的查询提供便利，也为保证档案资源的完整性提供了有利条件。如果档案资源缺失可读性，那么其存在的价值就会受到质疑，其进行的管理工作也是无意义的劳动。

3 数字化技术在房地产档案管理中的应用范围

3.1 培养专业的档案管理人才

在任何行业中，人才都是稀缺要素。要提升数字化档案管理水平，人才更是其关键。因此在对房地产档案进行数字化管理的过程中，对人才的培养应当提起足够的重视。数字化管理技术一则需要管理人员具有档案管理相应的专业知识，另一方面也需要其对必要的信息化技术和手段能够有所掌握，只有具备这样素质的管理人员才能在档案管理工作中有出色的发挥水平。目前我国的房地产档案馆理水平还不够高、存在的问题还很多，其关键原因就是人才的缺少。要培养数字化档案管理人才可以从以下几个方面使力：一方面，对管理人员的理论知识方面进行培训，使其能够掌握更多的先进管理理念作为指导，转变就对管理思想，提高其管理创新能力。另一方面，在招聘的时候适当地提出更多的优惠条件吸引高素质的综合性人才，他们的加入会对档案管理水平的提高产生很多积极作用，对房地产市场更是有其积极的影响。

3.2 建立标准的管理体系

如果没有一个标准化的管理方式，档案管理工作就不能规范化进行，档案保存的完整性就得不到保证，档案管理的价值无从体现，档案的功能就更无从谈起了。现在房地产市场的档案管理工作普遍存在着缺乏统一标准的问题，每个部门按照自己的管理方式和标准进行档案管理工作使得数字化管理工作无法顺利开展。所以再进行数字化档案管理工作之前，应当制定一个明确的管理标准、建立一个严格的管理规范，以此来保证管理工作的统一性和规范性，从而使档案资源的价值能够得到充分的发挥。另外，建立一套统一的档案管理标准也可以对提高档案管理工作效率，节约档案收集处理时间提供很大的帮助。

3.3 建立电子化管理系统

在传统的档案管理工作中，其主要是采用纸质化的管理方式，使用人工对纸质化的资料通过扫描存入到电脑系统中，再转化为数字化资料。因此纸质化和数字化就成为了档案管理中最为常见的两种管理模式。但是数字化的档案管理方式较纸质化的档案管理方式，其出错率地低而且对人力物力的需求较小，所以用扫描复印的方式将文字资料录入电脑的档案管理优势就越发得到了显现。但是为了保证档案资源的完整性不受影响，建立一个完善的电子档案数据库系统就显得十分必要了。该项工作一方面需要档案管理人员将原有的纸质化档案数据重新录入到电脑中，对相关数据进行一定程度上的修复与更新；另一方面应当保证原始资料完好无损，如果在检查中发现数字档案内容出现错误或是遗失，可以通过对纸質档案的查询进行补充。

4 房地产档案管理数字化技术应用措施

4.1 密切关注传统与数字化的关系

电子档案的存储过程是光信号和电信号在磁盘和光盘上进行转换的过程。在电子档案进行转换的过程中会很容易出现信息的丢失和删改，而这种情况实际上很难被立刻察觉，并且在传播过程中真实性很容易就会发生转变。所以房地产档案管理人员应当在电子档案生成的过程中结合纸质档案和电子档案各自的优势，从而对房地产档案进行管理。

4.2 建立健全档案管理制度体系

要保证当地产档案资源的安全性，使其不被窃取、篡改和损坏，应当对其进行分类，加密处理高度机密且敏感的信息，建立完善的文档管理制度。而对文档管理者的管理操作权限也应当进行严格把控，提高档案管理人员的职业操守与水平，这需要一套针对管理人员的管理制度。建立一套完善的数字档案管理记录系统，保证数字档案的安全性。要想构建一套完整、健全的档案管理制度体系绝非一蹴而就的，它需要长时间的档案管理经验作为累积，需要对数字化管理技术的充分把握作为技术理论指导。但是数字化管理模式也有其管理风险，如何采取相应的措施应对数字化档案管理可能面对的风险需要管理者们的进一步深入研究。

4.3 应用于档案统计工作中的应用

数字化技术在统计工作中的应用是其又一个非常突出的应用措施。数字化技术可以在非常短的时间内就对房地产电子档案信息进行分类和编排，从而达到提升工作效率的目的。同时其与纸质化档案管理手段相比，可以免除火灾和腐烂带来的对档案信息的破坏。使用数字化技术可以加强房地产档案管理工作中统计工作的全面性，提升管理质量和管理水平。

4.4 在档案分析中的应用

数字化技术还可以应用于对房地产档案的分析中。利用数字化技术可以将电子档案进行快速的分类与整理，从而提取有效信息服务于管理水平的提升。利用数字化技术可以大大提升档案的分析效率，，利用信息化的手段重新分析组合相应的档案资料，达到提升档案资料价值的目的，使得利用效果大大增强。同时，更具有一定的便捷性，可以有效地实现异地查询，为信息的查找与整合提供了有效的支持。

5 结束语

房地产档案管理对于分析房地产行业的行业发展导向的判断具有非常重大的意义，房地产档案管理数字化应用将会是房地产档案馆里的效率大大提升，是房地产档案管理向着更加科学的方向发展，促进房地产行业的稳定。

参考文献

[1]王耀波.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].办公室业务，2017，02：21-22

[2]陈子懿.数字化技术在房地产档案管理中的应用探析[J].神州，2017，03：25-26

[3]李春晖.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].商品与质量，2017，07：15-16

作者簡介

雷祥云（1969-）女，汉族，山东青岛人，本科学历，副高级职称，从事档案管理工作。现就职于青岛市不动产登记中心。